- Objetivo
- Construir un nuevo entorno de oficina utilizando tecnología en la nube en anticipación a la reubicación de la sede central
- Desafíos
- Aumento de espacio para almacenar papel
- Gestión individual de la información
- No hay reglas para la gestión de documentos
- Enfoque
- Construir una infraestructura de intercambio de información no dependiente del papel mediante la introducción y promoción de herramientas de colaboración y de intercambio de archivos (como el escaneo y Box)
- Aclarar las reglas de gestión de documentos electrónicos/impresos
- Para obtener seguridad basada en la autenticación personal
- Solución
- Servicio de almacenamiento en la nube
- Impresión a demanda
- Box
- Beneficios y resultados
- Reducción de aproximadamente el 70 % en documentos impresos y utilización efectiva del espacio de oficina
- Mayor movilidad operativa y eficiencia
- Menor tiempo de recuperación de documentos
- Las PC, las MFP y la nube lograron la integración de autenticación unificada. Menor carga de trabajo de gestión de autenticación
Con una filosofía corporativa de “lograr una vida rica y saludable a través de los deportes”, K Corporation es una empresa de ropa deportiva que abarca todo, desde la planificación y fabricación de diversos artículos deportivos hasta la logística, las operaciones de las tiendas y las ventas. Comenzando como fabricante, se expandieron a tiendas administradas directamente y, en los últimos años, se han aventurado en el comercio electrónico, expandiendo constantemente su alcance comercial.
A medida que las marcas que manejan y la escala de su negocio se expandían, la cantidad de empleados en K Corporation aumentó, lo que hizo que su espacio de oficina se sintiera estrecho. Sentían que, para trabajar de manera eficiente, tenían que ser más conscientes de la organización y el orden.
Además, K Corporation necesitaba mejorar la eficiencia del trabajo y mejorar los estilos de trabajo para prepararse para reubicar sus oficinas centrales y lograr una nueva forma de trabajar. Esto incluyó considerar métodos para digitalizar y consolidar documentos impresos. Esto llevó al lanzamiento del PROYECTO CERO para promover las operaciones sin papel.
Como resultado de comprender la situación actual dentro del proyecto, descubrieron que mucha información se gestionaba individualmente, lo que hacía necesario establecer reglas de gestión de documentos que no dependieran de las personas.
Al incorporar solicitudes en el sitio, hemos desarrollado nuestro propio sistema central mediante la creación de diversos subsistemas, incluido el software colaborativo, utilizando paquetes individuales y el desarrollo desde cero. Sin embargo, debido a esto, muchas personas dijeron que el sistema se había especializado con una lógica única, lo que lo hacía propenso a depender de personas específicas y difícil de usar en términos de operabilidad.
– Gerente de TI de K Corporation
FUJIFILM Innovación Comercial se ha enfocado en crear una plataforma común de intercambio de información que sea fácil de usar para los usuarios, con el objetivo de representar el eslogan del cliente “en cualquier momento, en cualquier lugar, con cualquier persona”.
Luego decidieron adoptar Box, altamente seguro y fácil de usar, como su plataforma, y crear un entorno de oficina que pudiera integrarse perfectamente con el entorno de nube.
En respuesta a las solicitudes de nuevos clientes sobre elementos como mantener la seguridad, garantizar la operabilidad del usuario y controlar los privilegios de acceso para los usuarios de Box, implementaron un sistema que integra las MFP con Box y aclararon las reglas para la gestión de documentos electrónicos e impresos.
Gracias a la propuesta de FUJIFILM Innovación Comercial, ahora es posible imprimir datos guardados en Box directamente usando una MFP y cargar datos digitalizados en Box de inmediato. Además, al utilizar la “Impresión con carga privada”, podemos imprimir desde cualquier MFP dentro de nuestro entorno de red, eliminando la necesidad de realizar tareas a través de una computadora cada vez.
– Gerente de TI de K Corporation
Al vincular PC, MFP y la nube, han logrado compartir información sin problemas y han realizado una oficina de puestos no asignados que no está restringida por ubicaciones como oficinas o pisos. La introducción del teletrabajo también fue fluida, ya que el entorno estaba listo para trabajar desde cualquier lugar.
Además, al establecer la plataforma de información y desarrollar reglas de gestión de documentos, la recuperación de documentos requiere menos tiempo que antes. Como resultado, el movimiento hacia la operación sin papel se extendió rápidamente en toda la compañía, logrando una reducción del 70 % en el inventario total de papel en la sucursal de Tokio. Esto condujo a menos tareas de producción de papel y a una mayor eficiencia operativa.
Después de poner en marcha este proyecto, lo implementarán en todas las ubicaciones y moverán el sistema central a la nube. FUJIFILM Innovación Comercial continuará haciendo propuestas y brindando apoyo en línea con las necesidades del cliente para transformar aún más la forma en que trabajan.
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