富士フイルムビジネスイノベーション

より快適なFAX利用環境の実現!

より快適なFAX利用環境の実現! 手軽に文書のやり取りができるFAX。Working Folderの活用により、外出先での受信FAXの確認など、さらに快適な利用環境が実現できます。

FAXの必要性

中小企業を支えるコミュニケーションツールとしてのFAX

中小企業を支えるコミュニケーションツールとしてのFAX

インターネットの普及が広まり、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールも多様化されました。
IP電話、メール、チャット、SNSといった新たなツールの重要性と利用頻度が増加するなか、従来の手段である固定電話、FAXの利用頻度は減少傾向にあるようです。

しかし、実際の現場において、「ツールとしての必要性」という観点では実態は異なる側面を見せています。
とりわけ、中小企業における「FAXの必要性」に関する調査結果によると、調査対象の実に44%が「FAXは必要不可欠であり、なければ業務ができない」と回答し、43.5%が「FAXはあった方がよく、なければ業務で困る」と回答しています。
結果、約90%に近い割合で「FAXは必要」と強く認識されています。

また、FAXの必要性を後押しする背景としては、顧客、取引先などといったステークホルダーの強い要望が大きな理由となっています。

FAXの必要性と背景

FAXの必要性レベル FAXを利用する理由

FAXが抱える課題

ロケーションによる制約と膨らむコスト

ロケーションによる制約と膨らむコスト

利用頻度が減少傾向にある一方で、必要性においては依然として高いニーズが確認されるFAXですが、いくつか課題を抱えているのも事実です。

利用者の観点では、例えば普段オフィスを離れた外出先で業務をする機会の多い営業担当者にとっては、外出時に社内に届いたFAXの内容を確認できないといったロケーションがネックとなる課題が存在しています。

運用/管理者の観点では、受信FAXの印刷による用紙コスト、トナーコストがかさんでしまう純粋な費用面の課題。用紙やトナーの消耗に伴って発生する、補充や交換業務のわずらわしさ等の業務負荷の課題が発生しています。また、日々溜まっていくFAX文書の保管・整理による負荷も大きな悩みの種になっています。

普段の業務の中で、FAXの利用で困ったこと

より快適なFAXの利用環境に向けて

Working Folderと複合機のジョブフロー連携の活用

Working Folderと複合機のジョブフロー連携の活用

Working Folderのジョブフロー連携機能を利用すれば、FAXをより便利で、快適にご利用いただけます。

複合機で受信したFAXを電子データに変換し変換後の電子データは自動でWorking Folderにアップロードされます。
さらに、アップロードされたことをメール通知で知らせることができ、都度確認する手間が省けて効率的です。

ジョブフロー連携機能の特徴とメリット

ジョブフロー連携機能の特徴とメリット

ジョブフロー連携構成モデル①【ベースモデル】

ベースモデル構成

なにかと外出が多い中小企業の経営者や、営業担当者向けのシンプルな構成モデルです。
受信したFAXを外出先から確認したい方に適しています。

ベースモデル構成

ジョブフロー連携構成モデル②【FAX番号別仕分けモデル】

FAX番号別仕分けモデル構成

複数の取引先からの受信FAXを、FAX番号別に自動で仕分けし、Working Folder内の各フォルダーにアップロードするモデル構成です。1人で複数の取引先を担当している場合など、FAXが取引先ごとに整理できて便利です。

FAX番号別仕分けモデル構成

ジョブフロー連携構成モデル③【案件別仕分けモデル】

案件別仕分けモデル構成

DocuWorksのオプションである「ドキュメントトレイオプション」とWorking Folderを組み合わせたモデル構成です。
1つの取引先で複数の案件やプロジェクトを推進している場合、さらには担当者が案件ごとに異なる場合などにとても便利な活用方法です。

案件別仕分けモデル構成

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