Conseils et astuces pour travailler à domicile

Nous faisons tous notre part pour arrêter la propagation du nouveau coronavirus (COVID-19). Chez Fujifilm, de nombreux membres de notre communauté travaillent de chez eux pour limiter le nombre d’employés au bureau et aider à maintenir une distanciation sociale saine. Comme cela n’est pas évident pour beaucoup d’entre nous, nous avons rassemblé cinq conseils de nos propres experts pour vous aider à faire la transition :

Il peut être difficile de vous mettre dans votre état d’esprit professionnel lorsque vous êtes chez vous, c’est pourquoi il peut être très utile de mettre de côté une zone sans distractions. Cela peut inclure une salle séparée, un coin sur votre table ou tout autre espace où vous pourrez travailler. Une fois que vous avez trouvé la bonne option, essayez de vous en tenir à cette zone, car si vous travaillez à un endroit différent chaque jour, il peut être de plus en plus difficile de différencier le travail de la maison. Cela vous aide également à la fin de la journée, car « tous vos documents de travail restent au même endroit et vous pouvez ensuite aller ailleurs pour vous éloigner du travail une fois qu’il est temps de vous détendre », explique Marianne Matthews, consultante chez Fujifilm. Elle a également donné un conseil extrêmement important qui vous donnera certainement l’impression d’être plus au travail qu’à la maison : traitez votre espace de travail comme si c’était votre bureau au travail. Cela signifie qu’il n’y a pas d’excès de nourriture et d’autres distractions sur votre bureau. Votre zone de travail désignée ne doit inclure que vos documents de travail et tout autre élément que vous pourriez avoir avec vous lorsque vous êtes au bureau.

Nous savons tous que lorsque nous sommes au bureau, nous pouvons nous lever et discuter avec nos voisins de bureau pendant quelques minutes afin de faire une pause dans nos tâches quotidiennes. Lorsque vous travaillez à distance, cela peut être difficile. Afin de ne pas ressentir autant les effets de la distanciation sociale, le consultant de Fujifilm, Lauren Geloso, déclare : « Il est agréable de passer un bref appel téléphonique ou vidéo avec des collègues au lieu de simplement envoyer un e-mail, car cela nous permet d’avoir toujours les interactions que nous aurions sur le lieu de travail ». Nous voyons nos collègues tous les jours, alors on peut se sentir seul lorsqu’on est à la maison. Marianne offre une autre astuce qui nous aide à ne pas ressentir les effets de la distanciation sociale. « Si vous prévoyez de programmer une réunion virtuelle, en fonction de la personne que vous appelez, prévoyez quelques minutes avant ou après la réunion uniquement pour des discussions personnelles. » Planifier d’autres activités comme une séance de fitness virtuelle avec un collègue peut également être amusant. Cela peut nous aider à rester connectés et à ne pas nous sentir comme des inconnus une fois que nous revenons au bureau.

Même les vêtements que nous portons peuvent affecter notre attitude. Lorsque vous travaillez à la maison, il est toujours important d’avoir une apparence soignée et présentable. Vous ne savez jamais quand un appel vidéo peut arriver, vous devez donc vous sentir relativement satisfait de votre apparence. Essayez de maintenir votre routine habituelle même lorsque vous travaillez à distance. Cela inclut le réglage des alarmes, le fait de prendre votre café, de sortir les ordures et toute autre routine que vous pourriez effectuer avant de vous rendre au bureau. Utilisez le temps que vous passiez normalement à faire les trajets pour accomplir des tâches dans la maison afin de vous sentir plus productif pour la journée à venir. Mieux encore, vous pouvez choisir de lire un livre, de suivre un spectacle ou de faire autre chose pour vous détendre afin de commencer à travailler avec un esprit clair.

Il peut être difficile de communiquer avec les clients lorsque nous ne sommes pas en face à face avec eux, mais il y a certaines choses que nous pouvons faire pour maintenir leur attention. Lorsque vous parlez aux clients, il peut être préférable d’utiliser le téléphone ou un appel vidéo au lieu d’envoyer un e-mail ou un SMS. Cela nous permet de mieux les comprendre et de prendre note de leur ton. Lorsque les clients ne sont pas disponibles pour parler, il peut être bénéfique de leur laisser une note les informant que vous êtes disponible s’ils ont besoin de quoi que ce soit.

La plupart de ces conseils nous aideront à avoir l’impression que nous n’avons jamais cessé de travailler, même si nous travaillons chez nous. Lauren Geloso ajoute : « Ces conseils vous aideront certainement à maintenir votre emploi du temps et à rester organisé », ce qui est très vrai. Nous ne ressentirons pas un changement énorme si nous avons conservé nos heures de travail et que nous nous sommes interrompons comme nous l’aurions fait au bureau, ce qui conduira à une organisation continue. Cette expérience va certainement nous aider à apprécier davantage nos interactions en personne.

Pour finir, soyez à l’aise en sachant que vous n’êtes pas seul. « Nous sommes tous dans cette voie et apprenons au fur et à mesure », déclare Melissa Zumbo, directrice des ressources humaines chez HLUS. « En fin de compte, nous acquerrons tous de nouvelles compétences grâce à l’expérience et lorsque nous reviendrons, nous serons une équipe plus forte et plus agile. D’ici là, prenez chaque jour comme une expérience d’apprentissage et une opportunité de vous améliorer. »