合約是營運企業不可或缺的一環，無論簽訂銷售協議、採購合約還是僱傭合約，都能保障企業及個人之間的雙方關係和利益。合約包括履行義務的條款及細則、履行期限和價格。本文將分享如何使用DocuSign合約生命週期管理（Contract Lifecycle Management，CLM）系統縮短合約處理時間高達 50%1，從而提升業務效率。
合約過程是怎樣的？
第 1 步：在合約過程開始之前，雙方或多方必須同意以互惠互利的方式進行合作。
第 2 步：合約過程從訂立所有必要條款開始。在這個編制過程中，最重要是能夠清楚列出所有條款，例如要糾正條款中任何歧義或語法錯誤，因為合約所使用的語言將直接影響條款的真正含義。而且必須考慮國家或地區的法規，尤其當合約須由不同國家或地區的簽約方簽署。
第3步：產生合約後，各方將透過協商直到所有人都同意最終條款，然後利用郵遞方式或電郵附件發送協議書，或以數碼簽署方式簽約。
第 4 步：一旦確定合約，你可以將最終合約以紙本方式儲存，或將檔案儲存於公司的伺服器上，具體做法取決於合約簽訂方式。
現今的合約過程存在哪些漏洞？
- 產生合約：最常用於制定合約的軟件依然是Microsoft Word（68%）及 Google Docs（50%）。部分企業仍拒絕從傳統合約方式（即紙張或電郵）轉型到數碼簽署，只好繼續面對冗長的合約產生過程。
- 合約協商：耽延協商進度的最大挑戰在於必須跟從標準程序，例如取得簽署、糾正錯誤及獲得法律部批准等。合約修訂期間會出現多個不同版本，加上缺乏合約生命週期管理系統提供即時共享及進行協作修訂的功能，因此在追蹤及確定最新版本方面便較容易出現人為錯誤，更可能會延緩簽署進度。
- 合約傳送：依靠郵寄和傳真方式傳送合約，可能會導致遺失文件、難以追蹤等問題。此外，簽約方亦有可能會錯誤將合約傳送給其他合作方，增加營運風險。
- 合約審核：透過紙張或電郵傳送合約的企業或會遇到以下狀況：假設有五位不同人士參與簽約過程，若每個人都稍有延遲，便會進一步拖慢合約進度。一項由DocuSign進行的調查顯示，三至四成的受訪者均在取得簽署時遇到延誤問題。
- 合約儲存：依賴文件櫃或伺服器儲存合約的企業在搜尋合約時會較為困難。一般人平均需要45分鐘才可找到正確的文件，並需要將近90分鐘才能找到協議內的特定條款。為了加快合約流程，讓大家容易找出相應合約非常重要。
- 如何以合約生命週期管理解決方案填補漏洞？
合適的合約生命週期管理工具有助簡化合約過程，從而加速業務流程。你可透過CLM擬定、自動化和自訂合約內容，同時加強團隊間的協作和合規性。為了推動商業智能（Business Intelligence），富士膠片商業創新香港提供具備人工智能（A.I.）和分析功能的DocuSign CLM，讓你掌握最新趨勢和機遇並降低風險，從而更高效地管理合約。
- 輕鬆訂立合約
我們的合約生命週期管理工具讓你輕鬆訂立合約，並可製作範本及條款資料庫。
• 直接從Salesforce帳戶中提取數據，在新合約內自動填充
• 設置條件規則以審查非標準條款
• 讓你的法律團隊設立預先批核的條款庫
- 加快協作和協商速度
為了加強協作，我們的合約生命週期管理工具讓每個人都獲得相同版本的合約，加快合約過程。
• 透過詳細的版本歷程紀錄，自動進行內部和外部審查
• 讓各方加快評論，以電郵或Slack通知他們採取行動，以盡快完成合約審查工作
• 利用A.I.輔助協商工作，加快完成整個合約審查
自動化合約工作流程
透過自動化工作流程打破瓶頸和障礙，令合約順利完成。
• 使用拖放式編輯器設計合約流程
• 內置超過100個工作流程步驟以供選擇，由產生、審查、批核、傳送合約予他人簽名以至儲存合約等
• 合約生命週期管理系統配備預早構建的連接器和多款應用程式介面（API），方便與其他現有工具結合使用
集中管理合約
將所有合約集中儲存於可搜索的數據庫中，透過控制權限一站式管理所有合約。
• 為你的法律部門及其他用戶提供一個集中並易用的資料系統
• 管理合約報告、續約等事宜
• 按關鍵字、概念和元數據搜索及過濾協議條文
機遇、風險和趨勢
為合約而設的A.I.及分析工具可節省時間、降低風險，並令合約更易於搜索。
• 使用逾100個已訓練的A.I.模型，以提取、分析及報告關鍵合約的數據及法律議題
• 利用分析、風險評分和合約內容建議，有系統地推動工作流程，加快合約週期
• 加強數據洞察力，助用戶更快完成銷售交易、降低採購成本，以及加快法律審查過程
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參考資料
2https://www.docusign.com/blog/five-stages-contract-management