Precisión, protección, progreso: Cómo reinventar la impresión dando el ejemplo

S Agency, con sede en Abu Dabi, es una organización muy respetada que proporciona asesoramiento y apoyo estratégico en políticas a líderes clave en los EAU. Su función se extiende a través de áreas vitales como economía, seguridad y derecho, lo que lo convierte en un pilar de los procesos nacionales de toma de decisiones. Al manejar proyectos especiales y mejorar la gobernanza, se han establecido como una fuerza impulsora para crear resultados impactantes tanto a nivel regional como global.

En el entorno comercial altamente dinámico de hoy en día, la agilidad es esencial para mantener la relevancia. S Agency también tuvo que navegar por una coyuntura crítica donde necesitaba modernizar sus operaciones y, al mismo tiempo, cumplir con las políticas ambientales de los EAU. Con la política de gobierno ecológica de los EAU, introducida en 2012, se enfatizó significativamente la conciencia ambiental, lo que los obligó a reevaluar sus procesos comerciales. La infraestructura de impresión, un área clave de enfoque, tuvo que evolucionar para alinearse con estas iniciativas ambientales.

El desafío se volvió doble. Por un lado, necesitaban reducir su huella ambiental mientras mantenían la eficiencia operativa. Por otro lado, la organización frecuentemente produce materiales sensibles al color y claridad de líneas finas, como libros informativos, presentaciones de políticas, informes públicos y material colateral de eventos. Las impresoras multifunción (MFP) existentes en uso continuo no lograron entregar las impresiones de alta calidad necesarias para dicha documentación crítica. Además, manejaron información confidencial y clasificada, lo que hace que la seguridad de los documentos sea una prioridad principal. Sin embargo, la falta de medidas de seguridad sólidas en el sistema existente expuso vulnerabilidades. La incapacidad de monitorear el uso del equipo o identificar ineficiencias complicó sus desafíos operativos, dejando los cuellos de botella sin resolver y los procesos gestionados de manera subóptima.

Reconociendo la necesidad de una solución integral y a futuro, comenzaron su viaje para transformar sus capacidades de impresión para satisfacer las demandas de excelencia ambiental y operativa.

Para abordar estos desafíos, S agency se asoció con FUJIFILM Middle East y Managed Print Services LLC. La colaboración se centró en implementar una solución personalizada que integrara tecnología de última generación con información operativa procesable.

En el núcleo de la solución se encontraba la implementación de Apeos C7070 y Apeos C5570 para A3 MFP y Apeos C325 dw para impresora de función única (SFP) A4, presentándolos a 26 dispositivos de alto rendimiento. Estos dispositivos fueron diseñados para ofrecer una calidad de impresión excepcional y, al mismo tiempo, cumplir con altos estándares de eficiencia operativa y conciencia ambiental. Equipados con un cabezal de impresión LED de 1200 × 2400 ppp y el tóner Super-EA Eco, los modelos Apeos C7070 y Apeos C5570 lograron colores nítidos y vibrantes sin esfuerzo, lo que los hace ideales para sus materiales intrincados y sensibles al color. Estos dispositivos también incorporaron tecnologías de vanguardia como el tóner con fusión a baja temperatura, lo que redujo significativamente el consumo de energía y demostró un fuerte compromiso con la mitigación del impacto ambiental, que fue certificado por ENERGY STAR.

Además del hardware avanzado, FUJIFILM y Managed Print Services implementaron Managed Print Service (MPS) para optimizar los flujos de trabajo y proporcionar supervisión. Se implementó una autenticación de usuario segura, lo que permitió que los trabajos de impresión se almacenaran y liberaran temporalmente solo por personal autorizado, eliminando efectivamente el riesgo de documentos no recopilados y sin supervisión. MPS también introdujo una administración centralizada para ofrecer visibilidad del uso de impresión por parte de usuarios y dispositivos. Mediante un análisis detallado, S Agency obtuvo información crítica sobre los volúmenes de impresión, los patrones de actividad y los usos de consumibles. Esta transparencia mejorada permitió a la organización identificar ineficiencias y aprovechar las perspectivas basadas en datos para optimizar la asignación de recursos de manera efectiva. También apoyó una realineación estratégica de la colocación de impresoras en toda la oficina, maximizando la productividad y optimizando las operaciones. Además, el MPS incluyó una función automatizada de reabastecimiento de consumibles, lo que garantiza una entrega de suministro oportuna que minimizó el tiempo de inactividad y permitió al personal mantener flujos de trabajo ininterrumpidos.

La implementación de las MFP y MPS de FUJIFILM marcó un punto de inflexión para S Agency, al ofrecer mejoras significativas y medibles. Experimentaron una reducción del 30 % en el consumo de energía debido a las tecnologías ambientales incorporadas en la serie Apeos, lo que respalda directamente los objetivos descritos en la política ecológica de gobierno de los EAU y la política de adquisición ambiental del gobierno. Las características de seguridad avanzadas, como la autenticación del usuario y el cifrado de documentos, mitigaron con éxito los riesgos de filtraciones de datos, al tiempo que garantizaron el cumplimiento de las normas nacionales de protección de datos.
La eficiencia operativa recibió un impulso sustancial, ya que las perspectivas de datos proporcionadas por el marco de MPS les permitieron agilizar los procesos, reducir los costos y optimizar los flujos de trabajo. Con la calidad de impresión que ahora cumple plenamente con sus requisitos, los empleados informaron niveles más altos de satisfacción, lo que llevó a una mejora notable en los puntajes generales de satisfacción de los empleados. Esta transformación cultural y operativa positiva los alentó a expandir el nuevo entorno de impresión a otros departamentos relacionados, incorporando aún más la sostenibilidad, la seguridad y la eficiencia en las operaciones centrales de la organización.

FUJIFILM Middle East y Managed Print Services siguen comprometidos con el éxito continuo de S Agency. Al mantener una asociación cercana y colaborativa, ambas compañías apuntan a abordar proactivamente los desafíos comerciales en evolución e impulsar soluciones impactantes y con visión de futuro.
Esta relación continua refleja una visión compartida de innovación, adaptabilidad y crecimiento sostenido, lo que garantiza que sigan siendo líderes en excelencia operativa y gestión ambiental.