一番魅力的だったのが、電子文書と電子化した紙文書を一元管理する「DocuWorks」です。ファクスを受信すると、PC上に表示している「DocuWorks」のトレイに担当者や部署ごとに振り分けられて通知される仕組みになっており、リアルタイムで内容確認から編集・加工まで自席で行える点に惹かれました。また、私たちの業務をすぐに理解し、寄り添ったご提案をしていただいた富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの対応力と提案力にも頼もしさを感じました。

導入後、１週間ですんなりと運用が定着しました。しかも、紙と並行運用なしで完全にペーパーレス化することができたのです。ファクス業務にかかっていた時間も月3,000時間の短縮となり、コストとしても月600万円相当の業務改善効果を得られました。

短期間で運用が定着したのは、対応できるようにならなければ仕事ができない状況だったこともありますが、何よりも富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの営業の皆さんが私たちの“わからない”に対して丁寧に答えてくれ、不安を解消してくれたことが大きかったと思います。「DocuWorks」を活用してからは、自席で処理できるようになったため、自分の仕事に集中できるようになって本当に助かっています。ただ、DocuWorksの「お仕事バー」に登録できるファクス番号数に制限があるので、もう少し増やしていただければもっと使いやすくなる。そこは今後に期待ですね。

さらなる業務改善として、北野社長からスケジュールを見える化できる方法はないかと相談を受けました。それまで週間、月間の予定表は、時間をかけてExcelで作成していましたが、手間がかかるだけでなく、その月や週のスケジュールしか確認できないという欠点がありました。そこで頭に浮かんだのが「サイボウズ」です。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンに相談したところ、ショールームにお誘いいただき、スケジュールやワークフローといった機能を兼ね備えているグループウェアの「サイボウズOffice」を紹介してもらいました。そこからより使いやすいものを追求していき、サイボウズOfficeの使い勝手のよさに加えて中堅大規模組織向けの機能を備えたグループウェア「Garoon」と、業務に必要なデータベースツールをノンプログラミングで誰でも簡単につくることができるクラウドサービス「kintone」を活用したスケジュール管理の形に落ち着きました。

以前は、自分以外の社員のスケジュールを把握できていなかったことから、不在時にお客様からご連絡いただいてもすぐに対応できず、レスポンスが遅くなってしまうことがありました。それが、「Garoon」「kintone」内でスケジュールを管理・確認できるようになったため、誰が何の仕事を進めているのか、どれくらいの仕事量を抱えているかを把握できるようになりました。また、日報や月報に関しても手作業でExcelに入力していましたが、「kintone」と基幹システムを連携させることで日々の進捗や欠品、売上・粗利・利益率といった数字が自動で計算・入力できるようになり、そこに費やしていた時間が圧倒的に減りました。このほかにも、日報には役員が確認した際にチェックする欄があり、あわせてコメントを残すことで社員のモチベーション向上に一役買っているようです。

しかし、「ペーパーレスファクス」のようにスムーズな運用定着とはいきませんでした。というのも、仕事でPCを使わない物流部の社員は慣れるまでに時間が必要だったからです。そこで、まずは営業部から運用をスタート。あわせて、PC操作に不慣れな社員にはPCの基本からレクチャーする研修を実施し、徐々に全社員に拡大していきました。今では、「kintone」を開かない社員は誰一人いませんし、日報も必ず出てくるまでに成長しました。そうして全社員がこのクラウドサービスを活用するようになった今、課題であった「報連相」と情報共有に対する社員の当事者意識に変化が見え始めてきたように感じています。

以前は、目の前の与えられた仕事をこなしていく受け身の社員が多かった印象ですが、「kintone」で日報を出すことによって、会社をよくするために自分も役立っているという意識に変わっていっています。私は、石川中央食品を取引先や当社で働くパートさんに「良い会社だね」と言っていただける会社にしたい。そのためにも、この導入は大きな意味を持っていると思います。

今回の導入は、社員が働きやすく、一人ひとりの生産性を上げるための環境づくりの準備と言えます。「kintone」によってPDCAサイクルのC（Check）までは達成しましたが、次のA（Action）で今止まっており、チェックしたことに対して現場がどう動くか、あるいはより良くするために個々がどうすればいいかまでは考えられていません。そのアクションという部分をどのように準備すればいいかというのが、今後の課題になります。さらに会社としての生産性を上げるためには、今の時代に合った上流からの基幹システムが必要になってきます。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンには、もっと我々の業務に踏み込んでもらい、当社に最適な基幹システムのご提案をお願いしたいと思っています。

私たちが目指しているゴールはまだ先です。社員が働きやすい環境づくりのためには、管理部も含めて在宅勤務を推進していかなければなりませんし、新しい基幹システムの導入によってさらに業務を簡素化し、新人でもすぐに業務に携われるような仕組みにしていきたいと考えています。そして、無駄なことを削ぎ落とし、社員がさらなる充実感を持って働ける会社にしていく。その実現のためには、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの力が欠かせないと考えています。