“Môi trường làm việc kết hợp hiện nay là cơn lốc giao tiếp. Số lượng đã tăng nhưng chất lượng đang giảm. Kết quả là các doanh nghiệp dành nhiều thời gian hơn vào một bộ phận chức năng quan trọng và thực hiện kém hiệu quả.” Trích dẫn này được lấy từ một nghiên cứu về hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp do Grammarly Business và The Harris Poll tiến hành gần đây. Hoạt động giao tiếp không hiệu quả trong môi trường làm việc dẫn đến giảm năng suất.

Làm cách nào bạn và đội ngũ của mình có thể giao tiếp hiệu quả hơn, dù là trong cuộc họp trực tuyến hay qua nền tảng môi trường làm việc, để đảm bảo quy trình làm việc của doanh nghiệp vận hành trơn tru?

Bước đầu tiên là xác định vấn đề nằm ở đâu.

Sự hiểu lầm trong văn phòng không phải là vấn đề mới. Khi các hoạt động tương tác trong công việc ngày càng chuyển sang trực tuyến, chúng ta nên học cách tránh những hiểu lầm này trong tương lai, có thể là trong văn phòng thực hay môi trường làm việc kỹ thuật số.

Môi trường làm việc kết hợp tạo ra khoảng cách thực, thường được cho là tạo áp lực lên các kênh giao tiếp và gây hiểu lầm do nhân viên bị ngắt kết nối. Tuy nhiên, với công nghệ phù hợp, môi trường làm việc kết hợp thực ra có thể đưa đội ngũ đến gần nhau hơn, đồng thời tăng cường kết nối trực tiếp và trực tuyến.

Việc này đòi hỏi phải xác nhận những dấu hiệu của hoạt động giao tiếp không hiệu quả trong môi trường làm việc. Sau đây là 3 chỉ báo về hoạt động giao tiếp không hiệu quả trong môi trường làm việc mà bạn cần chú ý:

1. Khi các nhiệm vụ được quản lý không đúng cách

   Thiếu sự phối hợp có thể cản trở người quản lý ủy quyền nhiệm vụ, dẫn đến việc nhân viên chậm thời hạn hoặc trì hoãn luân chuyển. Vấn đề này có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng.

2. Khi nhân viên không gắn kết

   Các nhân viên gắn kết trên toàn thế giới giúp tăng 21% khả năng sinh lời và 17% năng suất. Khi cảm thấy choáng ngợp, nhân viên dễ dàng bỏ cuộc. Ví dụ: thông báo qua trò chuyện và email hoặc công việc thủ công tiêu tốn thời gian có thể dễ dàng trở thành yếu tố gây sao nhãng.

3. Khi cuộc họp có tỷ lệ tham gia thấp

Cuộc họp là hoạt động bình thường trong văn hóa làm việc của chúng ta. Tuy nhiên, việc thu hút sự tham gia trong cuộc họp không phải lúc nào cũng dễ dàng. Có thể các thành viên mới trong đội ngũ sẽ e ngại chia sẻ ý kiến trong cuộc họp trực tiếp. Tuy vậy, cuộc họp trực tiếp thường có tỷ lệ tương tác cao hơn so với cuộc họp trực tuyến.

Bạn cần phải hợp nhất các công nghệ giao tiếp trong môi trường làm việc để tăng tối đa ROI. Lực lượng lao động của bạn sẽ cảm thấy thoải mái và quen thuộc hơn với nền tảng hoặc giải pháp khi bạn chuẩn hóa nó. Việc có một nền tảng môi trường làm việc đa năng sẽ tạo điều kiện cho điều này và hơn thế nữa. 

Nền tảng môi trường làm việc đa năng cung cấp trang tổng quan có thể tùy chỉnh để bạn thấy rõ quy trình làm việc của đội ngũ. Các nền tảng này thường đi kèm với những tính năng tích hợp sẵn như gắn thẻ và bình luận để khuyến khích nhân viên cộng tác hiệu quả hơn. Trang tổng quan môi trường làm việc cũng có thể giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ, theo dõi việc được giao, tạo ra kết quả dựa trên dữ liệu và nâng cao năng suất của nhân viên. Một công ty CNTT nhận thấy rằng một nền tảng môi trường làm việc đa năng đã giúp tăng 200% năng suất.

Bằng cách tạo ra không gian làm việc kỹ thuật số được chia sẻ với các thành viên trong đội ngũ, họ có thể trao đổi liền mạch thông tin mới nhất và mọi người có thể cùng giám sát tiến độ của dự án. Tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn bằng cách tự động hóa thông báo khi gửi tài liệu mới. Hệ thống có thể gửi thông báo đến thiết bị di động để các nhân viên làm việc theo mô hình kết hợp và từ xa không bao giờ bỏ lỡ tài liệu mới, nhờ vậy mà đẩy nhanh quá trình xử lý hồ sơ và hợp đồng, từ đó mang lại lợi ích cho bạn, đội ngũ và khách hàng của bạn.

Để thiết lập môi trường làm việc kết hợp hiện nay, bạn cần có một môi trường làm việc nhanh nhạy hơn. Tuy nhiên, nhiều kênh trò chuyện và nhắn tin có thể gây sao nhãng. Theo một nghiên cứu của Microsoft năm 2023, 68% số người nói rằng họ không có đủ thời gian cần tập trung liên tục trong ngày làm việc. Theo Forbes, 46% số người trả lời nói rằng việc thấy tin nhắn bị phớt lờ trong khoảng thời gian dài khiến họ căng thẳng tại nơi làm việc.

Mặc dù hầu hết nhân viên thích email hơn so với các lựa chọn giao tiếp kỹ thuật số khác, nhưng họ không thể chỉ sử dụng email trong không gian làm việc kỹ thuật số được nữa. Tuy nhiên, chúng ta có thể làm được nhiều việc hơn để vạch ra và đảm bảo các kênh giao tiếp khác nhau được dùng để thúc đẩy hoạt động giao tiếp cũng như chia sẻ thông tin hiệu quả hơn. Với các giải pháp giao tiếp thống nhất, bạn có thể nhận được phần mềm và phần cứng mình cần để đảm bảo giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc kỹ thuật số, đồng thời đáp ứng tiêu chuẩn về mức độ hài lòng của nhân viên.

Cuối cùng, bạn cần phải nâng cấp phần cứng để nhân viên có thể dễ dàng giao tiếp cho dù ở bất cứ đâu.

Nhân viên và khách hàng có thể cảm thấy mệt mỏi và khó khăn với hội nghị từ xa nếu bạn đang cố nghe hoặc xem nội dung mọi người hiển thị qua video có chất lượng thấp.

Sau đây là 4 ví dụ về phần cứng mà bạn và đội ngũ có thể dùng để nâng cao trải nghiệm cuộc họp.

1. Màn hình video 4K sẽ giúp bạn tạo ra một môi trường cộng tác sống động giống như trong cuộc họp trực tiếp
2. Camera hội nghị hiệu suất cao được thiết kế riêng cho hoạt động giao tiếp tốt hơn, hiệu quả hơn trong môi trường trực tuyến
3. Tai nghe khử tiếng ồn, chất lượng cao giúp giao tiếp trơn tru bằng loa ngoài dùng được ngay sau khi kết nối của cuộc gọi hội nghị
4. Không gian làm việc kỹ thuật số giúp chuyển đổi bản thuyết trình của bạn từ thụ động sang có tác động mạnh mẽ, bằng cách sử dụng nhiều nội dung đa phương tiện