- Objetivo
- Mejorar el proceso de documentos entre las tiendas y la sede central
- Mejorar la eficiencia laboral en espacios pequeños
- Desafíos
- Transformación del flujo de trabajo de impresión en digital para la productividad
- Aumento de los gastos de comunicación debido a la solicitud por fax
- Enfoque
- Instalar impresoras multifuncionales A4 para tiendas
- Transformar un flujo de trabajo en papel en digital para su aplicación
- Solución
- DocuCentre-VII C5573
- DocuCentre-VII C2273
- DocuCentre-VII C3373
- ApeosPort-V C3320
- Software de gestión en la nube
- Beneficios y resultados
- Logró un flujo de trabajo productivo de la aplicación
- Dirigió una gestión eficiente de documentos y control de costos
Fundada en 1968 y actualmente cuenta con 40 restaurantes y alrededor de 1500 empleados para operarlos y administrarlos en el área central de Honshu en Japón (a septiembre de 2023). Su objetivo es “proporcionar una experiencia rica y feliz a la hora de comer” y crecer como un restaurante comunitario.
En 2018, Y Restaurant estaba planificando el reemplazo de impresoras multifuncionales (MFP) que son para su sede central y fábrica. FUJIFILM Innovación Comercial participó en la competencia para ganar un acuerdo con Y Restaurant. Mientras que otros competidores propusieron que las MFP A3 fueran el reemplazo para su sede central, fábrica y restaurantes, FUJIFILM Innovación Comercial consideró y analizó si las MFP A3 seguramente se ajustan a su espacio de restaurante. Para confirmar sus desafíos comerciales, FUJIFILM Innovación Comercial tuvo una entrevista con 3 gerentes de Y Restaurant. En la entrevista, FUJIFILM Innovación Comercial escuchó que Y Restaurant necesitaba transformar la documentación actual para comunicarse entre los restaurantes y la sede de manera más simple. Además, FUJIFILM Innovación Comercial decidió visitar todas las ubicaciones de restaurantes y fábricas y preguntó cómo usan los dispositivos existentes en las tareas diarias.
Después de visitar y tener una conversación con el cliente, FUJIFILM Innovación Comercial concluyó que las MFP A3 no son adecuadas para colocar en una trastienda del restaurante. FUJIFILM Innovación Comercial también encontró el problema del flujo de trabajo de los clientes entre los restaurantes y su sede central. Utilizaban principalmente fax para comunicarse; sin embargo, costaba muchos gastos enviar una notificación y no podía llegar a la sede central debido a la línea ocupada durante el final del mes, ya que todos los propietarios de restaurantes enviaban el informe de ventas por fax. Y Restaurant también tuvo un desafío que complica los patrones de papeleo de la presentación, aprobación, registro y almacenamiento de formularios impresos. Para disminuir el papeleo y enfocarse en el servicio principal para lograr su misión, FUJIFILM Innovación Comercial proporcionó la propuesta que es la más valiosa para Y Restaurant.
FUJIFILM Innovación Comercial recomendó DocuCentre-VII C5573, DocuCentre-VII C2273 para su sede central, DocuCentre-VII C3373 para la fábrica y una A4 MFP, Apeos Port-V C3320 para los restaurantes.
En una investigación para conocer el patrón de formularios de solicitud que utilizó Y Restaurant, se dio cuenta de que había 101 tipos de documentos y alrededor del 80 % de los documentos se enviaron por fax. Debido al flujo de documentación, un solicitante no pudo rastrear el estado y lleva más tiempo, ya que un aprobador podría confirmarlo con el único documento físico. La sede central también necesitaba restaurar muchos documentos después de que se hubiera completado el flujo de trabajo de la aplicación. Los documentos no se compartieron con los empleados de ningún sitio, ya que todas las consultas llegaron a la sede central y era necesario localizar el formulario correcto entre los documentos Se necesita una carga de trabajo masiva para el personal de la sede central.
Al cambiar el flujo de trabajo en papel de fax a digital, como crear un formulario, enviar datos a los aprobadores y almacenar documentos, FUJIFILM Innovación Comercial creía que la línea ocupada, el costo de los gastos de comunicación y el papel, y la carga de trabajo de la gestión de documentos podían reducirse. Para configurar el proceso de aprobación, se recomendó a Y Restaurant un software de gestión en la nube con funciones de uso compartido y almacenamiento de documentos.
El software de gestión en la nube puede configurar el flujo de trabajo para su aprobación, ya que permite al personal presentar, aprobar, rastrear y buscar cada aplicación fácilmente. Dado que el flujo de trabajo puede cambiar de papel a digital, los gerentes de cada sitio pueden revisar las aplicaciones en cualquier momento y en cualquier lugar.
Además, Apeos Port-V C3320 no solo tiene un tamaño compacto, sino también funciones multitalento. Este dispositivo se adapta a la trastienda de los negocios, tiene un espacio pequeño y cumple con los requisitos del cliente para imprimir, escanear y conectar software de gestión en la nube.
Esta propuesta para transformar el flujo de trabajo podría satisfacer a los clientes y FUJIFILM Innovación Comercial ganó la competencia.
Se ganó porque FUJIFILM Innovación Comercial intentó percibir los desafíos comerciales del cliente visitando, viendo los sitios del cliente y preguntando sobre trabajos diarios y desafíos comerciales. Estas acciones entusiastas llevaron a la mejor propuesta y crearon una relación valiosa con el cliente.
Esta propuesta se considera el estudio de caso principal de la Innovación Comercial de FUJIFILM y es utilizada por muchos clientes que tienen tiendas en cada área y desafíos comerciales sobre la documentación.
Para cumplir con la misión de Y Restaurant, “proporcionar una experiencia rica y feliz a la hora de comer”, FUJIFILM Innovación Comercial contribuye al cliente para aumentar el tiempo a fin de generar compromiso con el cliente con el nuevo estilo de trabajo.
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- * Este artículo incluye producto(s) Fuji Xerox, con licencia de Xerox Corporation. El distribuidor del/de los producto(s) es FUJIFILM Business Innovation Corp. El modelo y la solución disponibles varía según el país/región.