富士フイルムビジネスイノベーション

大容量ファイルでも簡単、便利に文書共有!

大容量ファイルでも簡単、便利に文書共有! メールでは送りづらい大容量ファイルもWorking Folderなら無理なく共有することが可能です。さらに、文書公開機能を利用すると、アカウントを持っていない相手にもファイル共有することができます。

メールによるビジネスコミュニケーション

重要なコミュニケーション手段としてのメール

SNSなどの台頭により年々多様化するビジネスコミュニケーションの手段ですが、直接会って話す、電話で話す、メールでやりとりするといった従来のコミュニケーション手段は 依然として重要な地位を占めるようです。

2014年度における調査機関によるビジネスコミュニケーションに関する調査では、「仕事でコミュニケーションする際の主な手段」のアンケート結果では、「メール」と回答した割合は全体の実に98%以上にも上ります。

ビジネスコミュニケーションの際の主な手段

メールコミュニケーションの課題

添付ファイルを受け取って「容量が大きい」と不快に感じる目安

近年では、企業間での「共同プロジェクト」のみならず、異業種間の「業務提携」、「資本提携」なども活発になり、社内だけでなく、社外とのビジネスコミュニケーション手段としてのメールの依存度は高まり、ますます重要な役割を担っています。

簡単で便利なメールですが、企業ごとに利用ルールやポリシーも異なります。とりわけ問題になるのが、添付ファイルの容量です。容量上限がルールで決められていたり、ルールがなくてもビジネスマナーの観点からメールによる送付が適さないケースも多く見受けられます。

実態調査の中で「添付ファイルを受け取って"容量が大きい"と不快に感じる目安は1~5メガバイト(MB)で、回答者の約53%(過半数以上)を占めています。このことから、5メガバイトを超えるファイルの共有には、メールとは異なる手段が必要になってきています。

メール送信時における大容量添付ファイルによるトラブル事例

  • 事例①メール送信エラー

10MBの添付ファイルを取引先にメール送付したら、エラーで送付できず、業務に支障をきたした

  • 事例②メール配信が遅延

メールへの添付ファイルの上限容量を社内ルールとして規定しておらず、大容量メールのやりとりが横行。
結果メールサーバーへの負荷が増大し、メール配信が30分遅延し、全社に影響してしまった。

Working Folderによる円滑な文書共有

文書公開機能の活用

文書公開機能の活用

Working Folderの機能である「文書公開」をご利用いただけば、メールにファイル添付することなく大容量文書が共有できます。
共有したい相手がWorking Folderユーザーでない場合でも可能です。
また、標準機能のため追加のオプション契約や追加費用が一切かかりません。

文書公開機能4つの特徴とメリット

①限定URLによる文書公開

①限定URLによる文書公開
URLの案内だけで、ファイル添付なしで文書共有が可能

  • メリットファイル容量を気にせず共有でき、大容量ファイルのメール送信によるトラブルを解消できます。
②文書公開期間を自由に設定

②文書公開期間を自由に設定
限定URLの有効期限の設定が可能 (※最大30日先まで指定可能)

  • メリット文書公開期間の調整が自由に設定でき、ニーズに沿った使い方が可能です。
    また、有効期限を過ぎたURLは無効化されるため、公開後の運用の負荷を軽減できます。
③ユーザー以外にも公開可能

③ユーザー以外にも公開可能
アカウントがない相手でもメールアドレス1つで文書共有が可能。

  • メリット文書共有する相手をわざわざユーザー登録することなく、共有できます。
    限られたユーザーID数を効率的に利用することができ、アカウントの節約に繋がります。
④文書公開機能の専用タブを設置

④文書公開機能の専用タブを設置
専用タブの利用により、自分が公開した文書を簡単に確認することができます。

  • メリット自らが公開した文書に対するハンドリングがワンストップで操作できます。
    一覧表示、公開先の確認、ダウンロード数、ダウンロード履歴、公開中止など。
専用タブの詳細はこちら

文書公開機能を利用する場合のオススメ構成

文書公開は各文書が格納されているドロワー・フォルダーから直接利用することが可能ですが、文書の保管/管理が目的ではなく、文書の共有/授受が目的の場合は、文書公開専用のフォルダーを作成するのがオススメです。
公開期限が切れた文書をまとめて削除することができたりと運用管理が効率的に行えます。

文書公開機能を利用する場合のオススメ構成
【ご契約のお客様専用】

「Working Folder」に関するお問い合わせはこちら

お問い合わせ

フリーダイヤル 0120-500-692(通話料無料)

平日9:00-12:00/13:00-17:30 お問い合わせの際は、8桁のお客様番号が必要です。 お客様番号の確認方法はこちら

この情報によってお客様の問題や疑問は解決しましたか?

解決しましたか
どのような情報をお探しでしたか? 例:ユーザーの追加登録方法が知りたい。 

注1:こちらでご入力いただいた内容は、次項以降のお問い合わせフォームに引き継げないため、別ファイルでの保存をお勧めします。

注2:全角1,000文字以内で入力してください。

注3:半角カタカナおよび半角カナ記号、HTMLタグはご使用いただけませんのでご注意ください。

【ご契約のお客様専用】

「Working Folder」に関するお問い合わせはこちら

お問い合わせ

フリーダイヤル 0120-500-692 (通話料無料)
平日9:00-12:00/13:00-17:30
お問い合わせの際は、8桁のお客様番号が必要です。

確認方法はこちら