当社は仙台水産のグループ会社です。主にグループ内の情報システム機能を担っており、生鮮流通に関するシステム開発と運用を専門的に行っています。外販も行っており、東北6県を基盤とし北海道、山梨、山口など多くのお客様にご利用いただいています。

FUJIFILM IWproは電子帳簿保存法への対応はもちろん、その他にも受注ファクスなどの帳票をデジタル化することで、当たり前に行っていた業務を大きく効率化することができます。電子帳簿保存法へ対応するために、財務ソフトなども含め5社ほど検討しましたが、汎用性が低く投資対効果が見合わないものばかりでした。
FUJIFILM IWproは既存で利用しているkintone^※2との連携が可能であり、QRコードがついた請求書を読み込み、OCRよりも高い精度で請求書をデジタル化することができるため、正確性と効率化を担保できる優れた機能と感じています。さらに我々のような中小企業でもチャレンジしやすい金額感で、費用対効果も高く見込めたことも決め手の１つです。
以前からDocuWorksを全社で導入しており、大変分かりやすく使いやすいと感じていました。その中でもペーパーレスファクスでの活用は社員からも高評価で、このソフトウェアを提供する会社であれば、クラウドサービスもいい製品に違いないと安心して導入できました。 ※2 業務に合わせたシステムを簡単に作成できるサイボウズ社のクラウドサービス

DocuWorksトレイに入った請求書をFUJIFILM IWproの監視フォルダへ移動させると、予め設定したルールが自動的に走りOCRで「取引先」「支払い日」「取引金額」、がファイル名に自動付与されます。請求書ごとに金額の記載位置が違うため、OCRは2回かけています。OCRが読み取れなかった部分や修正が必要な箇所は、1つの画面上で実際の帳票を見ながら確認し、必要に応じて簡単に訂正することができます。ワークスペースの名前を「受付確認」などの業務の名前に置き換えられる点もとても分かりやすいです。
最後はワンクリックで自動的にWorking Folder^※3とkintoneへ連携される仕組みです。

当社が電子データで受け取る請求書は月30～40枚ほどです。手作業でファイル名を変更し登録すると、月の処理時間が約80分かかっていました。FUJIFILM IWproであれば半自動的に処理が進みますので、トータルでも20分ほどで処理が終わります。経理業務は月末にまとめて処理をしていたので業務負荷がかかっていましたが、FUJIFILM IWproでは請求書が届いた時点で事前にOCRで自動的に属性付与ができるため、月末の業務負荷を分散できるようになりました。税務調査の際もドキュメント画面を表示することで迅速な対応が可能です。
当社の枚数でもかなりの効果を感じていますので、今後仙水グループ全体に展開することでさらに効果が上がると確信しています。
※3 富士フイルムビジネスイノベーションが提供するビジネス向けのセキュアなクラウドストレージサービス

FUJIFILM IWpro ワークスペースでは、ファイルの内容や枚数を一目で分かりやすく確認することが可能
※FUJIFILM IWpro ワークスペース：メンバーや取引先などが作業をする場

FUJIFILM IWpro ドキュメントでは、ファイル名や属性情報が付与された請求書一覧を簡単に確認可能
※FUJIFILM IWpro ドキュメント：文書管理スペース

FUJIFILM IWproで読み取った属性情報は、ワンクリックで自動的にkintoneへの連携が可能

導入のきっかけは電子帳簿保存法への対応でしたが、企業規模や業種に関わらず、電子帳簿保存法への対応以外にもワークスペース上で文書を共有できるので、メールよりも視覚的に、また同時に社内外の関係者と効率的に情報共有ができるのではないでしょうか。
相手のメールアドレスが分からなくてもワークスペース上で共有できるので、郵便やメールよりも便利に使うことができる印象を受けました。
複数の企業で連携しながら業務を行う組織や、グループ間でのやり取りが多い組織におすすめできます。
FUJIFILM IWproは、今まで当たり前だと思っていた手入力などの業務を効率化するキッカケになるツールだと思います。

今後はFUJIFILM IWproを仙水グループ全体へ展開していきたいと考えています。FUJIFILM IWproのOCR処理機能だけではなく、QRコード読取機能を利用して属性を抽出し、様々な帳票のデジタル化を目指します。現在は指示書や申請書などもファクスで受信した後システムへ手入力しています。その他にも業務上Excelからシステムへの転記作業はまだまだ残っていますので、改善に取り組んでいきたいと思います。
また、現在業者間のやり取りはファクスが中心ですが、今後はFUJIFILM IWpro上で行うことも検討しています。取引企業間が閲覧可能な共有ワークスペース上でやり取りできれば手戻りが減り、進捗も直感的に見えるため効率的になります。
FUJIFILM IWproの属性機能は簡単に他システムと連携でき、 QRコードの読取機能やkintoneとの連携機能を組み合わせることで業務のデジタル化を進めることができると確信しています。 当社・当グループにおける業務のデジタル化もFUJIFILM IWproと一緒に成長したいと考えています。