機械人流程自動化如何運作？

機械人流程自動化好處甚多，例如能精簡工作流程、提升員工參與度，有助公司業績節節上升。機械人流程自動化為日常工作帶來重大改變，模擬人手運作，針對業務流程自動化設計。以往企業進行數碼化往往經年累月，而採用機械人流程自動化解決方案的過程簡易，快至數周即可完成。機械人流程自動化對提升利潤、準確度及改進企業管治的貢獻毋容置疑，其適應轉變、異常處理與新環境的能力，較傳統 IT 自動化架構更為優勝。藉建立卓越中心（Centre of Excellence，CoE），客戶能保存並按業務需要再次運用機械人流程自動化的累積知識。由完善內部業務流程，至提升對外傳訊能力，富士膠片商業創新香港提供的機械人流程自動化方案均能將企業日常管理提升至另一層次。

機械人流程自動化的主要功能

  • 模仿人類行為，包括登入系統、瀏覽、編寫、修改、移動、刪除與計算等操作
  • 支援網站與桌面電腦應用、大型電腦、商業程式（例如SAP、Oracle、Salesforces、Workday等）、Citrix、自動化電郵、MS Office與IT自動化（例如PowerShell整合）
  • 採集資料與數據，包括螢幕截圖與網站擷取、抽取文字、光學字元辨識（OCR）與電腦視覺（機械人以物件導向分析圖像）等的管理工具
  • 中央化管理系統設定與授權

機械人流程自動化的優勢

機械人流程自動化軟件機械人透過以規則為基礎的編程，模仿用戶界面中所追蹤的人類互動，從而取代人類進行重複的工作。機器人流程自動化還可以將日常業務營運自動化，例如向客戶發出發票、傳送銷售資料、管理庫存、進行市場推廣活動、編寫報告、監控合規要求、執行品質保證檢查等。

  • 加快流程：採用機械人流程自動化解決方案有助處理大量及重複工作，提升營運效率；並讓員工將時間投放於其他更有價值的工作上，從而提升生產力。
  • 減少人手出錯：透過加快客戶管理流程，機械人流程自動化能提升客戶滿意度及市場競爭力，服務更快、更準確，大大降低人為錯誤的風險。
  • 節省成本：透過自動化，無需員工手動處理工作，企業可以降低人工成本。
  • 提升工作流程可擴展性：工作流程自動化工具透過使用機械人流程自動化，協助公司精簡業務流程，消除人手數據輸入、提升生產力及完善營運流程。

機械人流程自動化的應用方案

  • 應付賬款流程與對賬
  • 合規情況驗證
  • 新客戶與新入職員工加入流程
  • 支出報銷流程
  • IT 服務管理流程
  • 客戶服務流程

以及其他行業應用方案等等⋯⋯

客戶案例

我們為該公司的香港分部實行機械人流程自動化，自動收集數據，並在「貿易通」平台提交表格。

挑戰

  • 遲交報關表，需向香港海關繳付罰款
  • 人手輸入資料，可能會出錯
  • 需要增加半個全職員工的人力資源，以輸入數據

成果

提升成本效益及部署成效

所需投資不多，已可迅速實現多元自動化

提高效率

機械人在「貿易通」平台自動輸入數據，可省卻半個全職員工的人手需求

避免人為錯誤

可避免在「貿易通」平台遺漏記錄或輸入錯誤資料

提供本地物流及倉庫服務的物流大型企業，我們為其引進智能擷取、機械人流程自動化及送貨單追蹤平台，為其客戶自動編製送貨文件、追蹤送貨單及物流報告，並在企業資源規劃（ERP）系統更新資料。

挑戰

  • 準備物流文件，包括管理送貨單、收集賬單、製作送貨單報表、將送貨地址英譯中以便送貨團隊工作，均高度依賴人手操作
  • 在客戶的SAP系統更新送貨狀態的進度緩慢
  • 人手更新原有ERP系統需要從客戶的SAP系統轉移資料，過程複雜，容易出現人為錯誤

成果

提升送貨效率及準確度

提供準確可靠的庫存資料，方便安排揀貨及翌日送貨，自動翻譯送貨地址，並在Google地圖點出正確位置，方便送貨團隊操作

改善客戶服務

快速與客戶系統的數據同步，有助迅速追蹤送貨狀態，倉庫團隊可即時作出應變

提升客戶忠誠度及企業信譽

加強機構信譽，增加客戶對企業的忠誠度，在垂直市場維持企業的主導地位

該公司每日需處理30-50宗防止清洗黑錢（AML）的流程，我們提供UiPath的機械人流程自動化方案以及Capture and Flow Service，提供人工智能擷取企業資訊、由機械人執行背景資料覆核及自動搜尋等綜合功能。

挑戰

  • 在多個平台及系統中，以人手就新客戶的信貸背景進行AML調查手續，增加人手壓力
  • 面對營運效率及數據驗證等合規問題
  • 開戶流程緩慢，削弱企業在貸款服務市場的競爭力

成果

AML流程系統化及自動化

對人手介入的需求減低，因而降低數據出錯的機會

加快審批程序

客戶經理及合規團隊之間的互動更暢順

提升合規水平

確保對每個申請者有充分及系統化的背景審查

該大型食品進口商的食品服務部發展迅速，在酒店及飲食業的市場佔有率不斷上升。我們為該公司簡化流程，為其客戶提供更優質的服務體驗。

挑戰

  • 送貨單經人手處理，既繁瑣亦容易出現人為錯誤，並會混淆及重複不必要的工作
  • 應收賬款流程需人手輸入及更新送貨狀態及整合月結單，欠缺效率
  • 人手提交進出口報關文件，或會造成延誤導致罰款，而且運輸的狀態不清晰

成果

提升生產力

生產力翻倍，現金流改善，庫存預測準確，以及大數據有助為發佈新產品進行市場分析

改善送貨及應收賬款流程

實時顯示運送狀態，物流統計的大數據有助於適時開出準確的單據

迅速查找紀錄

交易紀錄得到妥善管理，方便快速檢索，可將人力資源調配至更具成本效益的工作

與富士膠片商業創新攜手管理工作流程

富士膠片商業創新運用機械人流程自動化助你推動企業數碼轉型。除了機械人流程自動化外，我們廣泛的解決方案和服務還包括行業解決方案、IT及雲端，以及「智．型辦公」解決方案。如想了解如何令企業超越競爭對手，請立即聯絡我們的銷售代表。

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