Transformación del procesamiento de facturas a través de una gestión de impresión optimizada

Fundada en 1997, T Company se ha establecido como un proveedor de atención médica líder en los EAU y en la región en general. Reconocidos no solo por la excepcional atención al paciente, sino también por su fuerte compromiso con la educación y la investigación, los tres pilares de la organización: atención médica, educación e investigación son ampliamente reconocidos como fundamentos de excelencia dentro de la industria de la atención médica.

A pesar de su éxito generalizado e impacto social positivo, T Company enfrentó un importante desafío interno en la gestión de su sistema de procesamiento de facturas cada vez más complejo. Las prácticas de facturación variaron significativamente en muchas divisiones comerciales, lo que llevó a flujos de trabajo fragmentados que exigieron una amplia atención de la gerencia y requirieron una gran fuerza laboral dispersa para manejar las tareas administrativas. Esta fragmentación causó demoras en la ejecución centralizada de la facturación en todos los departamentos, lo que reveló una necesidad urgente de mejoras operativas y mayor eficiencia.
Además de las preocupaciones operativas, su visión corporativa pone un fuerte énfasis en la responsabilidad ambiental. Su objetivo era reducir el consumo innecesario de papel y optimizar el uso de recursos como parte de sus objetivos de sostenibilidad. Impulsados por estas prioridades duales, la eficiencia operativa y la gestión ambiental, buscaron soluciones innovadoras para transformar sus flujos de trabajo de gestión de facturas.

Para enfrentar estos desafíos, FUJIFILM Middle East colaboró con Managed Print Services LLC, un proveedor confiable de servicios de impresión administrados (MPS) para ofrecer una solución personalizada adaptada a los requisitos únicos de T Company.
La solución implicó la implementación de un conjunto de impresoras multifunción (MFP), incluidas las MFP a color Apeos C5570 A3, las MFP a color Apeos C325 dw A4 y las MFP monocromáticas Apeos 4830 A4. Junto con estos dispositivos, MPS permitió un control centralizado sobre todos los equipos de impresión en toda la organización. Esta centralización simplificó drásticamente lo que anteriormente había sido un proceso de gestión complejo y fragmentado, creando un entorno de impresión más eficiente y cohesivo.
Además, el nuevo sistema facilitó el monitoreo en tiempo real del uso de impresión a niveles de detalle, por dispositivo, departamento y usuario individual. Esta visibilidad les permitió identificar a los usuarios y departamentos con altos volúmenes de impresión, lo que permitió esfuerzos específicos para reducir la impresión excesiva y fomentar el uso responsable del papel en toda la organización.

Los beneficios se extendieron más allá del monitoreo. La introducción de la impresión basada en la autenticación del usuario reforzó significativamente la seguridad de los documentos al garantizar que solo el personal autorizado pudiera liberar trabajos de impresión. Además, MPS incluyó el reabastecimiento automatizado de consumibles, que garantizaba el reabastecimiento inmediato y minimizaba el tiempo de inactividad del dispositivo a través de la gestión proactiva del tóner y los suministros. Este enfoque integral no solo abordó las ineficiencias operativas, sino que también reforzó los compromisos de T Company con la seguridad y la sostenibilidad, generando mejoras medibles en todas las facetas de sus procesos de impresión y facturación.

La introducción de las MFP y MPS de Apeos revolucionó los flujos de trabajo de facturación de T Company. Al obtener una visibilidad clara de los volúmenes de impresión en cada departamento, pudieron identificar dónde aumentaba la producción, lo que permitió una revisión y optimización exhaustivas de los procesos de facturación. Como resultado, los procedimientos de facturación en todos los departamentos se simplificaron significativamente. Esta simplificación no solo redujo la carga de trabajo administrativa, sino que también llevó a recortes sustanciales en el volumen y los costos de impresión, lo que culminó en una impresionante reducción general del 30 % en los gastos de impresión.
Gracias a las recomendaciones estratégicas de Fujifilm Middle East y Managed Print Services, se han posicionado como un proveedor innovador y vanguardista de servicios médicos. Esta iniciativa no solo ha mejorado la eficiencia operativa, sino que también ha reafirmado su compromiso con la innovación, reforzando su estado de liderazgo dentro de los sectores de atención médica, educación e investigación. Han fomentado una relación sólida y colaborativa con Managed Print Services, que continúa brindando apoyo dedicado. Para expandir la infraestructura de impresión, se están instalando 18 dispositivos adicionales. Además, se está llevando a cabo un estudio en curso para apoyar a las compañías dentro de su grupo con más de 140 dispositivos adicionales.
FUJIFILM Middle East y Managed Print Services permanecen firmes en su compromiso de fortalecer esta asociación y proporcionar apoyo comercial continuo para abordar los desafíos cambiantes de los clientes.