Impulso de la fuerza laboral híbrida con la solución de impresión inteligente de FUJIFILM

Establecida en 1976, R Corporation ha crecido hasta convertirse en un líder global en TI y consultoría empresarial, operando en 400 ubicaciones en todo el mundo. Durante casi cinco décadas, R Corporation ha mantenido una “cultura centrada en las personas”, trabajando estrechamente con clientes de todas las industrias para fomentar la confianza y acelerar la transformación digital con perspectivas procesables. Este compromiso con la innovación y las relaciones sólidas con los clientes ha permitido más de 5000 historias de éxito a nivel mundial.

El inicio de la pandemia de COVID-19 cambió significativamente la forma en que operan las empresas, y R Corporation no fue la excepción. La compañía pasó rápidamente de un entorno de trabajo tradicional basado en la oficina a un modelo de trabajo híbrido, lo que permitió a los empleados trabajar desde una variedad de ubicaciones fuera de la oficina. Si bien esta evolución ofreció flexibilidad a los empleados, también expuso limitaciones en la infraestructura de impresión heredada de R Corporation, que había sido diseñada mucho antes de la pandemia y era insuficiente para adaptarse a las nuevas modalidades de trabajo.

Su antiguo entorno de impresión creó varios desafíos. En primer lugar, la falta de flexibilidad en el sistema afectó negativamente la productividad de los empleados, ya que la infraestructura no estaba alineada con las demandas de una fuerza laboral híbrida. En segundo lugar, el uso de impresoras multifunción (MFP) de varios fabricantes significó que los contratos de mantenimiento se fragmentaron entre diferentes proveedores, una situación que complicó las operaciones de TI y agregó trabajo administrativo innecesario. En tercer lugar, la configuración de impresión tradicional se volvió cada vez más costosa y obsoleta en la era posterior a la pandemia, donde los volúmenes de impresión habían caído significativamente debido a la creciente adopción de herramientas de comunicación digital. Sin una forma de rastrear y analizar el uso de impresión individual o departamental, las ineficiencias como la impresión innecesaria y los desechos se acumulaban sin control. Al reconocer la necesidad urgente de optimizar su entorno de impresión y reducir los costos sin comprometer la productividad, R Corporation buscó una solución que pudiera abordar estos problemas de manera holística.

Para ayudar a R Corporation a superar sus desafíos de impresión, FUJIFILM India, en asociación con el colaborador de confianza Wepsol, se embarcó en una evaluación integral de la flota de impresión existente de la compañía. La evaluación comenzó con un análisis profundo de sus datos impresos de los tres años anteriores. Este proceso reveló información importante, incluidas tendencias de volumen de impresión, zonas con altas demandas de impresión, niveles de residuos generados y la relación de color con la impresión monocromática. Además del análisis de datos, FUJIFILM y Wepsol realizaron entrevistas con administradores y usuarios de TI para obtener una comprensión detallada de sus flujos de trabajo únicos. Por ejemplo, el Departamento de Finanzas informó un aumento en la actividad de impresión a fin de mes para los procesos de informes clave. Estas perspectivas personalizadas, combinadas con el análisis de datos, descubrieron ineficiencias, como el uso desigual en los departamentos y el desperdicio de la impresión innecesaria. Se hizo evidente que R Corporation necesitaba una configuración de impresión optimizada, con la cantidad correcta de dispositivos ubicados estratégicamente para equilibrar la eficiencia, el costo y la productividad.

Con estas perspectivas, FUJIFILM India y Wepsol propusieron una solución optimizada diseñada para satisfacer las necesidades específicas de R Corporation. Un primer paso crítico fue “dimensionar correctamente” la infraestructura de impresión de la compañía. Al consolidar la flota de equipos y estandarizar la tecnología de FUJIFILM, redujeron la cantidad de MFP de su configuración anterior a solo 33 unidades, una reducción de casi el 55 %. La flota recientemente diseñada incluyó 25 MFP monocromáticas (“Apeos 2560”) y ocho MFP a color (“Apeos C2060”), implementadas estratégicamente en toda la oficina para respaldar la productividad sin consumo excesivo. Esta implementación optimizada abordó directamente las ineficiencias y posicionó a la empresa para lograr reducciones de costos significativas sin comprometer los flujos de trabajo de los empleados.

Una de las características destacadas del nuevo sistema fue la adopción de la solución de gestión de impresión “MyQ”. Este software trajo un control avanzado y transparencia al entorno de impresión de R Corporation, lo que permitió a los usuarios liberar trabajos de impresión a través de la autenticación de tarjetas de identificación. Esta funcionalidad no solo evitó impresiones innecesarias, sino que también permitió a los usuarios realizar ajustes de último momento en la configuración de impresión antes de la salida, como cambiar de color a monocromático para ahorrar costos. Con MyQ, R Corporation también obtuvo acceso a informes detallados de actividades impresas, lo que permitió monitorear el uso en los departamentos e identificar áreas para mejoras adicionales. Esta visibilidad resultó invaluable para los administradores de TI y los responsables de la toma de decisiones, lo que les permitió optimizar las operaciones y administrar los costos de manera más efectiva.

Los beneficios se extendieron más allá del nivel operativo. Consolidar el contrato de mantenimiento a través de Wepsol simplificó los procesos de soporte para R Corporation, ya que ahora tenían un único punto de contacto para todas las necesidades de servicio y mantenimiento. Esto mejoró la velocidad de resolución de problemas, redujo la carga de trabajo administrativa para el personal de TI y mejoró la confiabilidad general del entorno de impresión. Además, con menos dispositivos en funcionamiento, R Corporation logró reducciones significativas en el consumo de energía y la utilización del espacio, lo que contribuyó a ahorros adicionales en el costo total de propiedad (TCO).

Al adoptar el enfoque basado en datos y la solución personalizada de FUJIFILM India y Wepsol, R Corporation transformó con éxito su entorno de impresión para satisfacer las demandas del trabajo híbrido. La infraestructura optimizada no solo ahorró costos, sino que también mejoró la experiencia del usuario y la productividad en toda la organización. Como resultado, R Corporation ahora está mejor equipada para apoyar los diversos estilos de trabajo de sus empleados mientras impulsa la eficiencia y la sostenibilidad en sus operaciones.