降低運營成本首要任務:自動化工作流程

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降低運營成本首要任務:自動化工作流程

紙張的歷史悠久,自2,000多年前發明以來,紙一直都是記錄、傳達資訊的主要媒介。

至今,紙張仍對人類的商業發展有重大的影響,近期研究顯示,高達80%的商業資訊仍記載在紙張上;但在數位轉型浪潮後,這個數字正快速地下降。

AIIM, 企業內容管理協會CEO, John Mancini說:「紙本是展開轉型的起點,因為它是大多數組織的致命弱點。」(Association for Information and Image Management, AIIM)
紙本文件轉向數位電子化已是必然趨勢,不僅提升辦公效率、節省成本,還有以下效益:

節省空間
沒有企業會願意支付一筆費用在完全沒有用到的空間。將紙本文件轉移至數位電子文件,就不會浪費儲存空間,將堆積如山的紙本換成有用的工作空間。

防範災難
地震、水災或火災等天災無法避免。將紙本文件轉存至雲端系統,安全保存重要資料。

隨時編輯紀錄
編輯、修改紙本文件容易造成版本混亂、遺失、難以立即修改和記錄最新版本。數位文件可讓您透過檔案稽核紀錄,保護完整的文件生命週期:檔案建立、派送傳遞、文件處理、儲存、刪除。

輕鬆找文件
大家都有翻箱倒櫃找不到文件的經驗吧!一旦紙本文件一多,要在短時間內,進行分類、歸檔和檔案搜尋,更是難上加難。因此,數位文件不僅易於歸檔和檢索外,也不會因時間久了而檔案毀損和遺失。

防範資安風險
在紙本文件留下機敏文件,容易產生資安風險,像是檔案櫃未上鎖、文件遺留在印表機或辦公桌上等等,無法預防資料外洩。但是,將資料數位化,並透過適合的資安防護解決方案、身分認證機制以管控存取文件資料人員。

管控存取權限
輕易共用和分享紙本文件,容易造成機敏資料外洩且事後追查不易,成為嚴重的資安漏洞。將文件數位化可集中管理所有編輯和修訂版本,並且設定身分驗證權限,允許擁有存取權限者進行編修,以提高安全性和簡化工作流程。

節省成本、提高生產力
節省成本是企業追求成長的目標之一。文件數位化不僅能省下紙張成本、提高生產力、資料保護或改善工作流程,都讓企業優化的成本管控。

數位化的優點顯而易見,但實際執行真的有那麼容易嗎?

答案是,也不是。

很難做到100% 淘汰紙本,或者一次就完成所有資訊數位化。不論您的企業才剛啟動數位轉型的旅程,亦或已展開部分工作流程自動化,都值得參考以下幾點做法,了解數位轉型的重要性:

工作流程自動化的成功秘訣在於「試錯」
提早開始是為了要預留「試錯」的空間!啟動位轉型的任務後,必須隨時監控、評估並在過程中進行調整和修正,在過程中保持靈活彈性,從錯誤中學習,直到調整成最適合企業內部的工作流程。
數位化是一個長途旅程而不只是按一個快速鍵直接下載! 

接受挫敗,從中學習
建立開放、誠信的企業文化,讓團隊勇於接受失敗並從中認清現況、了解錯誤點並積極面對、從中學習進而優化工作流程,以提升辦公效率。

善用自動化的工具
工欲善其事,必先利其器,尤其在數位轉型上,必須善用正確的設備與系統整合!因此,高階主管和IT部門應以身作則,將導入工作流程自動化放在首位,提升辦公流程效率,自然地轉型的訊息就能傳達到團隊成員。

面對轉型,高層該做到的事
正確的團隊成員引領轉型很重要,同樣地,讓高階主管了解數位轉型的意義與效益、如何導入和規畫,能加速轉型進程。

即便試錯很重要,但掌握以下原則,以加速轉型效率,少走冤枉路!

不要過度仰賴舊的經驗
客戶對產品服務的體驗變化速度很快,切勿遵循舊的商業模式或過時的客戶管理方式,來應對變化快速的轉型時代。參考最新的使用者體驗及其需求,以及時調整產品和服務,才能跟進日新月異的市場。

不要操之過急
雖說我們先前提到,企業應保有靈活性和適應彈性的重要性,但與其匆促地將工作流程數位化,擬定完善數位轉型策略、詳細盤點內部流程和該優先哪些工作流程等計畫更是重要!

變革的決心
變革有一定的難度和許多挑戰,難免會影響變革的決心。從舊系統切換到數位轉型解決方案時,應確保推動轉型的順暢度,轉換工作流程不會影響企業原有流程的停擺或碎片化,阻礙啟動轉型的可能性。

數位轉型勢在必行,透過讓企業具備正確的觀念、可行性高的策略及擁抱試錯的開放心態,就能朝向成功轉型的目標前進。

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