お客様導入事例 品川区役所様

品川区（品川区役所）では意思決定のスピードを上げるため、仕組みの電子化を進め、2003年より文書管理システム（電子決裁システム）を導入しました。しかしそのシステムに添付する決裁文書はWord、Excel、PowerPoint など様々な形式で作成されることから、それぞれ異なる形式のファイルとして扱う必要が生じました。その結果、決裁を行うマネージャーたちは、年間で万単位にもなるファイルをひとつひとつ開いて確認しなければならなくなったのです。

また区立の小中学校といった現場では今もなお紙の文化が根強く、例えば区役所などから送られた文書を校長に提出する際、間に立つ職員がそれを印刷することになります。10種類を超える添付文書が圧縮フォルダに入って届くことも少なくないですが、それらのファイルをひとつひとつ開いて印刷しなければならないのです。その中に回答が必要な文書が入っている場合も、すべて開いてみないことには判別できないというのも非効率でした。

決裁システムやメールに何種類ものファイルを添付する運用では添付漏れなどのミスも発生します。紙文書、Accessレポートなど、そもそもメールに添付できないものはどうするのか、という問題もあります。

このように業務を煩雑にする諸問題から、「むしろ紙文書を扱う方が手っ取り早いのでは」といった不満が噴出する恐れがありました。そこで紙の文書と同じように編集できるDocuWorksが導入されることになりました。

ここ数年、品川区役所の内外でDocuWorksを活用する職場が大変多くなりました。その要因となったのが、情報推進課職員による「出前研修」です。幼稚園・保育園など、それぞれの現場に情報推進課職員が赴き、現場で実際に作成される行事のしおり、研修発表資料、卒園文集などのファイルを用いてDocuWorksによる効率化を説明するものです。具体例を示しながら2時間程度の説明会を行うことで、その職場での活用、そして効率化が大幅に進みます。

DocuWorksによる事務仕事の効率化がもたらす効果は二つ。本来業務に注力できることと、コミュニケーションの充実です。幼稚園や保育園の例で言えば、その職員たちの本来業務は子どもたちと接することです。DocuWorksを活用することで事務仕事に追われなくなったぶん、いまは効果的な教育について考える余裕が生まれました。個々で考える時間もさることながら、職員間のミーティング時間も確保しやすくなりました。これにより言えるのは、質の高い教育、質の高い行政サービスを提供することにつながるということです。

コミュニケーションの充実は、例えば区役所の職員が効率化により現場へと足を運べるようになり、そこで生まれる効果です。品川区役所の教育委員会事務局指導課 教職員人事係には現在9名の職員がおり、それぞれ担当の学校や幼稚園へと飛び回っています。思えばDocuWorksの活用が進む以前は事務仕事に費やす時間が多く、ほとんど現場に足を運ぶことができていなかったもので、隔世の感があります。

区役所の職員が現場に行ってコミュニケーションを取るメリットといえば、本音で話し合えることです。話し合うことで課題を顕在化させ、解決策を検討できること。これも効率化の恩恵といえます。

さまざまな形式の文書を束ねることができ、紙の文書と同じ感覚で付箋を貼ったりマーカーを引いたりもできるのがDocuWorksです。その活用が広がってきたところで、いま試みているのは会議のペーパーレス化です。

前項で幼稚園・保育園の例を挙げましたが、区役所で数十人規模の会議を行う際も紙資料の準備に多大なマンパワーを要します。これをDocuWorksで束ねてタブレット端末で閲覧できるようにすれば、ペーパーレス化が可能です。紙そのものの消費を削減できることはもちろん、会議直前の修正やデータ差し替えが容易になり、また修正に伴う刷り直し・綴じ直しといった無駄の削減にもつながります。前述の通り紙の感覚で加工できるため、会議中にデジタル資料へメモを書き込むことも可能です。DocuWorksを用いたペーパーレス化により、会議のあり方も変わるのではないかと期待しています。