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電子契約サービスとは?機能やメリット、サービスを選ぶポイントを解説

電子契約サービスとは?
機能やメリット、サービスを選ぶポイントを解説

 

新型コロナウイルス感染拡大の影響などで、導入が加速した電子契約。現在では有料・無料を問わず数多くの電子契約サービスが提供されており、違いがいまひとつわかりにくくなってしまいました。電子契約サービスの導入に際しては、どんなことに注目すればいいのでしょうか。

本記事では電子契約サービスの概要と種類、メリット・デメリットや電子契約サービスを選ぶ際のポイントを解説します。電子契約サービスを導入したいと考えている方は参考にしてください。

電子契約サービスとは、電子契約を締結するプロセスがすべてクラウド上で完結できるように整えられたサービスのことです。紙の契約書は、作成後に相手に郵送し、署名・捺印ののちに返送してもらう必要がありました。しかしその結果、時間的なロスが発生しており、業務を圧迫するものでもありました。

電子契約サービスは、サービス事業者が管理するクラウド上に契約書のデータをアップロードし、そこで署名を行います。政府をはじめ、幅広い業種・業態で採用されており、今後の契約方法のスタンダードになりうる存在として注目されています。

電子契約については「電子契約とは? 仕組みや法的効力、メリット・デメリットを徹底解説」でも解説していますので、こちらも参考にしてください。

電子契約サービスには、方式の違う2種類があります。

  • 事業者署名型
  • 当事者署名型

それぞれで電子署名の流れが異なるため注意しておきましょう。

事業者署名型

事業者署名型とは、メールやSMSで簡単な本人確認を行ったのち、サービスを提供する事業者が電子署名を行うタイプの電子契約です。契約締結までの流れは、下図のとおりです。

事業者署名型

事業者署名型は契約書のアップロード後に、事業者が提供する署名鍵を使って暗号化を解除します。サービス利用者は認証ログを、取引先は承認ログを利用して電子契約書を確認してそれぞれ署名できるシステムです。契約に双方が合意すれば、サービス事業者から電子署名をした契約書がそれぞれに送付されます。

電子認証局の認証を必要としない、電子サインで契約できる書類に使用される電子契約サービスです。

当事者署名型

当事者署名型は、当事者(サービス利用者)が取引先に本人確認を行い、その情報をもとに電子認証局から発行された電子証明書に電子署名を行うタイプの電子契約です。流れは以下のとおりです。

当事者署名型

事業者署名型との最大の違いは、電子認証局に電子証明書発行の依頼をする必要があることです。依頼が受理されればサービス利用者と取引先の双方に電子証明書が発行され、それぞれの持つ署名鍵を用いて電子契約書に電子署名を行います。

厳格な本人性や安全性が求められる契約書類に対して行われる方法です。

電子契約サービスでは、多くの機能が搭載されているものが多く流通しています。電子契約サービスには、締結後の契約書の管理をサポートする機能や業務効率化につながる機能を搭載しているものもあり、まさに多種多様です。ここでは電子契約サービスの中でも富士フイルムビジネスイノベーションがおすすめしている3つの電子契約サービスが搭載している機能を簡単に紹介します。

  • 電子署名の機能
    署名が署名者本人によって書かれたことを証明するための本人証明と、署名済みの電子文書が改ざんされていないことを証明する機能
  • 電子証明書発行
    電子署名が本人のものだと証明するために必要な電子証明書を発行する機能
  • タイムスタンプの機能
    署名時刻や契約書の作成日時を記録する機能。電子署名に加えてさらに強力な改ざんの対策となる
  • アラートの機能
    期日を過ぎているものや承認が長期に渡って止まっている場合に通知をする機能
  • ワークフロー設定
    進捗状況が可視化できる機能。事前に承認ルートを設定する必要がある
  • アドレス帳
    承認する取引先や社内の関係者の連絡先をまとめられる機能
  • 検索機能
    過去に締結した契約書をはじめとする文書やファイルを検索する機能
  • 保管機能
    締結完了した契約書をクラウド上に保管できる機能

電子契約サービスの導入によって得られるメリットは、主に3つあります。富士フイルムビジネスイノベーションがおすすめしている3つの電子契約サービスが搭載している機能を簡単に紹介します。

  • コスト削減
    郵送代や印紙代、印刷にかかる紙やインクの代金が削減できる。また、封入作業などにあてていた人手に対する人件費も不要になる。
  • リードタイムの短縮
    郵送してから相手に届くまでの時間がなくなり、早ければ5分以内に契約締結が完了する。空いた時間で別の業務ができたり、新たな施策を講じたりできる。
  • コンプライアンス強化につながる
    電子契約サービスのクラウド上に保管するため、改ざんや紛失のリスクが回避できる。セキュリティ対策もなされているため安心度は高い。

電子契約サービスを利用することで得られるメリットのうち、もっとも大きなものはコンプライアンス強化です。電子契約サービスが運営しているクラウド上に保管するため、万が一、第三者による改ざんが行われてもその記録が残るようになっています。電子契約を安全・安心に運用したいのであれば、ぜひ電子契約サービスの導入を検討しましょう。

一方で電子契約サービスにはデメリットも存在しています。導入前には必ずデメリットについてもよく理解をし、事前に打てる対策や想定できるトラブルに対処できるように土台を作っておくことも重要です。

  • 導入にあたり、社内および取引先との調整が必要
    電子契約サービスの導入で社内と取引先に情報の事前共有と使い方の説明などをする必要がある。
  • 契約書によって電子契約が認められていないものがある
    不動産売買・賃借の契約書をはじめ、いくつかの契約書は電子契約が認められていない。検討の際には対象の契約書が電子契約として認められているかどうかを要確認。

電子契約サービスの導入で最も気を使わなければならないのが、取引先への事前共有です。相手によっては紙の契約書でなければ契約できないといった可能性もあります。可能であれば、電子契約サービスの導入前にメリットと相手の承認を取っておくと良いでしょう。

電子契約サービスを選ぶポイント

電子契約サービスの導入を検討するにあたって考えなければならないポイントがいくつか存在します。内容によっては導入時だけではなく運用を開始してからも影響を与えるようなものもあります。ただ便利そうだから、他社も導入しているからといった考えで導入せず、ポイントを押さえてよく検討してから導入するようにしましょう。

目的にあったサービスであるか

導入を検討している電子契約サービスが、自社の目的にあったサービスであるかを確認しましょう。利用する目的や解決したい課題を洗い出したうえで、電子契約サービスの中でもどのサービスがもっとも希望に近いものなのかを比較・検討しなければなりません。

また、一部署の意見だけで決定するのではなく、関連する部署にも意見を求めることをおすすめします。電子契約サービスを導入すれば、影響を受けるのは自身の部署だけではなく、社内の関係各所で導入すれば他部署にも影響が出る可能性があります。他部署と話を詰めながら、どの電子契約サービスを導入するのかを判断していきましょう。

費用面は問題ないか

電子契約サービスは、導入時の初期費用や導入後のランニングコストまでしっかりとシミュレーションしたうえで導入しましょう。また、既存システムと連携できるのかどうかも検討しなければなりません。もし既存システムと導入した電子契約サービスが連携できなければ、契約に関する運用についても見直しが必要となってきます。

電子契約を採用すれば、現状掛かっているコストを削減することにつながります。しかし、それと同時に電子契約サービスの導入にあたって必要な費用が発生することも忘れないようにしましょう。

導入に必要な初期費用やランニングコストは、見積りを取ることで明確になります。富士フイルムビジネスイノベーションでは、電子契約サービス導入に関するお見積もりを受け付けています。トータルコストが気になる方は、ぜひこちらのページからお問い合わせください。

信頼性・継続性は問題ないか

電子契約サービスでは、全てをクラウド上で管理するため、セキュリティチェックは重要な項目です。例えばセキュリティに問題があった場合、最悪個人情報の流出や契約書の改ざんがされてしまう可能性があります。サービス提供者の信頼性の高さ、導入実績およびセキュリティ措置やアップデートなどの観点で導入するシステムを決定しましょう。

チェック項目としては暗号化の強さや、他の導入実績を確認することなどが挙げられます。導入実績は重要な検討材料になるでしょう。

他システムとの連携は可能か

自社で使用中の他システムとの連携ができるものを選ぶことで、電子契約への変更により享受できる業務効率化よりもさらにハイレベルな業務効率化が狙えるでしょう。一方で連携できない電子契約サービスであった場合、運用方法の見直しが必要になります。

また、取引先との連携も重要です。導入前に事前に取引先に知らせておくのが理想的です。

サポートは充実しているか

導入前や導入後に問題が起きた場合、対処してくれるサポート体制の確認も重要です。特にチェックしておきたいのは、トラブルが起きた場合のサポートの有無です。場合によっては、電子契約のサービス提供企業あてに直接問い合わせをし、解決することが必要な場合もあるため、導入時の相談/依頼先については、サポート体制の充実度も含めて検討しておきたいですね。

また、サポートの種類にも目を向けてください。電話だけ、メールだけと窓口がひとつしかないサポートでは、万が一のときに頼れるか不安が残るでしょう。電子契約サービスによっては複数の相談方法を設けているメーカーもあるため、一度比較してみるといいかもしれません。

電子契約の導入を検討しているなら富士フイルムビジネスイノベーションの導入サポートがおすすめです。富士フイルムビジネスイノベーションは電子契約サービスメーカーの認定パートナーとして、導入を検討している企業に対して最適な提案を行います。導入から運用までトータルサポートの体制を整えており、企業の電子化にあわせたペースで、無理のない電子契約サービスの導入を実現します。/依頼先については、サポート体制の充実度も含めて検討しておきたいですね。

電子化の波が押し寄せる昨今、契約の電子化は特別な事情がないかぎり、待ったなしの状態です。もし、電子契約サービスの導入を前向きに検討しているのであれば、ぜひこちらのページからお問い合わせください。資料のご請求も可能です。

電子契約サービスの種類は非常に多く、選ぶ際にポイントを知らなかったりするとどれも同じに見えてしまい、結果的に導入が遅れてしまうかもしれません。本記事を参考に電子契約サービスを導入するメリット・デメリットや選び方を知ってもらえれば幸いです。もし、導入や運用までサポートしてほしい場合は富士フイルムビジネスイノベーションの導入サポートをご利用ください。

まとめ