【營商視野】 成功創建智能辦公室的三大常見要素

成功創建智能辦公室的三大常見要素

數碼轉型和智能辦公室；其一是過程，另一為成果，前者勢必引領著後者的發生。

數碼轉型旨在以科技提供工作環境上的支援，而並非成為妨礙勞動力的因素。透過逐漸在公司內普及應用數碼科技，進一步優化業務流程、辦公室文化和顧客體驗。智能辦公室的出現有助實現這個願景。

智能辦公室透過自動化流程，以及建立一個包括裝置和軟件的互聯網生態系統，從而提升生產力、工作效率和員工士氣，當中包括：

• 機器人流程自動化 (RPA)自動執行大量沉悶乏味的工作流程，釋放人力資源以進行更高技術需求的工作，同時提升工作效率和產量；
• 業務流程管理 (BPM)，根據業務目標來改善及自動化業務流程ⁱ； 
• 電子文件管理系統 (EDMS)，管理文件擷取、儲存和使用的工具ⁱⁱ； 
• 列印和掃描管理系統，管理辦公室日常的列印和掃描工作ⁱⁱⁱ；以及
• 可持續發展及設施管理系統，優化辦公室設備的使用表現，同時可以收集、驗證和實現工作場所的可持續發展表現

數碼轉型趨勢急速發展

智能工作場所的需求與日俱增，推動企業加快落實數碼轉型計劃。到了 2023 年，智能辦公室科技市場預計按年增長約 13%至 461.1 億美元^iv。

企業用戶的期望甚高。隨著連線裝置趨於普及，公司面臨整合不同裝置和系統的挑戰，同時也期望短時間內享受取得的成果（及投資回報）。

言而，不同公司都需要訂製的數碼轉型方案，才可設立配合其行業需求、企業目標和僱員工作方式的智能辦公室。

可信賴的數碼轉型服務公司應能提供專為行業度身訂造的方案，為客戶帶來三個基本優勢：自動化、安全和可持續發展。

自動化：「機器人」負責繁重的工作

由於大部份沉悶的工作都已採用自動化操作，因此智能辦公室的員工不會再覺得工作枯燥乏味。

RPA 「機械人」可以執行自動化數據處理和報告的工作，而無須以人手輸入資料，並可能接替 80% 以上的規則式工作流程^v。「智能掃描」把紙張文件作進一步的數碼化處理，以便日後儲存或分享，從而減少行政負擔。

智能辦公室能夠自動執行資料擷取和整合，取代缺乏靈活性的紙張式工作流程，精簡內部程序。在部份情況下，自動化能夠增加 45% 至 95%的準確率，把人為錯誤降至最低^vi。

自動化亦能主動執行預防性的保養維修工作，例如：多功能打印機可以自動處理80% 偵測到的打印機故障*。能夠迅速回應機件故障或耗材短缺的情況；自動化系統可以分析及報告使用模式；及早預測短缺或故障事件，以及將整體停機時間降至最低。

智能辦公室的安全和合規

由於智能辦公室相當依賴電腦網絡和無線基建，公司需考慮（而且應該）重視安全問題。

這類網絡安全投資可能涵蓋以下範圍：保障資料和鞏固流程，以免受到非法入侵、確保符合其他平台的安全要求，以及確保打印機和列印環境一致。

關鍵在於把以上所有元素完整組合，使之流暢運作。辦公室項目管理結構能否與所選用的雲端方案順利配合？能否運用健全的憑證管理，確保只有獲授權人士才可存取敏感資料？網絡結構能否遵循類似 ISO 27001、 HIPAA、 Sarbanes-Oxley 和 PCIDSS 的嚴格規範？

即使是多功能打印機 (Multifunction Printer, MFP) 亦要接受嚴格的審查。作為智能辦公室資訊科技基建的一部份， MFP 或會使用打印管理軟件，以便把傳送至 MFP 的資料加密、驗證使用者身份，以及在列印文件加入 QR代碼，以方便審計追蹤情況。

可持續發展：不僅智能，更是綠化

數碼轉型也有助公司改善環境的可持續發展，同時符合綠化報告要求。

自 2015 年起，在香港交易所上市的公司必須提交環境、社會和管治 (ESG) 報告。例如富士施樂（香港）iESG 的雲端平台能精簡報告流程：自動收集和整合公司不同部門的數據，再按要求將為顯示於雲端。

各行各業都可以依賴一系列的綠化辦公室方案來履行企業社會責任。從採用環保的列印管理方案、追蹤紙張用量和降低能源成本，以至實時的能源監控系統，這些方案都能配合企業的日常運作，從而提升公司的能源效益^vii。

數碼轉型的合作夥伴

然而，運用數碼轉型來建立一個智能辦公室並非毫無缺點可言，但公司可以制訂一個穩健的執行計劃，以及僱用可靠的方案供應商，從而避免潛在問題。

與富士施樂（香港）這類旨在協助客戶數碼轉型的公司合作，有助企業安然跨越數碼轉型的分界線。富士施樂（香港）的客戶可以借助其一系列的智能辦公室方案，並在合資格的資深顧問團隊的協助下實現建立智能辦公室的目標。

^{* 實際表現可能因應客戶的環境和需求而有所不同。} 

Reference:

作者

梁偉雄 市場總監 富士施樂（香港） 具備深厚市場營銷的經驗，並累積豐富的區域性工作經驗。擁有高瞻遠矚的行業見解，梁偉雄善於籌劃並落實新市場營銷策略，對推動數碼轉型不遺餘力，引領傳統的市場營銷手法進入數碼紀元，積極參與協助公司和客戶透過數碼轉型，實現各項業務目標。 梁偉雄作為富士施樂（香港）成為本地最具實力和最可信賴的資訊及通訊科技夥伴，以創意、幽默感及與眾不同的方式向客戶呈現數碼轉型帶來的裨益，推廣AI（人工智能）及RPA（機械人流程自動化）等革命性數碼化科技，助客戶提升營運效率和業績。