住民の皆様にとって、引越しに伴う行政手続きに必要な届書や申請書の記入は慣れない用語が多く、悩みながら記入することの多い作業です。また、住民異動に伴う複数の手続きが必要な場合、同じ情報を申請書に何度も記入する必要があり手間も時間もかかります。 一方、住民異動届や申請内容を確認する職員様においては、手書き文字の判読や記入漏れ、書き間違いの補正などを行う必要があり受付や住記入力の処理に時間を要しています。 更に編綴・保管された異動届の内容を確認する際に、書庫等へ行き届出書を探し出すことなど、所要時間の予測が不可能な作業が業務の効率を下げることがあります。

「異動受付支援システム」は、全ての住民異動届を対象とした、届出業務全体をシステム化することが可能です。転入であれば、転出証明書の印字項目をOCRで読み込みテキストデータ化し、各種申請書に反映することで、住民の皆様に各種申請書に記入いただくことなく、システム上で住民異動届を作成することが可能です。また、転居・転出など転入以外の異動届の作成も可能で、異動手続きに伴う事務処理の正確性と効率性を向上させます。これにより、職員様は手書きされた異動届の確認や修正に要する手間が軽減されます。また作成した異動届データをその他の申請書や手続きにも活用することができるため、複数の手続きにも効果が期待できます。さらに、異動届データで保存・管理することにより、書類の保管スペースの課題や、問い合わせ時においてもスピーディーな対応が可能になります。

そのほか、OCRの読み込み処理機能は転出証明書だけではなく、さまざまな帳票に対応しています。特例転入の場合は統合端末から出力される転出証明確認書、外国人の国外転入では在留カードを読み取ることが可能です。「異動受付支援システム」は単なるシステム導入ではなく、住民異動の受付業務のBPRと定量化を実現し、業務の正確性と効率性の向上に寄与いたします。

住民異動届（転入・転居・転出）をシステムで作成するので、住民の皆様は届出内容を確認するだけ。従来の手書きでの異動届記入の負荷が解消され、待ち時間も軽減されます。

転出証明書・在留カードなどの各種書類の文字を読み取りデータ化した情報を活用し、住民異動届を作成するため、従来手間がかかっていた手書き文字の判読と記入漏れや書き間違いなどによる補記手間を軽減。さらには、他自治体からの照会依頼時など過去の届書検索に係る時間の削減効果が期待できます。

住民記録システムや既存サービス用の複製住民票データベースからのデータ参照連携、特例転入や引っ越し手続きオンラインサービスとの連携オプションもご用意しています。

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