異動受付支援システム

OCRを活用した住民異動届の作成支援により「書かない窓口」を実現

お客様の課題

住民の皆様にとって、引越しに伴う行政手続きに必要な届書や申請書の記入は慣れない用語が多く、悩みながら記入することの多い作業です。また、住民異動に伴う複数の手続きが必要な場合、同じ情報を申請書に何度も記入する必要があり手間も時間もかかります。 一方、住民異動届や申請内容を確認する職員様においては、手書き文字の判読や記入漏れ、書き間違いの補正などを行う必要があり受付や住記入力の処理に時間を要しています。 更に編綴・保管された異動届の内容を確認する際に、書庫等へ行き届出書を探し出すことなど、所要時間の予測が不可能な作業が業務の効率を下げることがあります。

解決の方法

「異動受付支援システム」は、全ての住民異動届を対象とした、届出業務全体をシステム化することが可能です。転入であれば、転出証明書の印字項目をOCRで読み込みテキストデータ化し、各種申請書に反映することで、住民の皆様に各種申請書に記入いただくことなく、システム上で住民異動届を作成することが可能です。また、転居・転出など転入以外の異動届の作成も可能で、異動手続きに伴う事務処理の正確性と効率性を向上させます。これにより、職員様は手書きされた異動届の確認や修正に要する手間が軽減されます。また作成した異動届データをその他の申請書や手続きにも活用することができるため、複数の手続きにも効果が期待できます。さらに、異動届データで保存・管理することにより、書類の保管スペースの課題や、問い合わせ時においてもスピーディーな対応が可能になります。

そのほか、OCRの読み込み処理機能は転出証明書だけではなく、さまざまな帳票に対応しています。特例転入の場合は統合端末から出力される転出証明確認書、外国人の国外転入では在留カードを読み取ることが可能です。「異動受付支援システム」は単なるシステム導入ではなく、住民異動の受付業務のBPRと定量化を実現し、業務の正確性と効率性の向上に寄与いたします。

システム紹介および導入のお客様インタビュー動画はこちらをご覧ください

運用イメージ

導入効果

  1. 行政サービスの質向上

    住民異動届(転入・転居・転出)をシステムで作成するので、住民の皆様は届出内容を確認するだけ。従来の手書きでの異動届記入の負荷が解消され、待ち時間も軽減されます。

  2. 職員様の事務効率向上

    転出証明書・在留カードなどの各種書類の文字を読み取りデータ化した情報を活用し、住民異動届を作成するため、従来手間がかかっていた手書き文字の判読と記入漏れや書き間違いなどによる補記手間を軽減。さらには、他自治体からの照会依頼時など過去の届書検索に係る時間の削減効果が期待できます。

【モデルケース】
手続き内容:転入届(単身世帯)
      転入届受付後住民票の写し、印鑑登録、印鑑登録証明の手続き

      注:一般的な業務フローに基づく、当社の窓口業務委託経験者によるシミュレーション結果
 

お客様導入事例

那覇市役所様

市民満足度の高いサービスを目指して

沖縄県那覇市様は沖縄県の県庁所在地で、中核市にも指定されています。世界遺産として有名な首里城や識名園、玉陵、園比屋武御嶽石門もあり、那覇市を基点に沖縄県内各地の観光をされた方も多いのではないでしょうか。 那覇市様においては、そのような魅力的な環境から、沖縄県外と沖縄 県内の他市町村からの転入者が増え続け、ハイサイ市民課窓口の混雑が発生するという課題があります。那覇市様がその課題についてどのような対策をとられているのか、その取り組みをご紹介いたします。
 

渋谷区役所様

職員様の生産性向上による区民サービスの向上
申請書のワンライティング・電子化で作業負荷軽減

東京都渋谷区役所様では、区民の利便性向上と職員の生産性向上を目的として当社の異動受付支援システムを導入されました。2019年2月6日(水)当社開催の「自治体窓口業務改善事例セミナー2019 in 渋谷」において、渋谷区様に異動受付支援システムの導入経緯や検討のポイント、今後期待することなどをご講演いただきました。その内容をご紹介いたします。
 

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