窓口統合支援システム つながる窓口
デジタル庁「自治体窓口DXSaaS」準拠
「書かないワンストップサービス」の実現
お客様の課題
近年、従来からの働き手不足の深刻化に加え、自治体DXの推進や政府主導のデジタル化の加速により、自治体を取り巻く環境は大きく変化しています。臨時職員様の増加、マイナンバーカードの普及に伴うオンライン申請や「ぴったりサービス」の浸透といった社会的変化に加え、外国籍住民の増加や庁舎老朽化に伴う移転など、地域特有の課題にも直面しています。
これらの変化は、自治体窓口に新たな業務課題を生み出しています。例えば、特例転入や「引越し手続きオンラインサービス」といった多様化する申請方法は、運用の複雑化を招き、職員様の負担増加につながっています。さらに、外国籍住民の増加により、さまざまな背景を持つ住民からの届出・申請対応は、従来の手書き文字の判読や記入漏れ対応だけでなく、オンライン申請時の誤記の確認・修正、一斉転入への対応など、多くの時間を要しています。自治体ごとに異なる課題が存在するなかで、それぞれの自治体の実情に合わせた課題解決が求められています。
解決の方法
こうした課題を解決するのが、「窓口統合支援システム つながる窓口」です。本システムは、2019年より提供の「異動受付支援システム」を大幅に進化させた自治体窓口DXSaaS準拠のソリューション・システムです。以下機能により、更なる窓口業務の効率化と住民サービスの向上を実現します。
基本機能
1.手続きガイダンス機能
職員が住民対面で手続きをする際、自治体の基幹系業務システムのデータを活用し、異動受付だけでなく、子育てや介護といった申請者の状況に合わせた窓口受付やガイダンスを自動判定します。職員は、複数の課にまたがる手続きであっても、画面上に表示されたヒアリング項目に沿って入力することで、職員の経験の有無や熟練度に関わらず、住民のライフイベントに合わせて漏れなく必要な手続きを案内することが可能となります。さらに、全ての手続きを一続きに行うことで、「何度も同じ項目を書かされる」、「都度、窓口で待たされる」「複数の窓口に回される」といった住民の課題を解消し、「書かないワンストップ窓口」が実現します。
また、複数の窓口で手続きを行う場合は、手続き一覧や窓口番号・所在フロア、必要持参物を記載した案内書を発行します。各所管部署の職員は、受領した案内書のバーコードを読み取るか、またはシリアルナンバーをシステムへ入力することでリアルタイムの手続き情報を読み込み、引き継ぐことで一から申請内容を確認する手間を削減できます。本機能は、転入・転出・転居といった住民異動手続き以外の窓口においても、同様にして、必要な手続きを案内および処理することが可能な仕様となっています。
2.申請書作成機能
転出証明書の二次元コード、マイナンバーカード、基幹系業務システムのデータ、および対面手続きの際に入力した情報を利用し、異動届書を自動で作成します。作成された異動届書情報は各所管部署へデータ連携されるため、各所管部署の職員は、その情報をもとに関連するほか手続きの申請書を作成することも可能となり、全庁的な「書かない窓口」の実現に寄与します。
また、法改正などにともなう申請書の様式変更が必要な場合でも、職員自らがシステム上で申請書およびヒアリング項目の修正を行うことができます。さらに、自治体の運用に合わせて、作成した証明書を紙出力の代わりに電子保存し、電子サインにて手続きすることも可能です。
3.マイナンバーカードが利活用できる機能
マイナンバーカードを活用したオンライン申請との連携を強化し、オンライン申請データの取り込みに対応します。ぴったりサービス「引越し手続きオンラインサービス」と連携するオプションサービスも提供しております。
4.他サービスとAPI等の連携ができる機能
申請手続きのプロセスにおいて、前方連携（住民の申請時に基幹システム情報を参照）および後方連携（申請内容をシステムに自動反映）に対応し、職員が手作業で申請内容を修正・補記入力する手間を大幅に削減します。
また、地方公共団体情報システムの標準化対象となる基幹システムとの接続を見据えた仕様で設計されています。
そのほか独自機能
1.外国籍住民などを対象とした一斉転入への対応機能
増加する外国籍住民などを対象とした一斉転入の際には、転入者データを取り込み、一括で届書の仮作成を行うことができます。
2.利用状況レポーティング機能
システムの利用状況をレポート形式でいつでも確認、ダウンロードすることが可能なため、自治体内や関連省庁への報告業務がタイムリーに実施できます。また、システムを利用する職員のアカウント単位での活用状況が把握できることから、システムを活用できていない職員へ利用を促す対応を推進することで利用促進につなげることが可能です。さらに、活用しきれていない過剰なシステムアカウントの精査によるアカウント数の適正化もできます。これらの機能を、システムの定着や運用の改善に役立たせることができます。
システム導入のイメージ
自治体様のフロアレイアウトなどに応じて、ワンストップ型および周遊型、いずれの運用フローにも柔軟に対応した構築が可能です。
ワンストップ窓口で手続きする場合
各窓口で手続きする場合
導入効果
1.窓口業務の効率化とサービス品質の向上
職員の経験や熟練度に左右されず、住民の状況に応じた最適な手続きガイダンスとワンストップ対応を提供。複数部署にまたがる手続きを一連の流れで処理し、住民の記入負担や待ち時間、窓口周遊を解消することで、業務効率化と住民サービスの向上を同時に実現します。
2.申請書作成の自動化と柔軟な運用対応
基幹システムや既存データを活用した自動申請書作成機能により、業務の標準化と効率化を促進。法改正への迅速な対応や、電子保存・電子サイン対応を可能にすることでペーパーレス化を推進し、自治体の柔軟な運用を支援します。
3.多様なニーズへの対応とシステム連携強化
外国籍住民の一斉転入対応やマイナンバーカード連携、地方公共団体情報システム標準化対応など多様な課題に応え、他システムとのAPI連携による情報共有を強化します。
4.運用状況の可視化と継続的改善
利用状況のレポーティング機能により、現状把握と報告がスムーズに。活用促進やアカウント最適化を進め、システム定着と運用改善を後押しします。
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