Các giải pháp môi trường làm việc kỹ thuật số đang định hình lại phòng họp như thế nào
Phòng họp là nơi lên ý tưởng và ra quyết định của đội ngũ. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ môi trường làm việc và sự thay đổi về văn hóa làm việc, những không gian này đã chuyển đổi thành môi trường làm việc kỹ thuật số.
Các doanh nghiệp hiện nay đang ngày càng áp dụng công nghệ môi trường làm việc để cải thiện hiệu quả và năng suất. Quá trình số hóa ở nơi làm việc đang thay đổi cách chúng ta tiến hành kinh doanh và kết nối với đồng nghiệp. Công nghệ môi trường làm việc đã định hình lại phòng họp truyền thống như thế nào? Phòng họp sẽ như thế nào trong tương lai gần? Hãy tìm hiểu trong bài viết này.
Từ phòng họp ban giám đốc đến không gian ảo, phòng họp đã phát triển như thế nào cho tới nay?
Trong nhiều năm, phần cứng và thiết kế phòng họp vẫn có phần nhất quán với phong cách làm việc dựa trên văn phòng. Tuy nhiên, trong 3 năm qua, văn phòng thực đã có vài thay đổi, chẳng hạn như nhân viên làm việc từ xa, nhiều cuộc thảo luận nhóm được tổ chức trên nền tảng hội nghị truyền hình hơn và số cuộc họp trực tiếp với khách hàng giảm.
Mặc dù phòng họp vẫn là nơi để thảo luận và ra quyết định, nhưng thiết kế và mục đích của những không gian này đã thay đổi. Hiện nay, chúng ta cần xác định cách nhân viên sẽ sử dụng những phòng họp này. Để làm vậy, chúng ta cần bắt đầu ngay từ lý do họp của nhân viên.
Bằng cách xác định những điều sau, bạn sẽ hiểu rõ hơn nhu cầu của nhân viên. Sau đó, bạn có thể thiết kế lại hoặc làm mới phòng họp bằng công nghệ để hỗ trợ các cuộc họp hiệu quả và hấp dẫn hơn.
Mục đích họp: Kiểm tra, cập nhật và cuộc họp lên kế hoạch
Bắt đầu bằng cách cải thiện các cuộc họp định kỳ, chẳng hạn như cuộc họp nhanh hằng ngày. Những cuộc họp này không cần diễn ra trực tiếp, nhưng mọi người đều phải có quyền truy cập vào các công cụ quản lý tài liệu dựa trên đám mây được chia sẻ, chẳng hạn như Docuworks Cloud, để hỗ trợ chỉnh sửa đồng thời và cập nhật theo thời gian thực.
Nếu cuộc họp ở dạng kết hợp, trong đó một số người tham gia trực tuyến và số khác tham gia trực tiếp, hãy đảm bảo phòng họp có một bảng trắng kỹ thuật số. Dùng bảng trắng đó để mọi người trong cuộc họp có thể thêm ý kiến đóng góp, được ghi chú và chia sẻ ngay sau cuộc họp.
Để tinh giản quá trình kiểm tra tiến độ dự án trong cuộc họp, hãy cân nhắc thay thế hoạt động đó bằng một nền tảng môi trường làm việc đa năng như Kintone hoặc DocuWorks Cloud. Những giải pháp này sẽ thông báo cho bạn khi từng giai đoạn dự án được hoàn thành hoặc bị trì hoãn. Nhờ vậy, đội ngũ của bạn có thể nhanh chóng đưa ra quyết định sáng suốt và ngăn chặn sự bế tắc. Việc giảm bớt số lượng cuộc họp sẽ giúp nhân viên có thêm thời gian tập trung vào công việc hiệu quả.
Mục đích họp: Phiên họp chiến lược
Phiên họp chiến lược và lên ý tưởng đòi hỏi sự linh hoạt để thích ứng với mọi nhu cầu của cuộc họp. Để không gian này luôn thích ứng, hãy đưa phần mềm vào phòng họp thay vì phần cứng.
Ví dụ: để hỗ trợ phiên họp lên ý tưởng, trong đó mọi người cùng chia sẻ ý kiến mà họ đã chuẩn bị trước, một công cụ phần mềm như Reactiv Suite sẽ giúp cuộc họp trực tiếp hoặc kết hợp trở nên tương tác hơn. Việc mở được tệp bất kỳ từ Word và PowerPoint sang PDF và trang web URL sẽ là một lợi thế lớn vì nó không làm gián đoạn cuộc thảo luận.
Đối với cuộc họp dạng kết hợp, chìa khóa để truyền tải ý kiến nằm ở việc điều khiển nguồn cấp dữ liệu camera nhằm đảm bảo người thuyết trình là trung tâm của cuộc thảo luận đó. Đối với cuộc trò chuyện trực tiếp, mọi người phải có khả năng truyền không dây thiết bị để họ có thể dễ dàng trình bày nếu có nội dung cần hiển thị trên điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính xách tay của mình.
Nguyên tắc bất di bất dịch về phòng họp kết hợp
Camera phòng hội thảo
Nếu bạn là một người tham gia trực tuyến của cuộc họp dạng kết hợp, cơ hội tích cực tham gia cuộc thảo luận sẽ thấp hơn. Điều này cũng dễ hiểu vì bạn sẽ có cảm giác như đang tương tác với một nhóm chứ không phải cá nhân. Công nghệ phòng họp hỗ trợ tính năng tương đương màn hình, chẳng hạn như Innex Cube, giúp những người tham gia từ xa cảm thấy thoải mái hơn bằng cách hiện từng thành viên trong phòng dưới dạng ô riêng lẻ. Conference Room Speakers
Các giải pháp khác, như Innex C830 Conference Camera, cung cấp 6 chế độ bố cục để những người tham gia từ xa có thể xem từng thành viên, người thuyết trình cùng với các thành viên còn lại trong nhóm (hoặc xem tổng quan nhóm và từng thành viên). The next generation of meeting rooms in the digital workplace era
Loa phòng hội thảo
Một số người có thể tranh luận rằng cần phải ưu tiên âm thanh hơn hình ảnh khi nâng cấp các giải pháp AV cho cuộc họp. Cho dù là cuộc thảo luận nội bộ hay cuộc họp thuyết trình bán hàng với khách hàng, thì tông điệu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hiểu rõ những người tham gia trong cuộc gọi.
Nhỏ mà có võ, Jabra Speakerphone là công cụ tuyệt vời cần có trong văn phòng. Dễ dàng di chuyển, bạn không cần phải trang bị công cụ này cho mọi phòng họp. Thay vào đó, nhân viên có thể biết nơi cần tìm và mang nó đến phòng họp mà họ chọn.
- Linh hoạt và nhanh nhạy: Môi trường làm việc kỹ thuật số của tương lai sẽ rất đa dạng. Nhân viên thuộc nhiều thế hệ và quốc gia sẽ làm việc cùng nhau. Điều này nghĩa là phòng họp cần phải có độ linh hoạt và thích ứng cao để bạn có thể thiết lập dựa trên mục đích của cuộc họp hoặc phong cách làm việc của đội ngũ. Nhờ vậy mà tạo ra một môi trường hòa nhập để khuyến khích cộng tác và phát triển ý tưởng mới.
- Cộng tác không biên giới: Giả sử các đội ngũ đến từ nhiều nơi trên thế giới đang cùng làm chung dự án. Không có ranh giới. Bằng việc sử dụng các công cụ và phần mềm, chẳng hạn như ứng dụng quản lý nội dung và xử lý tài liệu dựa trên đám mây, phòng họp tương lai của bạn sẽ là trung tâm văn hóa, ý tưởng và nhân tài. Điều này sẽ thúc đẩy tư duy toàn cầu trong tổ chức.
- Môi trường làm việc tương tác: Những đổi mới như màn hình tương tác, thực tế ảo và thực tế tăng cường sẽ giúp phòng họp tương lai trở nên sống động và dễ tương tác hơn. Bạn và các thành viên trong đội ngũ có thể thảo luận như thể mọi người đang thực sự có mặt. Mọi người có thể dễ dàng chia sẻ ý kiến và thể hiện ý tưởng. Điều này không chỉ giúp tăng mức độ tương tác và nâng cao năng suất mà còn thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới.
- Tự động hóa thông minh: Tự động hóa đang ngày càng phổ biến trong môi trường làm việc. Trong đó có việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để hỗ trợ các nhiệm vụ như ghi chú, đặt lịch trình và lên lịch cuộc họp. Các đội ngũ của bạn có thể tập trung hoàn toàn vào những sáng kiến mang tính chiến lược hơn và tiết kiệm thời gian quý báu.
- Sáng kiến xanh và phát triển bền vững: Những khái niệm này đang trở nên thiết yếu đối với môi trường làm việc kỹ thuật số. Việc áp dụng các biện pháp thân thiện với môi trường trong phòng họp sẽ giúp giảm thiểu mức phát thải cacbon và góp phần tạo ra một tương lai xanh hơn. Trong đó có việc sử dụng hệ thống chiếu sáng và thiết bị tiết kiệm năng lượng, khuyến khích tái chế và giảm bớt chất thải.
Hiện nay, công nghệ môi trường làm việc đã mở rộng khái niệm phòng họp ra ngoài không gian thực. Phòng họp đã trở thành những môi trường được kết nối dành cho mọi người ở nhiều biên giới và múi giờ.
FUJIFILM Business Innovation cung cấp các giải pháp không gian làm việc kỹ thuật số cho phòng họp thuộc mọi quy mô. Hãy để chúng tôi giúp bạn tạo ra môi trường làm việc của tương lai mà nhân viên được kết nối và trao quyền. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.