自治体窓口における転入・転出・転居といった住民異動手続きの効率化を支援する「異動受付支援システム」を、デジタル庁が掲げる「自治体窓口DXSaaS」の必須要件に対応した新機能、さらには自治体様からのご要望を反映した独自機能を搭載し、大幅リニューアル。住民が申請書に記入する手間をなくす「書かない窓口」を各課やワンストップ窓口で実現し、さらなる窓口業務の効率化を可能に。

近年、従来からの働き手不足の深刻化に加え、自治体DXの推進や政府主導のデジタル化の加速により、自治体を取り巻く環境は大きく変化しています。臨時職員様の増加、マイナンバーカードの普及に伴うオンライン申請やマイナポータルを通じたぴったりサービスの浸透といった社会的変化に加え、外国籍住民の増加や庁舎老朽化に伴う移転など、地域特有の課題にも直面しています。

これらの変化は、自治体窓口に新たな業務課題を生み出しています。例えば、特例転入や「引越し手続きオンラインサービス」といった多様化する申請方法は、運用の複雑化を招き、職員様の負担増加につながっています。さらに、外国籍住民の増加により、さまざまな背景を持つ住民からの届出・申請対応は、従来の手書き文字の判読や記入漏れ対応だけでなく、オンライン申請時の誤記の確認・修正、一斉転入への対応など、多くの時間を要しています。自治体ごとに異なる課題が存在するなかで、それぞれの自治体の実情に合わせた課題解決が求められています。

こうした課題を解決するのが、「窓口統合支援システム　つながる窓口」です。本システムは、2019年から約100自治体で導入されてきた「異動受付支援システム」を基盤に、デジタル庁が定める「自治体窓口DXSaaS」の必須要件に対応する新機能を搭載したリニューアル版です。本システムの提供を通じて、更なる窓口業務の効率化と住民サービスの向上を実現します。

自治体の基幹系業務システムのデータを活用し、異動受付にとどまらず、子育てや介護など申請者のライフイベントに応じて必要な行政手続きを自動判定します。自治体職員は、複数の課にまたがる手続きであっても、画面に表示されたヒアリング項目に沿って入力するだけで、職員の経験の有無や熟練度に関わらず、必要な手続きを漏れなく案内することができます。これにより、「何度も同じ項目を書かされる」、「都度、窓口で待たされる」「複数の窓口に回される」といった住民の書類の重複記入や複数窓口を回る負担を解消。「書かないワンストップ窓口」が実現します。
さらに、複数窓口での手続きが必要な場合は、手続き一覧や窓口番号・所在フロア、必要な持参物を記載した案内書を発行。所管部署では、バーコードや番号入力で情報を引き継ぎ、申請の確認作業を効率化できます。本機能は、転入・転出・転居といった住民異動手続きに限らず、幅広い窓口業務に対応します。

転出証明書の二次元コードやマイナンバーカード、基幹業務システムのデータ、そして対面手続き時に入力した情報を利用し、異動届書を自動で作成。異動届書の情報は各所管部署へ連携されるため、関連申請書も効率的に作成でき、全庁的な「書かない窓口」の実現に寄与します。
法改正に伴う様式変更が必要な場合でも、職員がシステム上で申請書およびヒアリング項目を修正できます。さらに、自治体の運用に合わせて、作成した証明書を紙で出力する代わりに電子保存し、電子サインによる手続きも可能です。

マイナンバーカードを活用したオンライン申請データの取り込みに対応。マイナポータルを通じたぴったりサービスの「引越し手続きオンラインサービス」と連携するオプションサービスも提供します。

申請手続きのプロセスにおいて、前方連携（住民の申請時に基幹システム情報を参照）および後方連携（申請内容をシステムに自動反映）に対応し、職員が手作業で申請内容を修正・補記入力する手間を大幅に削減します。 
また、地方公共団体情報システムの標準化対象となる基幹業務システムとの接続を見据えた仕様で設計されています。
 

増加する外国籍住民などの一斉転入の手続きには多くの時間を要しますが、転入者データを取り込み、一括で届書の仮作成ができる機能により、手続きを効率化できます。

システムの利用状況をレポート形式でいつでも確認・ダウンロード可能なため、システムの定着や運用の改善を図ることができます。具体的には、自治体内や関連省庁への報告業務をタイムリーに実施できるほか、システムを利用する職員のアカウント単位での活用状況を把握できることから、システムを活用できていない職員へ利用を促す対応を行うことも可能です。さらに、活用されていないシステムアカウントも精査できるため、アカウント数を適正化できます。

自治体様のフロアレイアウトなどに応じて、ワンストップ型および周遊型、いずれの運用フローにも柔軟に対応した構築が可能です。

職員の経験や熟練度に左右されず、住民の状況に応じた最適な手続きガイダンスとワンストップ対応を提供。複数部署にまたがる手続きを一連の流れで処理し、住民の記入負担や待ち時間、窓口周遊を解消することで、業務効率化と住民サービスの向上を同時に実現します。

基幹業務システムや既存データを活用した自動申請書作成機能により、業務の標準化と効率化を促進。法改正への迅速な対応や、電子保存・電子サイン対応を可能にすることでペーパーレス化を推進し、自治体の柔軟な運用を支援します。

外国籍住民の一斉転入対応やマイナンバーカード連携、地方公共団体情報システム標準化対応など多様な課題に応え、他システムとの連携による情報共有を強化します。

利用状況のレポーティング機能により、現状把握と報告がスムーズに。活用促進やアカウント最適化を進め、システム定着と運用改善を後押しします。