Mejora de la eficiencia al imprimir en cualquier lugar con la impresión a pedido sin servidor

N Corporation fue fundada en 1995 y tiene seis ubicaciones dentro de la ciudad. El negocio principal es la renovación residencial, pero también operan un servicio integral para vivienda y estilo de vida, desde el diseño y la construcción de nuevos edificios hasta bienes raíces. En los 31 años desde su fundación, han completado aproximadamente 32 000 renovaciones y reparaciones, y han alcanzado el puesto n.º 1 en ventas totales de renovación en la prefectura durante 10 años consecutivos. Una de sus visiones de gestión es convertirse en una compañía de 100 años que brille en la comunidad local, mientras que también se esfuerzan por contribuir a la comunidad local, por ejemplo, realizando torneos deportivos para niños locales.

N Corporation estaba considerando comprar una nueva impresora multifunción, ya que el contrato para la impresora que estaban usando estaba por vencer. En ese momento, querían la capacidad de llevar un registro de cosas como la cantidad de impresiones realizadas por cada usuario. N Corporation utiliza una impresora multifunción para una variedad de propósitos, como crear dibujos para renovaciones y volantes que se publicarán, y un solo empleado puede imprimir hasta aproximadamente 4000 páginas en un mes. Como parte de sus esfuerzos por contribuir a los objetivos de desarrollo sostenible (ODS), tienen como objetivo reducir la cantidad general de páginas impresas y han notado desperdicios como errores al imprimir o imprimir a color cuando el blanco y negro habrían sido suficientes. Para abordar estos problemas, pensaron que primero era necesario “visualizar” los datos de utilización por usuario.
Mientras tanto, tienen nueve impresoras multifunción en uso en seis ubicaciones, y a veces también deben visitar a los clientes, por lo que la impresión a menudo se realiza en diferentes ubicaciones. Para poder imprimir en otras ubicaciones, se debían instalar varios controladores de impresora en las computadoras de los empleados con anticipación, lo que muchos empleados consideraban inconveniente.

FUJIFILM Innovación Comercial hizo dos propuestas para resolver este problema. La primera es la “Impresión a pedido sin servidor”, que permite imprimir desde cualquier impresora después de autenticarse con una identificación personal registrada previamente. Esto permite a todos los empleados imprimir desde cualquier impresora multifunción disponible en su propia oficina o en cualquier sitio de la misma manera que en su propia oficina. Además, después de la autenticación, se les pide que confirmen configuraciones como la cantidad de impresiones y la opción de blanco y negro o color, lo que se espera que evite errores de impresión.
La segunda propuesta fue que la introducción de un servicio de administración de impresoras multifunción permitiría obtener datos agregados, como identificaciones de usuario y la cantidad de impresiones para cada dispositivo, lo que permitiría comprender la información empleado por empleado.
Aunque hubo otras propuestas de otras compañías, la propuesta de FUJIFILM Innovación Comercial recibió elogios generales debido a su facilidad de uso, con la opción de producir datos como la cantidad de impresiones para cada usuario, así como la capacidad de imprimir fácilmente en cualquier impresora multifunción en cualquier ubicación sin necesidad de configuración. FUJIFILM Innovación Comercial fue seleccionada en última instancia por proponer un camino óptimo hacia el objetivo de “reducción de costos a través de la visualización”.

Han pasado unos seis meses desde que introdujeron el servicio de impresión a pedido sin servidor y de administración de impresoras multifunción, y han podido reducir la cantidad de páginas impresas en aproximadamente un 5 % en comparación con el mismo período del año pasado. Como resultado, los costos de impresión se han reducido en aproximadamente un 20 %. La razón por la que la tasa de reducción de costos es mayor que la cantidad de impresiones se debe a que la proporción de impresiones en blanco y negro aumentó. Creen que esto fue el resultado de la prevención de la impresión incorrecta debido a que los usuarios cambiaron los trabajos de impresión configurados por error como color de vuelta a blanco y negro cuando estaban físicamente frente a la impresora multifunción.
Además, si bien actualmente recopilan datos acumulativos por usuario y dispositivo y los comparten con la gerencia, en el futuro también planean proporcionar comentarios a los empleados a nivel departamental. Dado que los tipos de trabajo y las responsabilidades del proyecto varían según el empleado, no es realista limitar uniformemente la cantidad de impresiones. Sin embargo, esperan que hacer visible el estado de la producción y compartir los métodos de trabajo de los demás sirva como una oportunidad no solo para reducir costos, sino también para innovar y mejorar su trabajo.
Además, los empleados han estado muy satisfechos con el hecho de que ahora pueden imprimir con una sola tarjeta de identificación, independientemente de su ubicación. Hasta ahora, los empleados físicamente en otras ubicaciones debían imprimir en esas ubicaciones, por lo que esto también ha llevado a una mayor eficiencia.
Esta propuesta se recomienda para empresas como N Corporation que tienen varias ubicaciones, cada una con su propia impresora multifunción, o para empresas donde varios departamentos comparten la misma impresora multifunción. Por lo general, dichas empresas no pueden visualizar el uso en cada ubicación o departamento, lo que dificulta tomar medidas como la reducción de costos. Al introducir esta solución, los costos pueden visualizarse fácilmente y, además de la reducción de costos, también permite que las medidas mejoren la eficiencia, como distribuir los gastos de impresión entre cada departamento y centralizar la administración de impresoras multifunción.

Actualmente, el mayor desafío de N Corporation es hacer que sus empleados sean lo más productivo posible. El primer paso para mejorar el entorno laboral del empleado, no solo al reducir los costos, sino también al aumentar el valor agregado y reducir las horas de trabajo, es tener la información correcta. En otras palabras, hacerla visible. Con el fin de ayudar a los clientes a abordar más desafíos, continuarán cooperando con FUJIFILM Innovación Comercial en una amplia gama de asuntos relacionados con TI, incluidas impresoras multifunción y redes.