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電子帳簿保存法に準拠した電子保存の方法とシステム導入例

2022年1月に電子帳簿保存法(電帳法)が改正されました。電子保存についての規制緩和が主な改正内容ですが、一部規制強化もされました。帳簿・取引書類のペーパーレス化とそれに伴う業務効率化が進めやすくなる一方で、電子保存を行う場合には、改正内容に準拠した方法で定められた期限まで保存する必要があります

この記事では、電子帳簿保存の概要と改正ポイントを説明し、電子保存方法ごとのシステム導入例についても解説します。

電子帳簿保存法とは、帳簿や決算書などの経理部門で作成する帳簿書類や、取引に伴い発生する注文書や請求書等の国税関係帳簿書類を電子保存する際の要件を定めた法律です。それまで主に紙で保管していた各種書類をデータ化しすることで、保管資料のペーパーレス化と国税関係帳簿書類の保存に係る負担軽減を目的として、1998年に施行されました。

数度の改正が行われており、以下の年表どおり法律の適用範囲が変更されています。

【電子帳簿保存法の主な改正とその内容】

改正内容
1998年(施行) データで作成された国税関係の帳簿および書類のみに適用(紙媒体不可)
2005年 3万円未満のもの、電子署名があるものなどに限り、スキャンした紙の帳簿・書類に適用範囲が拡大(スキャナのみ)
2015年 2005年の条件を撤廃すると同時にタイムスタンプや定期検査、複数人での書類作成・保存を義務化
2016年 スキャナだけではなくデジタルカメラやスマートフォンで撮影したデータも適用範囲に変更
2020年 電子取引に係るデータの保存要件が緩和
2022年(1月1日付) 電子帳簿の税務署長による事前承認制度の撤廃、および保存方法などの大幅変更

2022年1月1日付で電子帳簿保存法が改正されました。これにより、2年間の宥恕措置はあるものの、2024年には電子取引を行なっているすべての企業、個人事業主は、電子データの保存が義務となります。国税関係書類電子化の促進的な立ち位置ではなく、罰則を伴った本格的な運用促進を狙った改正です。

運用上の手違いやデータ保存漏れをはじめとしたミスで受けるデメリットや、違法行為と認定されて受ける罰則は主に次の3つです。

  • 保存できていない書類は、各税法上の保存書類と認められず控除不可
  • 法人税・青色申告の承認が取り消しされる
  • 重大な不正と判断された場合は重加算税(10%加重)が課される

上記の規定が追加されたことで、帳簿や書類の正確な管理が必要になります。国税関係書類の管理がきちんとできていれば、そこまでおびえる必要はないでしょう。しかし、現在は電子取引を行っている企業や個人事業主が多いため、法律が施行されるまでの猶予があるこのタイミングで対応しておくべきです。

2年間の宥恕措置が決定したものの、規制緩和と規制強化が行われたことは事実です。今回の改正では、帳簿保存とスキャナ保存に関しては緩和が進む一方、電子取引については厳格化、違反者に対する罰則が強化されたという特徴があります。どのように変更されたのか、以下の表を参考にしつつ整理していきましょう。

対象の保存方法 該当書類の例 改正後の変更点
帳簿保存
  • 帳簿類
    (試算表・総勘定元帳など)
  • 承認制度の廃止
規制緩和
スキャナ保存
  • 紙をスキャナで取り込んだ取引書類
    (領収書・請求書など)
  • 承認制度の廃止
  • タイムスタンプ要件の緩和
  • 適正事務処理要件の廃止
電子取引
  • 検索要件の緩和
電子取引
  • メール・FAXで受信した請求書・注文書
  • クラウドシステムで送付した契約書
  • EDI など
  • 電子取引の電子データ保存の義務化
    →紙保存の代替処置が不可
規制強化

※2022年1月から施行、猶予期間2年間を経て完全義務化

承認制度の廃止

これまで、帳簿保存やスキャナ保存時に求められていた税務署長などへの承認制度が廃止されます。現行法では、電子保存の運用開始3ヶ月前までに税務署へ申請するか、税務署長の承認を得なければなりませんでした。今回の改正でそれらが撤廃され、電子保存への対応を柔軟かつ迅速に進めることができます。

タイムスタンプ要件の緩和

一定の要件を満たすとタイムスタンプが不要になる緩和措置も、法改正で新たに実施されます。タイムスタンプ要件の改正前と改正後では、以下のように変更されました。

改正前 改正後
  • タイムスタンプ付与は3営業日以内
    ※受領者本人がスキャンする場合
  • スキャナ保存におけるタイムスタンプ付与や定期検査、相互牽制が必要
  • タイムスタンプ付与は最長で2か月、概ね7日以内
  • 70日以内に訂正や削除履歴の残るクラウドシステム上に電子帳簿を保管する場合は、それ自体が不要
  • 定期検査や相互牽制が不要

これまで求められてきた検索要件から、「日付」「取引金額」「取引先」の3項目に限定されることも決まりました。現行法では、「取引年月日」のほかに、「勘定科目」「取引金額」、その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目を、検索条件として設定しなければなりませんでした。

今回の改正で煩わしい検索条件の設定がなくなり、電子化が進めやすくなっています。

適正事務処理要件の廃止

電子帳簿管理に係る適正事務処理要件の廃止も法改正で適用されます。現行法では、関連する社内規程を整備する必要がありました。

今回の改正電子帳簿保存法では廃止になったことで、社内規程を整備せずとも電子帳簿による管理ができるようになります。規程の準備にかかわることだけではなく、適正事務処理で消耗していた時間を取り返すことができ、業務効率化につながります。

電子取引の電子データ保存の義務化

規制緩和され、電子帳簿の普及促進を強調する反面、規制強化された側面もあります。電子取引の電子データ保存の義務化がそれに該当します。

現行法では、電子取引記録を印刷して、紙で保存することが可能でした。しかし、今回の改正で電子取引において電子データで受領した取引情報は、必ず電子保存しなければならなくなりました。

電子帳簿保存法では、書類の発生プロセスで保存方法が異なると規定されています。書類ごとの発生プロセスを整理し、適切な保存方法をとるようにしなければなりません。

前の章で触れた発生プロセスごとの保存方法について、掘り下げて解説します。これから電帳法対応のシステム導入を検討される方も、すでに導入している方も、その方法について確認しておきましょう。以下の4つを解説します。

  • 取引データを電子保存する
  • 紙の書類をスキャンする
  • 経費精算・支払処理の電子化
  • 契約プロセスの電子化

取引データを電子保存する

電子帳簿保存法改正により、メールやファクスで受注する場合、データ保管が義務になります。規制強化のひとつであり、守られていないと罰則の対象となるため注意が必要です。

取引データの保存方法は、大がかかりなシステム導入をせずとも対応可能です。

取引先から注文書や請求書をペーパーレスファクスやメール等で受け取った後、検索要件となる項目を電子ファイルに付与し、所定のストレージに格納すれば良いのです。しかし、「検索要件の入力」が手間となりやすいため、作業効率を高めるソフトウェアを導入すると良いでしょう。また、ストレージはクラウドの文書管理システムを導入されることをおすすめしています。

紙の書類をスキャンする

法的に紙出力の義務が生じる書類、取引先と紙で授受している書類、過去に書面でやりとりした書類などをスキャンして電子保存することが可能です。

主に、契約書や注文書、納品書など紙で授受されるケースが多い書類が対象となります。

スキャン自体は既存の複合機で対応できます。しかし、取り込んだのちに一括で管理できるシステムがあると、業務効率化と保管に係る手間を削減できるでしょう。合わせて基幹システムと連携させれば、社内での書類検索も容易になります。

経費精算・支払い処理の電子化

規制緩和による恩恵を受けるのが、経費精算や支払い処理の管理業務の負担軽減です。クラウドシステムを導入することで紙証憑管理から解放されるだけではなく、発行に係るワークフロー改善効果も見込めます。

クラウドシステムと会計システムを連携させれば、自動で転記できるようになるため、転記ミスも軽減されます。会計システムのクラウド化も同時に必要ですが、転記作業も撤廃できるため、DXがより一層進むことでしょう。

契約プロセスの電子化

紙で取り交わされていた契約書を電子化することで、契約に伴うリードタイム、およびコストの削減を狙うこともできます。クラウド上で契約を締結できるようになれば、電子サイン費と人件費だけで済むのです。

紙が不要なので、契約事務・法務担当者が仕事する場所を問われなくなり、テレワークが可能になります。契約する相手の手間もかかりません。

電子帳簿保存法改正で、今まで以上に帳簿保存に意識を向ける必要が出てきました。2年後とはいえ罰則規定も強化されたこと、緩和と規制が同時に行われていることから、少しでも電子取引を行っている法人・個人事業主は、遵守しなければなりません。今から法改正に対応するためにも、システムや保管環境が整っているかを確認しましょう。