Giải pháp tự động hóa đã trợ giúp các bộ phận chức năng chính của doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Châu Á Thái Bình Dương như thế nào
Bạn thấy khó mở rộng quy mô doanh nghiệp ở Châu Á? Không chỉ mình bạn đâu. Theo một nghiên cứu gần đây của Diễn đàn kinh tế thế giới, 67% số doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) gặp khó khăn khi duy trì và phát triển hoạt động của mình.
Mặc dù bạn đã nỗ lực hết sức, nhưng nguồn lực hạn chế có thể ngăn cản bạn đạt được các mục tiêu mở rộng và tăng trưởng. Hơn nữa, nhân viên làm việc ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ đôi khi phải đảm nhận 2 vai trò. Việc nhận 2 vai trò cùng lúc, chẳng hạn như Tài chính và Nhân sự, có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức và hiệu suất công việc kém.
Thật may là giải pháp tự động hóa môi trường làm việc có thể khắc phục được vấn đề. Robot phần mềm có thể xử lý các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, giúp nhân viên có thêm thời gian tập trung vào công việc đem lại nhiều giá trị hơn cho công ty. Quy trình làm việc tự động có thể đơn giản hóa các quy trình và mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn theo cách tiết kiệm chi phí hơn.
Một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tự động hóa những quy trình làm việc hoặc quy trình công việc nào? Các nhiệm vụ đơn điệu, dễ mắc lỗi và lặp đi lặp lại tiêu tốn thời gian và năng lượng quý báu của nhân viên khi cần hoàn thành trên quy mô lớn.
Cân nhắc xem các giải pháp tự động hóa quy trình làm việc có thể cải thiện những quy trình công việc hiện có sau đây như thế nào:
1. Lập hóa đơn: Nắm bắt số liệu
Xử lý hóa đơn là một nhiệm vụ thường nhật của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, việc xử lý thủ công nhiều hóa đơn có thể tiêu tốn thời gian và nhân lực.
Giải pháp tự động hóa Khoản phải trả (AP) sẽ loại bỏ yếu tố con người trong các quy trình AP thông qua các chức năng thu thập dữ liệu, xử lý hoàn toàn tự động và quy trình làm việc điện tử dựa trên AI. Giải pháp này giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện năng suất, giảm bớt lỗi và hạ thấp chi phí xử lý. Kế toán viên và chủ doanh nghiệp chắc chắn sẽ đánh giá cao những lợi ích này.
2. Xử lý dữ liệu: Robot phần mềm giúp nhân viên có thêm thời gian
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường phải đối mặt với các thách thức do những quy trình làm việc tẻ nhạt và lặp đi lặp lại. Ví dụ: công ty tư vấn tài chính quy mô vừa Lifetime nhận thấy rằng cấp quản lý dành hàng giờ để trích xuất thủ công dữ liệu cần dùng trong các cổng thông tin khách hàng được xây dựng tùy theo nhu cầu. Việc này vừa không hiệu quả vừa tốn nhiều nguồn lực. Họ quyết tâm tìm ra một giải pháp tốt hơn.
Lifetime đã tìm đến giải pháp Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), trong đó các robot dựa trên phần mềm sử dụng phương thức lập trình theo quy tắc để tìm hiểu và thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, nhờ vậy mà có thể mô phỏng hoạt động tương tác của con người.
RPA giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tinh giản công việc đơn điệu cần đến sức người, từ đó đẩy nhanh và cải thiện kết quả dự án. Ví dụ: nhiệm vụ “ghép nối” thông tin cho các cổng thông tin khách hàng của Lifetime giờ đây có thể được thực hiện chỉ trong vài phút.
3. Ký và phê duyệt tài liệu: Không còn phải đợi chữ ký tay nữa
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ mất khá nhiều thời gian và công sức để xin chữ ký tay của khách hàng, nhà cung cấp hoặc cộng tác viên. Việc này thường dẫn đến sự chậm trễ và chi phí hoạt động gia tăng, đặc biệt là khi bên ký kết đang ở thành phố hoặc quốc gia khác.
Giải pháp chữ ký điện tử có thể đẩy nhanh quá trình thực hiện các hợp đồng gấp rút. Các giải pháp kỹ thuật số này sử dụng Cơ sở hạ tầng khóa công khai (PKI) do một tổ chức chứng nhận đáng tin cậy cấp, nhằm đảm bảo chữ ký trên tài liệu là an toàn và có tính ràng buộc pháp lý. Giải pháp chữ ký điện tử cũng có thể được tích hợp với các hệ thống quản lý tài liệu để giảm thời gian chờ đợi lãng phí.
Tìm hiểu tác động của giải pháp tự động hóa dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Bạn có thể muốn hỏi về các tác động của giải pháp tự động hóa đến quy trình công việc của mình. Để giải đáp thắc mắc của bạn, chúng tôi đã tổng hợp và trả lời các câu hỏi thường gặp về chủ đề này.
Giải pháp tự động hóa dành cho doanh nghiệp nhỏ có an toàn không? Giải pháp này có làm tăng nguy cơ bạn bị các mối đe dọa trên mạng tấn công hay không?
Khi được triển khai cùng các phương pháp hay nhất, giải pháp tự động hóa dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể rất an toàn. Hầu hết các nền tảng tự động hóa quy trình làm việc có uy tín đều coi vấn đề bảo mật là ưu tiên hàng đầu; họ sử dụng phương thức mã hóa, các biện pháp kiểm soát quyền truy cập an toàn và bản cập nhật phần mềm định kỳ để chặn đứng những mối đe dọa tiềm ẩn.
Tuy nhiên, việc đưa công nghệ mới vào hoạt động kinh doanh có thể gây ra những lỗ hổng mới nếu bạn triển khai và quản lý không đúng cách. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ không chỉ nên chọn những nền tảng có uy tín, mà còn nên áp dụng cả những biện pháp an ninh mạng và tiến hành đánh giá bảo mật định kỳ để giảm thiểu những lỗ hổng tiềm ẩn.
Giải pháp tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp tăng lợi thế cạnh tranh như thế nào?
Nâng cao trải nghiệm của khách hàng
Giải pháp tự động hóa quy trình làm việc giúp tăng cường hiệu quả trên mọi hoạt động kinh doanh của bạn. Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý cho khách hàng. Giải pháp này cũng giúp đội ngũ của bạn có thêm thời gian và nguồn lực để tái đầu tư vào các hoạt động mang tính chiến lược nhằm gia tăng giá trị cho doanh nghiệp bạn, chẳng hạn như nâng cao trải nghiệm của khách hàng khi dùng sản phẩm của bạn.
Thúc đẩy sự đổi mới
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng giải pháp tự động hóa dành cho doanh nghiệp nhỏ cũng sẵn sàng đổi mới. Bà Sunil Ranka làm việc tại Hội đồng Công nghệ Forbes cho biết: “Quy trình tự động hóa có thể khơi mào cho sự đổi mới bằng việc giải phóng nguồn lực và cung cấp dữ liệu cũng như thông tin chi tiết”. Bà Ranka giải thích rằng quy trình tự động hóa và sự đổi mới có thể tạo ra vòng lặp phản hồi tích cực giúp thúc đẩy lẫn nhau. “Sự đổi mới có thể mở đường cho quy trình tự động hóa bằng việc dẫn đến sự phát triển của các công nghệ và công cụ mới.”
Việc áp dụng giải pháp tự động hóa quy trình làm việc có dễ dàng không?
Sự tiến bộ về công nghệ đã giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng triển khai các giải pháp tự động hóa quy trình làm việc hơn. Khác với những hệ thống lỗi thời và tốn kém, các nền tảng hiện nay được thiết kế sao cho có thể mở rộng quy mô. Những nền tảng này phục vụ các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp sẵn sàng phát triển.
Những bước tiến về công nghệ trí tuệ nhân tạo và học sâu cũng cho phép áp dụng giải pháp tự động hóa quy trình làm việc trên nhiều phòng ban, từ đó đem lại cơ hội triển khai trên toàn doanh nghiệp khi công nghệ phát triển.
Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc đầu tư vào cơ sở hạ tầng và nhân sự CNTT phù hợp để triển khai các giải pháp này tại doanh nghiệp mình.
Bắt đầu tự động hóa quy trình làm việc của bạn cùng FUJIFILM Business Innovation ngay hôm nay
Bạn vẫn đang cân nhắc ưu và nhược điểm khi áp dụng giải pháp tự động hóa quy trình làm việc? Hãy để chúng tôi giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về giải pháp tự động hóa phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ của bạn.
Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu cách giải pháp tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ của bạn chuyển sang các hoạt động gia tăng giá trị hơn.