在各類企業日漸採納數碼優先的營運模式之際，物流業繼續依賴打印文件，換言之繼續依賴打印文件的機器。

總值 25 萬億美元的全球貨運貿易由紙本文件主宰，每秒鐘也有四十億份文件在流通。發票、報關文件、紙本提貨單、可掃描的貨運標籤和條碼，在維持供應鏈貨物流通之中各司其職。

數碼文件僅佔全球貿易的 2%，由於主要航運市場存在一些妨礙全面數碼化的監管障礙，因此這種情況不太可能改變。

貿易對紙本文件的依賴導致物流公司處於十字路口。採用數碼辦公室的優勢非常明確：根據紐西蘭經濟研究所的數據，轉向無紙化貿易可將物流成本降低 15% 至 45%，「取決於自動化的完成度」。

然而，實際情況沒有這麼簡單。

慧諮環球最近一項調查發現，於亞太、歐洲及其他地區，除了監管障礙外，大多數物流和供應鏈機構都缺乏數碼化所需的資源。

航運公司擔心，在工作場所應用新技術將增加複雜性並招致前期成本，這些持續構成沉重壓力，減慢了沿用已久的紙本流程的變革步伐。但我們能否提供一個平衡方案，讓物流公司按自己的步伐部署和擴展數碼方案，改變現有的紙本流程？

具備人工智能打印自動化功能的智能聯網打印機正正能彌補缺口：幫助物流業者解決長期以來的低效率問題，並縮小一直阻礙他們發展的數碼化差距。

以物流文書之中的提貨單為例，每批貨物平均需要 16.4 小時來處理紙本提貨單，但電子提貨單已經面世，如果獲更廣泛採用，就能消除紙本提貨單造成的延誤。

截至 2021 年底，海運公司簽發的 4,500 萬份提貨單中，只有 1.2% 是電子形式。轉型趨勢很可能即將增強，國際航運公司赫伯羅特計劃在 2030 年內將 100% 正本提貨單程序轉換為數碼化，這將逼使其他物流公司仿效。

連接到 FUJIFILM IWpro 等數碼雲端平台的多功能影印機，可以自動透過掃描、電郵或上載文件擷取提貨單。系統將於雲端自動處理文件，代表你可以掃描紙本文件或自動擷取電郵附件，平台就會處理餘下的工作：

• 以生成式人工智能技術增強的光學字元辨識（OCR）可以將紙本估價單、採購訂單、送貨單或發票轉換為結構化的數碼數據，無需其他處理或編輯，即可直接匯入銷售或會計系統。
• 系統能夠自動以條理分明的架構（例如按發票號碼）儲存檔案，更易管理。
• 人工智能整合功能有助將掃描、重新命名和分類等工作自動化，從而顯著縮短處理文件的時間，並避免因人手處理造成的錯誤。

無需再浪費時間將收貨人、船隻編號和卸貨港等詳細資料人手輸入至紙本提貨單。運用雲端連接的自動化文件管理系統，你可以將這些詳細資料直接匯出到電子提貨單，減少人為錯誤並加快清關速度。

打印機是維持供應鏈運轉的重要一環，如果發生突發故障而沒有立即處理，則可能會導致營運受阻。

現今的人工智能打印自動化功能配備了預測性維護，在潛在問題引致停機前就能及早發現隱患。系統能夠運用數據和感應器讀數提前安排維修服務，確保機器在你最需要時一直正常運作。這些功能有助縮減停機時間、延長設備壽命和減少意料之外的狀況。

例如 FUJIFILM IWpro 的平台提供了「集中式打印機管理」功能。管理員可以透過網絡瀏覽器遙距監控和管理打印機的使用狀態，從而減少行政工作並降低整體成本。

傳統的文件工作流程並非為現今互聯互通的跨國供應鏈而設計。同一張發票可能需要由馬尼拉的出口團隊、新加坡的合規部門和曼谷的現場代理檢查，在不同時區之間來回傳遞文件只會拖慢進度，並使協作變得不必要地困難。

透過將物流數據集中在雲端，現代企業內容管理系統消除了這些障礙，並創造了「單一事實來源（Single Source of Truth）」。

FUJIFILM IWpro 的「協作空間」為團隊提供一個共享空間，共同儲存和審閱文件。當每個人都可以隨時隨地存取同一個畫面，就能改善跨國協作，並確保資訊保持準確和最新。

進階搜尋工具讓你按客戶名稱、日期、負責人，甚至是從圖像中擷取的文字來搜尋，輕鬆找到所需內容。擁有統一的協作樞紐有助於全球團隊更有效地工作，減少溝通誤解，並讓所有人保持同步。

FUJIFILM IWpro 是一個可擴展、低門檻且易於讓團隊採用的方案，為物流企業提供了邁向數碼化的實用第一步。

在這個由人工智能塑造的時代，物流公司不必在紙本或數碼辦公室之間二選一。FUJIFILM IWpro 這類一站式商業數碼化解決方案提供了一種平衡的變革方式：紙本與數碼程序相輔相成、傳統流程與現代系統並行，化繁為簡。

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