自治体窓口における転入・転出・転居といった住民異動手続きの効率化を支援する「異動受付支援システム」を、デジタル庁が掲げる「自治体窓口DXSaaS」の必須要件に対応した新機能、さらには自治体様からのご要望を反映した独自機能を搭載し、大幅リニューアル。住民が申請書に記入する手間をなくす「書かない窓口」を各課やワンストップ窓口で実現し、さらなる窓口業務の効率化を可能に。

近年、従来からの働き手不足の深刻化に加え、自治体DXの推進や政府主導のデジタル化の加速により、自治体を取り巻く環境は大きく変化しています。臨時職員様の増加、マイナンバーカードの普及に伴うオンライン申請やマイナポータルを通じたぴったりサービスの浸透といった社会的変化に加え、外国籍住民の増加や庁舎老朽化に伴う移転など、地域特有の課題にも直面しています。

これらの変化は、自治体窓口に新たな業務課題を生み出しています。例えば、特例転入や「引越し手続きオンラインサービス」といった多様化する申請方法は、運用の複雑化を招き、職員様の負担増加につながっています。さらに、外国籍住民の増加により、さまざまな背景を持つ住民からの届出・申請対応は、従来の手書き文字の判読や記入漏れ対応だけでなく、オンライン申請時の誤記の確認・修正、一斉転入への対応など、多くの時間を要しています。自治体ごとに異なる課題が存在するなかで、それぞれの自治体の実情に合わせた課題解決が求められています。

こうした課題を解決するのが、「窓口統合支援システム　つながる窓口」です。本システムは、2019年から約100自治体で導入されてきた「異動受付支援システム」を基盤に、デジタル庁が定める「自治体窓口DXSaaS」の必須要件に対応する新機能を搭載したリニューアル版です。本システムの提供を通じて、更なる窓口業務の効率化と住民サービスの向上を実現します。

自治体の基幹系業務システムのデータを活用し、異動受付にとどまらず、子育てや介護など申請者のライフイベントに応じて必要な行政手続きを自動判定します。自治体職員は、複数の課にまたがる手続きであっても、画面に表示されたヒアリング項目に沿って入力するだけで、職員の経験の有無や熟練度に関わらず、必要な手続きを漏れなく案内することができます。これにより、「何度も同じ項目を書かされる」、「都度、窓口で待たされる」「複数の窓口に回される」といった住民の書類の重複記入や複数窓口を回る負担を解消。「書かないワンストップ窓口」が実現します。
さらに、複数窓口での手続きが必要な場合は、手続き一覧や窓口番号・所在フロア、必要な持参物を記載した案内書を発行。所管部署では、バーコードや番号入力で情報を引き継ぎ、申請の確認作業を効率化できます。本機能は、転入・転出・転居といった住民異動手続きに限らず、幅広い窓口業務に対応します。

転出証明書の二次元コードやマイナンバーカード、基幹業務システムのデータ、そして対面手続き時に入力した情報を利用し、異動届書を自動で作成。異動届書の情報は各所管部署へ連携されるため、関連申請書も効率的に作成でき、全庁的な「書かない窓口」の実現に寄与します。
法改正に伴う様式変更が必要な場合でも、職員がシステム上で申請書およびヒアリング項目を修正できます。さらに、自治体の運用に合わせて、作成した証明書を紙で出力する代わりに電子保存し、電子サインによる手続きも可能です。

マイナンバーカードを活用したオンライン申請データの取り込みに対応。マイナポータルを通じたぴったりサービスの「引越し手続きオンラインサービス」と連携するオプションサービスも提供します。

申請手続きのプロセスにおいて、前方連携（住民の申請時に基幹システム情報を参照）および後方連携（申請内容をシステムに自動反映）に対応し、職員が手作業で申請内容を修正・補記入力する手間を大幅に削減します。 
また、地方公共団体情報システムの標準化対象となる基幹業務システムとの接続を見据えた仕様で設計されています。
 

増加する外国籍住民などの一斉転入の手続きには多くの時間を要しますが、転入者データを取り込み、一括で届書の仮作成ができる機能により、手続きを効率化できます。

システムの利用状況をレポート形式でいつでも確認・ダウンロード可能なため、システムの定着や運用の改善を図ることができます。具体的には、自治体内や関連省庁への報告業務をタイムリーに実施できるほか、システムを利用する職員のアカウント単位での活用状況を把握できることから、システムを活用できていない職員へ利用を促す対応を行うことも可能です。さらに、活用されていないシステムアカウントも精査できるため、アカウント数を適正化できます。

自治体様のフロアレイアウトなどに応じて、ワンストップ型および周遊型、いずれの運用フローにも柔軟に対応した構築が可能です。

職員の経験や熟練度に左右されず、住民の状況に応じた最適な手続きガイダンスとワンストップ対応を提供。複数部署にまたがる手続きを一連の流れで処理し、住民の記入負担や待ち時間、窓口周遊を解消することで、業務効率化と住民サービスの向上を同時に実現します。

基幹業務システムや既存データを活用した自動申請書作成機能により、業務の標準化と効率化を促進。法改正への迅速な対応や、電子保存・電子サイン対応を可能にすることでペーパーレス化を推進し、自治体の柔軟な運用を支援します。

外国籍住民の一斉転入対応やマイナンバーカード連携、地方公共団体情報システム標準化対応など多様な課題に応え、他システムとの連携による情報共有を強化します。

利用状況のレポーティング機能により、現状把握と報告がスムーズに。活用促進やアカウント最適化を進め、システム定着と運用改善を後押しします。

　「窓口統合支援システム つながる窓口」の前身である「異動受付支援システム」の開発を始めた2017年当時は、マイナンバーカードの保有率が約10％と低く、オンライン申請も現在ほど普及していませんでした。あれから約8年が経過し、自治体窓口を取り巻く環境は大きく変化しています。現在、マイナンバーカードの保有率は80%近くまで上昇し、オンライン申請の利用も広がりました。その結果、住民からの申請パターンは多様化し、自治体窓口業務には、「複数の申請パターンへの対応」や「誤申請の増加に伴う確認作業の負担増」「訂正作業の工数増加」など、運用上の新たな課題が生じています。
　また、2021年5月に「地方公共団体情報システムの標準化に関する法律」が施行され、同年9月にはデジタル庁が発足。これを受けて、自治体様の基幹システムはガバメントクラウト運用が基本となり、標準化対象外の窓口DX関連ソリューションにおいても基幹システムとの連携を円滑に行うために、ガバメントクラウド上での構築が望ましいと判断されました。
　こうした時代の変化を踏まえ、より良い自治体窓口サービスの提供と、自治体職員様の業務効率化を実現するため、デジタル庁が推進する「窓口DXSaaS」形式でのサービス提供を前提としたシステム開発に着手しました。

　前身である「異動受付支援システム」は、これまで約100自治体で導入されてきました。今回、「窓口統合支援システム　つながる窓口」の開発にあたっては、これまでに蓄積された350件を超える利用自治体様からの要望や期待の声を徹底的に分析し、それらを要件に反映しています。これこそが、本システムの最大の強みです。職員様の業務効率化や作業の正確性、スピード向上を実現するための細やかな配慮も、現場の自治体様からの声に基づいて設計されています。まさに「痒い所に手が届く」システムと言えるでしょう。
　また、当社は自治体窓口業務を代行する「戸籍・住民関連業務アウトソーシングサービス」を提供しており、システムの企画には、当該サービスで自治体の窓口業務を経験したメンバーや自治体勤務経験者が多数関わっています。お客様からの声と豊富な自治体業務知見を活かし、システム設計や運用設計を進めてきました。
　当社はシステムを提供して終わるのではなく、導入後の運用サポートを重視しており、そのための体制を整えています。例えば、システムの利用状況をまとめた運用レポートを通じて、「住民サービスの向上」「職員様の業務効率化」の実現状況をお客様に公開し、導入効果の把握や課題抽出に役立てていただいています。さらに、他自治体様の優良事例の共有も検討しており、導入後の継続的なサポートと改善提案も当社の強みと考えています。

　システム利用に際しては、自治体様ごとに規模、運用スタイル、対象とするライフイベントが大きく異なるため、同じ手続きでも対応方法が異なるという多様性が今回の開発の最大のチャレンジでした。そこで、当社は自治体窓口の業務経験者とともに詳細な運用パターンを洗い出し、柔軟に設定変更が可能なシステム設計を徹底。結果として、「窓口統合支援システム つながる窓口」は、お悔み窓口など対応ライフイベントの拡充を実現し、大小さまざまな自治体様でスムーズに活用いただけるシステムとなり、職員様の業務効率化に大きく貢献できると確信しています。
　本システムは、利用者目線でも多様な申請パターンに対応可能です。例えば、マイナンバーカードの有無や引越し手続オンラインサービスの利用有無などに応じて効率的に処理することが可能。増加傾向にある外国籍の方がたの一斉転入への対応も可能です。このように、あらゆる利用者がストレスなく必要な手続きを完了できるよう設計しています。
　今後は、オンライン手続きがさらに普及すると予測されます。自治体様は、オンライン申請と窓口受付の双方に対応する体制を整える必要があり、ここでの効率化が求められます。「窓口統合支援システム つながる窓口」では、オンライン申請（いわゆる「行かない窓口」）と自治体窓口での受付の双方の処理を、自治体内のバックヤードで一元的に処理できる仕組みを検討しています。こういった住民の皆様からは見えない自治体内での業務の効率化についても、今後の機能拡充で実現してまいります。これらの施策は総務省が推進する「自治体フロントヤード改革^※」にも合致しており、本システムを起点に改革の全体実現を目指し、今後も機能拡張を図ってまいります。

※自治体フロントヤード改革：マイナンバーカードを活用した自治体様と住民の皆様との接点の多様化・充実化、窓口業務の改善などを通じて、住民の皆様の利便性向上と業務効率化を図る取り組み

　私たちの使命は、自治体様の課題とその先にある社会課題の解決を通じて、より良い社会づくりに貢献することです。生産年齢人口や自治体職員数の減少という厳しい社会状況の中で、住民サービスを向上させながら持続可能な自治体運営を実現することは容易ではありません。そのためには、デジタル技術を最大限に活用し、業務の効率化を図ることが不可欠です。
　システム開発に携わるメンバーは、現場の課題を肌で感じており、その経験が熱い想いとなって次世代のサービスを創出し続ける原動力となっています。本システム以外にも、企業と自治体様を繋ぎ業務効率化を実現する仕組みの創出など、様々な自治体DXの実現に取り組んでいます。
　私自身も子を持つ親として、20年後、この社会で子どもたちが安心して暮らせる未来を強く願っています。当社はこれからも自治体DXの実現に向けて、第一線で自治体様や社会の課題解決に取り組んでまいります。