推動數碼轉型時，不少企業都會問及：「如何獲取電子簽署？」電子簽署科技改變了文件處理和審批的方法，比紙本方式更安全有效。近年，企業越來越重視靈活應變、成本效益和環境可持續發展，因此電子簽署廣泛應用。使用電子簽署，可省卻處理紙本文件的複雜步驟、減少管理工作，並提升整體生產力，從而精簡業務流程。

電子簽署的好處

電子簽署的好處多不勝數，有助提升企業的利潤和營運效率。主要好處如下：

• 節省時間

電子簽署無需列印、簽署、掃描和郵寄文件，有效減少處理文件的時間，可加快決策過程並縮短所需時間。

• 降低成本

透過無紙化的電子簽署，企業可以節省列印、郵寄和儲存的成本。

• 加強保安

電子簽署使用先進的加密和身份驗證技術，以免已簽署文件被用作詐欺和遭受未經授權的存取，從而加強保安。

• 促進協作

透過電子簽署，不同單位可以遙距審批和簽署文件，有效加強合作並讓企業跨地域運作。

• 保護環境

透過減少對紙本流程的依賴，電子簽署有助締造更環保、更可持續發展的營商環境。

採用電子簽署的行業相關數據

各行各業越來越重視效率及安全，紛紛採用節省成本的措施，因此更多企業開始採用電子簽署。

在香港金融管理局的推動下，約有60%¹的銀行和金融企業採用電子簽署進行開戶和貸款申請等服務，加強提供數碼銀行服務的實力。

大約50%的醫療機構使用電子簽署以精簡病人簽署同意書和醫療紀錄的流程，從而減少處理時間，並提高數據準確度。

約有45%的律師樓採用電子方式簽署客戶協議和法庭文件，加快商議合約的過程，更可保障文件的安全。

而地產行業的電子簽署採用率約為55%²。面對這個競爭激烈的市場，有效處理合約和物業成交事宜十分關鍵。

電子商貿行業快速發展，如京東和阿里巴巴等70%的企業整合電子簽署，以便安全處理網上交易和供應商協議。

有賴政府推動數碼基礎設施的發展，約50%的政府機構使用電子簽署來改善服務，並減少移民和報稅等流程的文書工作。

最後，約40%的製造業企業採用電子簽署來管理供應鏈文件和合規表格，從而精簡運作並減少人為錯誤。

精簡文件處理流程

電子簽署的主要優點之一是能夠透過省卻紙本流程，並將審批過程自動化，以精簡化文件處理流程。傳統方法通常涉及大量人手步驟，例如列印、實體簽署、掃描和分發文件，導致效率低及出現延誤的情況。

透過電子簽署，企業可以將流程自動化，確保將文件及時、有條理地傳送予相關單位進行審批。精簡流程不但提高工作效率、減少出錯機會，並改善整體文件管理流程。

提高效率

採用電子簽署，直接有助於提高企業運作的效率。透過減省人手工作並減少因處理文件而致的延誤，企業可以更有效分配資源，令員工能夠專注於更具價值的工作。

例如，員工可以利用電子簽署在數分鐘內完成列印、簽署和掃描文件，而無需花費大量時間。提升效率可加快處理時間，增加客戶滿意度，並保持市場競爭優勢。

減少行政負擔

傳統的簽名方法往往會為企業帶來沉重的管理負擔。無論是列印、掃描文件、歸檔，或檢索簽署副本，種種工作需要花費寶貴的時間和資源。電子簽署解決方案可以精簡文件管理流程，並投放資源於更具策略性的活動。

企業如將簽署過程數碼化，便無需再儲存實體文件，從而降低相關成本和空間需求。此外，電子簽署為簽署文件提供一個中央儲存庫，可按需要輕鬆存取和檢索，進一步精簡管理流程。

採用電子簽署

雖然電子簽署的好處無庸置疑，但落實採用有效的解決方案需要仔細考慮並詳細規劃。要成功採用電子簽署，請參考以下一些實用貼士及應用：

• 選用安全合規的平台

  選用符合業界標準和監管要求的電子簽署平台，確保簽署文件合法且可執行。

• 以用家體驗為先

  選擇方便用家使用的解決方案，當中包括簡單易明的介面，並可與現有工作流程流暢整合，讓過渡流程加倍順利，用戶更積極採用。

• 採用穩妥的身份驗證措施

結合多重身份驗證和進階安全功能，防止未經授權的存取，並維持簽署文件的完整性。

• 提供全面培訓

  教導員工如何正確使用電子簽署解決方案，釋除所有疑慮，並確保採用過程順利。

• 持續監控並完善

定期評估是否有效落實電子簽署，收集用家的意見，並作出所需調整以進一步完善流程。

結論

身處數碼時代，對於致力維持競爭力及提高生產力的企業來說，採用電子簽署等創新解決方案至關重要。透過精簡文件工作流程、減輕管理負擔並提高效率，電子簽署有效完善文件管理流程，並推動企業邁向成功。

隨著企業持續重視數碼轉型和遙距協作，電子簽署越來越廣為採納。企業如能善用電子簽署解決方案，不但可以提高生產力，亦有助實踐更可持續發展及環保的營運模式，為地球締造更美好的未來。

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¹https://www.hkma.gov.hk/eng/news-and-media/press-releases/2020/05/20200520-5/

²https://www.fortunebusinessinsights.com/industry-reports/digital-signature-market-100356