สร้างพื้นที่การทํางานร่วมกันที่รวมทุกอย่างและทุกคนเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อส่งเสริมการทํางานร่วมกันทั้งภายในและภายนอกองค์กร
Workspace เป็นพื้นที่ในการทํางานที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร เช่น การดู การแชร์ และแก้ไขเอกสาร
เมื่อใช้ Tray และ Personal Postbox ผู้ใช้จะสามารถถ่ายโอนข้อมูลให้กันและกันได้ด้วยการลากและวางง่าย ๆ
Tray จะใช้เพื่อส่งไฟล์ระหว่างผู้ใช้ที่ลงทะเบียน
Personal Postbox จะใช้เพื่อส่งไฟล์ให้กับผู้ใช้เฉพาะราย
หมายเหตุ: จะมีการสร้าง Personal Postbox ให้โดยอัตโนมัติเมื่อลงทะเบียนผู้ใช้
แชร์เอกสารระหว่างองค์กรหรือแชร์ให้ลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่าน Workspace เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการทํางานร่วมกันทั้งภายในและภายนอกองค์กร
สามารถสร้าง Workspace หลายส่วนสําหรับโปรเจ็กต์ วัตถุประสงค์ ลูกค้า ฯลฯ เฉพาะอย่างต่าง ๆ และมอบหมายสมาชิกไปยัง Workspace ที่เฉพาะเจาะจงได้
ข้อมูลเอกสารที่แสดงอยู่ในตาราง คุณจะสามารถค้นหาเอกสารด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเอกสารดังกล่าวได้อย่างสะดวกง่าย เช่น ชื่อลูกค้า วันที่ ชื่อบุคคลที่ได้รับมอบหมาย และสถานะงาน โดยใช้มุมมองรายการ
ภาพเอกสารใน Workspace ที่แสดงเป็นภาพขนาดย่อ สามารถระบุเอกสารได้อย่างง่ายดายจากข้อมูลภาพของเอกสารดังกล่าว
ผู้ใช้สามารถเพิ่มความคิดเห็นลงในเอกสารได้ สมาชิกคนอื่น ๆ จะได้รับความคิดเห็นดังกล่าว และสามารถเริ่มสื่อสารกับผู้ส่งได้ทันที ซึ่งจะช่วยลดความยุ่งยากในการเตรียมและส่งอีเมลที่มีไฟล์แนบ
ผู้ใช้สามารถเพิ่มความคิดเห็นลงในเอกสารเมื่อจัดเก็บใน Tray หรือ Personal Postbox เมื่อมีการจัดเก็บเอกสารใหม่ จะมีการส่งการแจ้งเตือนในรูปแบบของไอคอนหรือข้อความ เพื่อป้องกันความล่าช้าในการประมวลผลเอกสารอันเนื่องมาจากการไม่ทันได้เห็นอีเมลที่เกี่ยวข้องในกล่องขาเข้าของผู้ใช้
สามารถแก้ไขเอกสารเดียวพร้อมกันได้โดยสมาชิกหลายคนที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายออนไลน์ วิธีนี้จะช่วยลดเวลาที่ใช้ในการดําเนินโปรเจ็กต์ให้สําเร็จ เนื่องจากสมาชิกท่านต่าง ๆ สามารถทำงานได้พร้อม ๆ กัน
หมายเหตุ: ต้องมีสัญญาของ Microsoft 365
การล็อกเอกสารจะช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นแก้ไขได้
ลดความยุ่งยากของกระบวนการแบบแมนนวลและผสานรวมเข้ากับระบบที่มีอยู่เพื่อเพิ่มผลิตภาพของขั้นตอนการทํางาน
แถบเครื่องมือการทำงานเป็นแถบเครื่องมืออเนกประสงค์ที่ช่วยให้คุณลงทะเบียนและจัดการกระบวนการต่าง ๆ ตามขั้นตอนการทํางานของคุณได้ กระบวนการเหล่านี้รวมไปถึงการนําเข้าและการแก้ไขเอกสาร การเรียกใช้งานระบบของธุรกิจ และการส่งมอบ/การจัดเก็บเอกสาร เมื่อคลิกที่ปุ่มเมนูตรงแถบเครื่องมือการทำงานทีละปุ่ม ขั้นตอนการทํางานต่าง ๆ จะได้รับการประมวลผลอย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมช่วยขจัดข้อผิดพลาดและการทํางานซ้ำออกไปได้
สามารถลงทะเบียนกระบวนการทํางานที่จําเป็นในการดำเนินงานเข้ากับแถบเครื่องมือการทำงานได้ โดยจะช่วยทำให้ขั้นตอนการทํางานที่เรียบง่ายเกิดข้อผิดพลาดและทําขั้นตอนดังกล่าวซ้ำน้อยที่สุด พร้อมช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทํางาน การปรับขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมให้เหมาะสมนั้นจะช่วยลดการกํากับดูแลและการทํางานซ้ำลง ส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทํางานทางธุรกิจดีขึ้น
โดยสามารถแชร์แถบเครื่องมือการทำงานให้กับสมาชิกรายต่าง ๆ ที่ใช้ Workspace เดียวกัน เช่น ทีมงานประมวลผลคําสั่งซื้อ
นําเสนอเครื่องมือหลากหลายแบบที่สามารถทํากิจกรรมเฉพาะอย่างสําหรับขั้นตอนการทํางานของคุณด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
จัดเรียงเครื่องมือในแถบเครื่องมือการทำงานในแบบที่ลงตัวกับรูปแบบปุ่มสำหรับขั้นตอนการทํางานของคุณ
สามารถปรับแถบเครื่องมือการทำงานให้เหมาะสมกับขั้นตอนการทํางานที่มีอยู่ได้
ตัวอย่าง)
ตัวอย่างกระบวนการสั่งซื้อ
ตัวอย่างการจับภาพและการจัดส่งแบบหลายช่องทาง
ตัวอย่างการจับภาพและการจัดการไฟล์แบบหลายช่องทาง
เพียงคลิกปุ่มตรงแถบเครื่องมือการทำงาน ระบบจะเปิด External Service Window ที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารและข้อมูลที่ได้รับการจัดการและจัดเก็บไว้ในระบบธุรกิจได้ผ่านเบราว์เซอร์
ดําเนินงานด้านข้อมูล เช่น การลงทะเบียนไฟล์ในระบบ การลงนามสัญญาทางอิเล็กทรอนิกส์ และการโพสต์ลงในแบบฟอร์มการอนุมัติใน External Service Window เพื่อลดกระบวนการป้อนข้อมูลด้วยตนเองตามปกติ
นำเสนอเครื่องมือเพื่อเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจที่คุณมีอยู่เดิม ซึ่งสามารถติดตั้งตรงแถบเครื่องมือการทำงาน และใช้งานได้เพียงคลิกครั้งเดียว
สามารถดึงข้อมูลเอกสาร เช่น ชื่อลูกค้า วันที่ และชื่อของบุคคลที่รับผิดชอบ ออกมาในรูปแบบไฟล์ CSV และเชื่อมโยงเข้ากับระบบธุรกิจต่าง ๆ ได้
สามารถรวมและผสานเอกสารในรูปแบบต่าง ๆ เป็นไฟล์เดียวได้อย่างง่ายดายด้วยการลากและวางที่เรียบง่าย ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อสร้างเอกสารที่มีตารางและไฟล์รูปภาพของไฟล์แอปพลิเคชันต่าง ๆ เช่น เอกสารข้อเสนอ
ผู้ใช้สามารถแยก เรียงลําดับใหม่ และลบหน้าต่าง ๆ รวมถึงแยกเอกสารตรงหน้าที่ต้องการได้
สามารถแก้ไขเอกสารได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องกลับไปใช้ไฟล์ต้นฉบับอีก
นอกจากตราประทับพื้นฐานแล้ว ผู้ใช้ยังสามารถสร้างและแนบตราประทับกับหมายเหตุแบบกําหนดเอง เช่น ลายเซ็นที่เป็นลายมือ ไปกับเอกสารได้ด้วย
แปลงเอกสารทั้งหมดเป็นข้อมูลเพื่อเชื่อมต่อข้อมูลจากการนําเข้า การใช้ประโยชน์ การจัดการ การบันทึก และการแจกจ่ายเอกสาร
นําเข้าข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ เช่น เอกสารกระดาษ โทรสารกับอีเมลขาเข้า จากนั้นก็แปลงเป็นข้อมูลดิจิทัลที่สามารถนํามาใช้ในระบบต่าง ๆ ได้
ข้อมูลจะแสดงตามคุณลักษณะของเอกสาร เช่น ชื่อบริษัทและวันที่ เพื่อป้องกันไม่ให้งานถูกมองข้าม
“คุณลักษณะ” คือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร เช่น ผู้สร้างและวันที่
เมื่อนําเข้าเอกสารด้วย FUJIFILM IWpro คุณลักษณะของเอกสารจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลซึ่งจะช่วยให้ทำการค้นหาเอกสารได้
ด้วย FUJIFILM IWpro คุณสามารถเลือกเทมเพลตหลากหลายแบบที่มาพร้อมกับการประมวลผลเอกสารแบบกําหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งจะช่วยให้คุณทํางานแสนน่าเบื่อได้โดยอัตโนมัติ เช่น การนําเข้าข้อมูลจากเอกสารที่อยู่ในรูปแบบต่าง ๆ การป้อนข้อมูล และการเรียงลําดับเอกสารตามขั้นตอนการทํางานของคุณ
ด้วยการแปลงรูปแบบไฟล์ การปรับความเอียงกับการวางแนว และการลบหน้าที่ว่างเปล่าออกไป คุณจึงสามารถใช้งานเอกสารได้อย่างง่ายดายในภายหลัง
เอกสารจะนำไปแจกจ่ายโดยอัตโนมัติตามกฎที่กําหนดไว้ล่วงหน้า เช่น การจัดเก็บหรือส่งไปยังปลายทางอื่นตามลูกค้าหรือตามประเภทงาน
มีฟังก์ชัน OCR ที่ดึงข้อมูลข้อความจากเอกสารให้โดยอัตโนมัติ ข้อมูลข้อความที่ดึงออกมาจะถูกบันทึกและสามารถใช้สําหรับการค้นหา รวมไปถึงวัตถุประสงค์อื่น ๆ
นอกจากโครงสร้างโฟลเดอร์เอกสารมาตรฐานแล้ว ยังสามารถใช้งาน ”มุมมองการจัดหมวดหมู่” ซึ่งจะแสดงโครงสร้างโฟลเดอร์เสมือนที่เริ่มต้นจากคุณลักษณะที่คุณระบุไว้ได้อีกด้วย
มุมมองการจัดหมวดหมู่จะช่วยในการค้นหาเอกสารที่คุณต้องการตามวิธีการค้นหาของคุณ
เอกสารสําคัญจะได้รับการปกป้องอย่างปลอดภัยด้วยการกําหนดสิทธิ์การเข้าใช้งานสําหรับแต่ละเอกสารหรือโฟลเดอร์
การเข้าใช้งานจะถูกควบคุมโดยการตั้งค่าการอนุญาตแบบละเอียดสําหรับการดู การแก้ไข/การอัปเดต การปรับเปลี่ยน และแสดงประวัติเวอร์ชัน
เอกสารสําคัญจะได้รับการปกป้องอย่างปลอดภัยด้วยการกําหนดสิทธิ์การเข้าใช้งานสําหรับแต่ละเอกสารหรือโฟลเดอร์
การเข้าใช้งานจะถูกควบคุมโดยการตั้งค่าการอนุญาตแบบละเอียดสําหรับการดู การแก้ไข/การอัปเดต การปรับเปลี่ยน และแสดงประวัติเวอร์ชัน
การกําหนดการดําเนินการและข้อมูลที่จําเป็นสําหรับแต่ละขั้นตอนการทํางาน ซึ่งทำให้เห็นภาพของขั้นตอนการทำงานได้
วิธีนี้จะช่วยรวมการยืนยันความคืบหน้าของงานและการจัดการผลลัพธ์ไว้ในที่เดียวได้
ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ใช้โดยอัตโนมัติเพื่อแจ้งสถานะงาน เช่น คําขอให้ประมวลผลงาน ใกล้ถึงวันครบกําหนด
เชื่อมต่อกับสถานที่ทํางานทุกแห่งได้ด้วยระบบที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ โดยไม่ต้องกังวลว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม
รองรับการเข้าใช้งานจาก Windows OS, Mac OS และอุปกรณ์เคลื่อนที่ (iOS และ AndroidTM OS)
เข้าถึง FUJIFILM IWpro ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ได้จากทุกที่ที่มีบริการอินเทอร์เน็ต เช่น จากสำนักงานสาขาหรือระหว่างการเดินทาง
ใช้งานในสภาพแวดล้อมการพิมพ์ที่ปลอดภัยและมีคุณภาพสูงได้จากทุกแห่งไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใดก็ตาม ทั้งในและนอกสำนักงาน
ผู้ใช้สามารถเลือกและพิมพ์เอกสารที่จัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์โดยใช้อุปกรณ์มัลติฟังก์ชันที่อยู่นอกสำนักงานได้
การใช้ฟังก์ชัน “ผู้ใช้ร่วม” จะทําให้ผู้ใช้ชั่วคราว เช่น ผู้เยี่ยมชม สามารถพิมพ์เอกสารได้โดยไม่ต้องลงทะเบียนผู้ใช้ เพียงอัปโหลดข้อมูลการพิมพ์จากลิงก์ของเว็บที่ผู้ดูแลระบบให้ไว้
- *1 ตัวเลือกเสริม
การกําหนดค่าการพิมพ์ที่ต้องได้รับการอนุมัตินั้นจะทําให้มั่นใจได้ว่าจะสามารถเริ่มพิมพ์ได้ก็ต่อเมื่อได้รับการอนุมัติจากหัวหน้างานแล้วเท่านั้น เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นจากกิจกรรมการพิมพ์นอกสถานที่
เมื่อมี FUJIFILM IWpro ผู้ดูแลระบบจะสามารถรวบรวมและจัดการสถานะการใช้งานเครื่องพิมพ์จากเว็บเบราว์เซอร์ได้อย่างสะดวกง่ายดาย วิธีจะช่วยลดภาระของผู้ดูแลระบบ และยังช่วยลดต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของอีกด้วย
เมื่อผู้ใช้พิมพ์เอกสารในอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน จะมีสถานะการใช้งานปรากฏขึ้นบนแผงของอุปกรณ์ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามจํานวนหน้าที่กําลังพิมพ์รวมถึงข้อมูลอื่น ๆ ได้
รุ่นเครื่องพิมพ์ที่รองรับที่มาพร้อมกับความสามารถในการลงทะเบียนผู้ใช้อัตโนมัติ ซึ่งทําให้กระบวนการทำงานนั้นง่ายยิ่งขึ้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกซิงโครไนซ์กับเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Entra ID*2 และ LDAP ได้ เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการลงทะเบียนผู้ใช้ให้เรียบง่ายยิ่งขึ้น
- *2 ชื่อเดิม: Microsoft Azure Active Directory (Azure AD)
