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電子帳簿保存法とは?
保存方法や対象書類、要件をわかりやすく解説

改正電子帳簿保存法が、2022年1月1日付で改正されました。改正によって取引にまつわる帳簿や書類の管理方法が変わることは知っていても、要件をはじめとする詳細を知らない方もいるでしょう。

この記事では改正電子帳簿保存法について、書類ごとの保存要件や申請方法、注意点と改正内容について解説します。厳格化された側面もあるため、改正を踏まえた方対応が必須です。

電子帳簿保存法とは、帳簿や決算書といった経理部門で作成する帳簿書類や、取引に伴い発生する注文書や請求書等の国税関係帳簿書類を電子保存する要件を定めた法律のことです。略称を「電帳法」もしくは「電子帳簿法」と言います。1998年に高度情報化とペーパーレス化の促進を目的として施行され、これまでも数回改正が行われてきました。

年々緩和されてきた同法律ですが、今回の改正では大幅な規制緩和が決まった反面、厳格化した要件もあります。この記事では、改正に伴う変更点や注意点にフォーカスして解説しています。国税庁のホームページや通達文書、e-govでも公開されていますが、かなり複雑です。

2022年1月に改正された電子帳簿保存法ですが、2024年まで電子取引に関する義務化の宥恕措置が取られることになりました。とはいえ、2年以内に電子帳簿保存法の義務化に対応しなければならないのは間違いありません。この記事で改正される内容を整理しましょう。

電子帳簿保存法で認められている保存法は、「帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3種類です。保存方法が異なるだけではなく、該当する書類も違います。どの文章がどの保存方法に該当するかを整理しておきましょう。

国税庁HP掲載資料「電⼦帳簿保存法が改正されました」別窓で開きますを参考に作成

帳簿保存の対象書類と要件

ひとつめは帳簿保存です。「国税関係書類」の中でも重要なものです。

帳簿保存の対象書類

帳簿保存の対象書類は、電子帳簿保存法で決まっています。以下の書類がそれに該当するので確認しておきましょう。

対象書類の代表例
帳簿 現金出納帳、仕訳帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳、売上・仕入帳
決算書類 損益計算書、貸借対照表、棚卸表
取引書類の写し 契約書、領収書、請求書などの“控え”

ちなみに「電子帳票」という呼び方がありますが、これは帳簿や書類を帳票形式で閲覧できるソフトウエアを指します。法律名は「電子帳簿」なので、混同しないようにしましょう。パソコン上で会計ソフトなどを使用し、イチから作成した電子帳簿が保存の対象書類です。手書きで作成した帳簿や請求書・領収書などは対象外です。

帳簿保存の要件

帳簿保存の場合、書類を保存するにあたり、「真実性の確保」と「可視性の確保」の条件を満たしている必要があります。言い換えれば、不正行為がなされない仕組みができているか、すぐに確認できる体制が整っているかです。難しく書いていますが、帳簿保存を紙から電子に切り替えるうえで必要なことなので、しっかりと対応しましょう。

【主な要件】
  • 変更の履歴がわかること
  • 使用中のシステムの説明書を用意すること
  • 検索ができること
  • ディスプレイやプリンタを準備すること

スキャナ保存の対象書類と要件

紙媒体で取引先や顧客から受け取った書類をスキャニングして電子保存する際には「スキャナ保存」要件に対応する必要があります。

スキャナ保存の対象書類

取引先などから紙媒体で受領した取引関係書類が対象です。ただし、自社で電子データから印刷したものの中でも、控えをスキャンする場合はスキャナ保存に該当しますので注意しましょう。

【スキャナ保存が認められている書類】

紙媒体で受領した

  • 領収書
  • 契約書
  • 見積書
  • 注文書 など

スキャナ保存の要件

スキャナ保存の要件は厳格に規定されています。もとが紙媒体のものを電子という別媒体に変えるため、「真実性の確保」と「可視性の確保」については帳簿保存よりも細かいので注意しましょう。

【主な要件】
  • 入力期間の制限
  • 解像度
  • 検索機能
  • タイムスタンプ付与
  • 整然・明確出力
  • 使用中のシステムの説明書
  • 見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイと4ポイント以上の文字認識)など

電子取引の対象書類と要件

今回の法改正でもっとも変化が大きいのが「電子取引」です。電子取引に該当する書類は、作成時点で電子データであるものがほとんどです。

電子取引の対象書類

その名のとおり、電子上のやり取りで取引が完結した書類のことです。文書の種類ではなく、受け取り方の違いです。前述のスキャナ保存は紙媒体で受け取った場合の保存方法。それに対し、電子取引は以下の取引で行われたものが対象になります。

【電子取引の対象書類】
  • メールで受信した書類
  • ペーパーレスFAXで受信した書類
  • クラウド上で交わした契約書
  • EDI

など

電子取引の要件

電子取引の場合、データを保存するにあたり可視性の確保(検索できること)や、真実性の確保(改ざんや不正が起こらないようにするための措置)が必要です。しかし、電子取引では印刷した紙の状態での保存を禁じることが電帳法第7条で新たに規定されました。ここが改正前と大きく変わった点なので、間違った運用をしないように注意が必要です。

【主な要件】
  • 検索機能
  • ディスプレイやプリンタを準備すること
  • 使用中のシステムの説明書を用意すること
  • 真実性を確保するための措置をとること
    (例:タイムスタンプ付与、訂正削除の防止に関する事務処理規程を定め運用する)

電子帳簿保存法では事前承認が廃止されました。一方で、国税関係帳簿すべてが優良な電子帳簿の要件を満たしている場合、申請書と添付書類を揃えて税務署に申請すると過少申告加算税の軽減措置(5%)が適用されます。また、青色申告を届けている個人事業主も、65万円の青色申告特別控除を適用するためには同様の手続きが必要です。

軽減措置・青色申告特別高所を受けるためには、あらかじめ税務署長に対して申請書を提出しなければなりません。必要な書類は次のとおりです。提出は郵送や窓口での提出のほか、e-TAXでも可能です。

自社独自の会計システムで帳簿を電子保存している場合は、国税庁が発表している『優良な電子帳簿の要件チェックシート別窓で開きます』で、申請前に軽減措置を適用できるシステムかどうかを判断しましょう。なお、市販ソフトウェアを使用している場合は、同じく国税庁が発表した『JIIMA承認情報リスト(電子帳簿ソフト)別窓で開きます』で確認すれば、優良な電子帳簿かどうかがわかります。

国税庁「優良な電子帳簿の要件チェックシート」(抜粋)

改正電子帳簿保存法では、書類ごとに保存方法や適用要件が異なり、違法行為をわざとしていたりすると、罰則の対象となります。

罰則内容としては以下が規定されています。

  • 法人税・青色申告の承認が取り消しされる
  • 重大な不正と判断された場合は重加算税(10%加重)が課される

「取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、ただちに青色申告の承認が取り消しされるものではない」という見解が国税庁から出ています。しかし、たとえヒューマンエラーだったとしても、是正措置を怠っていた場合には罰せられる懸念があり、今まで以上に徹底した管理体制が必要です。

電子取引では従来可能であった紙保存が禁止され、電子データでの保存のみ認められると変更され厳格化しました。2年間の猶予措置が設けられましたが、2024年には必ず対応できるようにしなければなりません。大幅に内容が変更されているのでよく確認しておきましょう。

2022年1月1日付で改正された電子帳簿保存法で、改正された内容はほかにもあります。目的は施行当初から目指しているペーパーレス化の促進やそれに伴うコスト削減です。今回の改正で大幅な規制緩和がなされたことで、DXが大幅に促進されると予想されており、対応を急ぐ必要があるでしょう。一方で規制が強化された面もあるため、同時に理解しておいてください。

  • 帳簿保存の改正点
    税務署長の事前承認制度が廃止される
  • スキャナ保存の改正点
    税務署長の事前承認制度が廃止される、タイムスタンプ付与期間が延長される
  • 電子取引の改正点
    検索要件の緩和、電子受領したものは電子保存が必須になる(2年間の宥恕措置あり)

書類を電子保存すると、さまざまなメリットを受けられます。コスト削減や業務効率化といったさまざまな効果が期待できるのです。

【期待される効果の例】
  • 印刷/郵送/保管にかかるコストの削減
  • 上記にかかる工数削減(生産性向上)
  • 過去書類の検索時間短縮
  • 紙書類の授受にかかるタイムロス削減
  • 業務DXの推進
  • テレワーク推進

費用的な面だけではなく、業務DXやテレワークの推進にもつながり、企業の生産性向上につながります。また、削減できたコストを別の場所に回すことができるため、今回の改正を迷惑だと思わず、むしろこの機会に推進していくといいでしょう。

今回の電子帳簿保存法改正で、要件が大幅に変わり、対応を急がなければならない法人や個人事業主もいるでしょう。よりしっかりとした内部統制が求められる一方で、業務効率化や働き方改革につながる大きなチャンスでもあります。単なる法対応に留めず、企業の生産性向上につなげる対策を検討することが望ましいでしょう。