Adoptar un lugar de trabajo digital en Dairy Farm Singapore

Dairy Farm International Holdings Limited es un grupo minorista panasiático líder que opera más de 10 000 supermercados, hipermercados, minisúperes, tiendas de salud y belleza, así como tiendas de muebles para el hogar en todo el mundo, incluidas marcas minoristas como Cold Storage, Giant, Guardian, 7-Eleven y Jasons. El Grupo emplea a más de 230 000 empleados con ingresos que superan los 27 000 millones de USD en 2019. El Grupo proporciona calidad y valor a los consumidores asiáticos al ofrecer marcas líderes, una experiencia de venta minorista convincente y un excelente servicio; todo ello entregado a través de una sólida red de tiendas respaldada por cadenas de suministro eficientes. En Singapur, Dairy Farm Singapore es un minorista líder con más de 6500 empleados y 800 tiendas.

La subcontratación a múltiples proveedores simultáneamente es un proceso tedioso. Con cada una de sus oficinas y puntos de venta utilizando su propio proveedor de impresoras, Dairy Farm Singapore se enfrentaba a la carga administrativa de gestionar contratos y acuerdos de servicios de múltiples proveedores. Siempre que se producía una avería, era una molestia rastrear e identificar al proveedor correspondiente. Tabular los costos operativos mensuales del grupo también fue una dificultad debido a los diversos cargos de alquiler y costos de impresión. Además del desafío de hacer un seguimiento del estado de arrendamiento de las impresoras, la falta de visibilidad sobre las actividades de impresión y los gastos del grupo representaron un problema para la gerencia, que no pudo tomar decisiones informadas. La gestión de equipos de impresión para todas sus oficinas y puntos de venta fue, por lo tanto, un asunto costoso y que requiere mucho trabajo.

Los tiempos de respuesta para el servicio y la reparación de la máquina fueron generalmente lentos. Siempre que los problemas técnicos no se resolvieran o no se atendieran dentro del día, los empleados tendrían que poner sus trabajos de impresión en espera. Esto afectó su desempeño laboral. La productividad del personal también se vio obstaculizada aún más por los métodos de presentación manual. Por ejemplo, la búsqueda de documentación de la división de Finanzas y Contabilidad, como facturas y contratos, llevó mucho tiempo debido al almacenamiento descentralizado de documentos entre el personal. Además de estar inundado por registros faltantes y archivos o documentos extraviados, la información crítica para el negocio y los datos confidenciales generalmente se dejaron expuestos debido a la falta de capacidades de impresión seguras.

Como centro integral de tecnología de impresión, implementación y administración de infraestructura, FUJIFILM Innovación Comercial Singapur pudo brindar una experiencia del cliente sin problemas y sin inconvenientes con sus capacidades de solución integrales y excelencia en el servicio. Además de poder ofrecer un conjunto efectivo de impresoras multifunción (MFP) y soluciones digitales, FUJIFILM Innovación Comercial Singapur posee un grupo comprometido de ingenieros de servicios técnicos que se ha ganado la reputación de resolver problemas técnicos de inmediato. En 2018 y 2019, un total de 60 empleados de FUJIFILM Innovación Comercial Singapur recibieron el Premio al Servicio de Excelencia de Singapur, un premio nacional para aquellos que han ido más allá de su obligación para brindar un servicio al cliente excepcional.

Dairy Farm Singapore reconoció inmediatamente el beneficio de tener un solo punto de contacto. Con un conocimiento firme de la socialización y la integración de soluciones digitales para empresas multinacionales, FUJIFILM Innovación Comercial Singapur estudió el entorno de impresión del grupo antes de sugerir reemplazos o adiciones de dispositivos que podrían optimizar mejor los flujos de trabajo de documentos de la organización. La cantidad de MFP en la sede central del grupo, por ejemplo, podría ajustarse de 30 a 20. Esto le daría a Dairy Farm Singapore un control más estricto sobre su flota de impresoras mientras satisface sus necesidades diarias de impresión.

Para puntos de venta minoristas más pequeños como 7-Eleven, las impresoras de escritorio compactas todo en uno serían suficientes para sus actividades diarias de escaneo e impresión. DocuPrint M455 df y DocuPrint M355 df AP combinan velocidad y funcionalidad para ofrecer una claridad de imagen superior y capacidades de red excepcionales. Con una velocidad de impresión de hasta 45 páginas por minuto, la serie DocuPrint produce imágenes nítidas y precisas con una resolución de impresión de 1200 x 1200 ppp. Los modelos de rápida rotación también permitieron a los usuarios programar tiempos de impresión, lo que evitaría eficazmente que los documentos confidenciales se dejen sin recoger.

Con el objetivo de reestructurar el entorno de impresión de Dairy Farm Singapore, FUJIFILM Innovación Comercial Singapur recomendó Servicios de impresión administrada (MPS) a través de FUJIFILM Device Manager (FDM), una solución de gestión de impresión que ayuda a la empresa a monitorear eficazmente el uso de sus dispositivos. Este sistema centralizado de administración basado en la web permite una visibilidad y un control completos desde una sola plataforma. La solución de gestión de impresión genera informes de uso con un solo clic y cuenta con una interfaz de usuario personalizada que muestra información en tiempo real sobre el estado de los dispositivos. Las notificaciones se enviarán instantáneamente para problemas de impresora, como atascos de papel, lo que permitirá resolver las fallas de manera oportuna y también siempre que los niveles de tóner sean bajos. Con este sistema de gestión integral, Dairy Farm Singapore podría ahorrar en costos administrativos y minimizar el tiempo de inactividad.

Al resolver el problema de la información desorganizada, se introdujo SharePoint Online, un servicio basado en la nube y una herramienta de colaboración. Un poderoso sistema de comunicación e intercambio de información con la promesa de una mejor seguridad y confiabilidad, permite a los empleados acceder eficientemente a la información y colaborar. Junto con el uso de Kodak Capture Pro, un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y automatización robótica de procesos (RPA) de terceros, Dairy Farm Singapore ahora podría organizar, ordenar y registrar documentos para aumentar la eficiencia de su flujo de trabajo.

Desde la renovación del entorno de impresión de Dairy Farm Singapore, los empleados han experimentado una mayor confiabilidad y velocidades de impresión. La reducción del uso de dispositivos y papel también ha dado como resultado un ahorro de costos del 20 % para el grupo. Específicamente, la división de Finanzas y Contabilidad se benefició de una responsabilidad y previsibilidad más claras de los cargos de impresión debido a la estandarización de los modelos de impresoras. Además, solo necesitaba gestionar un solo contrato en lugar de contratar a varios proveedores. La función de FUJIFILM Innovación Comercial Singapur como mesa de ayuda centralizada para todos los problemas relacionados con la impresión también ha dado como resultado un mantenimiento en el sitio, servicio y soporte técnico remoto eficientes. Desde entonces, se han eliminado el abastecimiento y el manejo del inventario, y los problemas técnicos se resolvieron en el transcurso del día.

Dairy Farm Singapore ya no se vio afectada por la administración de TI que consume mucho tiempo, y ahora pudo concentrarse en cumplir con los objetivos de productividad y expandir su negocio. Esto permitió que el uso y la actividad de impresión fueran monitoreados por departamento y punto de venta, lo que facilitaba la contabilización y la optimización de los costos de impresión. Los puntos de venta más pequeños instalados con impresoras DocuPrint han experimentado menos interrupciones con el uso de tóneres de alto rendimiento, lo que redujo la frecuencia de reemplazo de cartuchos. También disfrutaron de ahorros de costos debido a las características de ahorro de tóner, el uso de menos insumos y el modo de suspensión, una característica automática de ahorro de energía en todos los dispositivos de FUJIFILM Innovación Comercial.

En su sede central, las funciones de red e impresión seguras de la nueva flota de MFP han ofrecido mayor flexibilidad y eficiencia a través del uso del software de gestión de impresión. Cuando los empleados anteriormente tenían que imprimir desde las MFP designadas, ahora podían imprimir en cualquier dispositivo disponible dentro del edificio, ya que todas las MFP están conectadas a una red centralizada segura. Esto es particularmente útil cuando los empleados colaboran y asisten a reuniones en diferentes pisos. También se garantiza la confidencialidad de los documentos, ya que los trabajos de impresión ahora se liberan solo tras la autenticación.

Dado que los archivos PDF se capturan e indexan automáticamente en SharePoint Online en un formato de búsqueda, los empleados pueden simplemente buscar documentos usando palabras clave. Su potente motor de búsqueda también clasifica los resultados de búsqueda en función de las interacciones del usuario. Además de servir como repositorio de contenido, el servicio basado en la nube ofrece a los empleados una experiencia de colaboración cruzada basada en Internet, lo que les permite ver y editar documentos simultáneamente en todos los departamentos. SharePoint Online también permitió a los equipos compartir, administrar y archivar información crítica sin esfuerzo, lo que impulsó la productividad, la comunicación y la colaboración de los empleados.

• * Este artículo incluye producto(s) Fuji Xerox, con licencia de Xerox Corporation. El distribuidor del/de los producto(s) es FUJIFILM Business Innovation Corp. El dispositivo y la solución disponibles varían según el país o la región.