淺顯易懂的網頁式管理者用戶介面，以及資訊豐富的儀表板。透過集中管理碳粉、感光鼓、紙張等機器耗材的剩餘量，此用戶介面使行政工作更有效率。
管理者入口網站
備註：你還可以查看每部機器的詳細資訊。
設備的控制面板上提供 ApeosWare Management Suite 2 的功能表。你可輕鬆操作設備的各種功能。使用者可迅速點選自己想使用的服務，也可使用裝置預設的原始功能表。
為流動裝置提供專門的程式。ApeosWare Management Suite 2 上指定的裝置、使用者和設定資訊可應用於流動裝置，以便透過使用者介面的簡易操作直接打印和掃描。更可掃描二維碼，選擇指定的設備執行工作。
以金額顯示使用者的使用情況。你還可設定顯示彩色列印、雙面列印、每面頁數等與管理者所設定目標值之間的差距。達成目標的人可以隱藏此資訊。這樣可減少管理員的負擔，同時提高使用者的成本意識。
可透過網頁瀏覽器，一覽所有設備使用者、列印張數、列印紙張尺寸、列印時間等各種操作紀錄來製作報表。ApeosWare Management Suite 2 的報告功能已大幅增強。可橫跨五個類別建立各種報告。
使用摘要報表
每位使用者設備使用報表
用電量報表
- 網頁式的總計報表
- 自訂報表
- 多元輸出格式（網頁／PDF／Office 文件）
- 自動報表設定（建立的報表自動傳送至郵件信箱／儲存至共用資料夾）
- *1 選購。
任何經過影印、列印、掃描或透過傳真傳送及接收的文件，都會另存為影像，並附加相關處理紀錄與設備資訊。這些功能可讓管理員監控個別使用者和群組的文件處理活動。結合系統管理工具與其他驗證功能，例如設備密碼和 IC 卡，管理者可輕鬆追蹤使用者的活動，以降低資訊外洩的發生機率。
你可以在包含個人或其他機密資訊的機密文件外洩時，透過自動 OCR*2取得工作紀錄及文件內容找出負責人，快速、確實地為你追蹤發生資訊外洩的原因與時間。
- *2 選購。
在監控文件處理時，僅需要預先設定搜尋條件或關鍵字，影像紀錄管理就會自動搜尋相關的文件。然後會建立報表，並依重要性在指定的時間，透過電郵傳送給管理者。所有儲存的報表皆可供後續參考，並能依使用者或群組分類、指派不同程度的重要性，以及依年份或月份顯示。如此一來，可大幅降低因誤用多功能影印機與其他類似設備而造成資訊外洩的可能性。
- *3 選購。
將擁有不同作用的設備分配在不同群組中，管理者可在系統中對設備進行統一管理，批次建立使用規則。故障發生時，重設毫不費力。
對設備狀態進行監控並設定即時郵件通知。列印紙用盡或卡紙時，也能迅速處理。
可從系統上統一設定裝置控制面板上的按鈕及圖示，大幅提升設備效率。
安全性監視設定可將多功能影印機和打印機等機器的安全性相關項目一併設定。此功能同時可檢測未經授權的設定變更以通知管理者。
此外，透過安全性設定可以定期自動復原並維持所需安全水平，減輕管理者的負擔。
- 設備及設備群組管理
- 自動登記裝置
- 顯示設備資訊
- 認證／總計設定
- 顯示設備狀態／總計咪錶資訊
- 狀態通知設定
- 顯示工作紀錄收集狀態
- 耗材的剩餘量管理
在使用設備前需進行認證，使用者身份經確認後才能執行操作。
裝置功能和彩色列印可以受到個人、部門或職位的限制。這可加強安全性，並有效降低 TCO。
可從 LDAP、SQL 伺服器、Active Directory、CSV 檔匯入使用者資訊，實現高效登記及管理。*4
- *4 使用者可自行從多功能影印機的控制面板上登記卡片 ID。
- 使用者及使用者群組管理
- 存取權限設定
- 與外部認證伺服器（網域）連結使用
- 匯入使用者
- 匯入賬戶*5
- 認證功能設定
- 使用者可自行登記卡片 ID
- *5 入門版需安裝成本回收選購組件。
可依需求定列印規則，如「大批列印工作強制使用高速設備進行雙面列印」、「郵件使用黑白列印」等。毋須使用者特別留意，即可徹底貫徹「零浪費的列印輸出」。
可使用「按需列印」功能在你所選的設備進行認證並輸出。你的列印工作會暫時儲存至伺服器。此舉也可讓你刪除設定錯誤的列印工作，僅輸出正確的文件。
- *6 「按需列印」在入門版中是選購組件，在企業版中是標準配置。
例如，訪客可付費使用「訪客列印」功能。如此一來，訪客僅能在指定的位置使用列印服務，例如圖書館。
- 管理列印伺服器
- 直接列印
- 按需列印*7
- 訪客列印*7
- 浮水印
- 存取入口及列印規則
- 彈出通知
- 列印工作屬性變更
- *7 在入門版中為選購組件。
ApeosWare Management Suite 2 可全面管理智能手機及平板裝置上的輸入和輸出。
- *8 在入門版中為選購組件。
可透過網頁瀏覽器上傳檔案並執行列印。傳送至指定位置的電郵及附件也可列印。
- *9 在入門版中為選購組件。
隔離流動伺服器（Mobile Server）後可透過網絡執行流動列印。
- *10 在入門版中為選購組件。
- 備註：若使用者數量超過 11 名，需另行購買授權數。
- 傳送列印工作
- 執行按需列印*11
- 掃描至電子郵箱
- 連結流動裝置與多功能影印機
- 連結既有檔案管理系統*12
- 成本管理*11
- *11 在入門版中為選購組件。
- *12 可選擇支援 DocuShare、Salesforce、OneDrive®、SharePoint Online、ABBYY® FlexiCapture®。
例如，在律師樓、建築師樓等需同時執行多個項目的工作環境中，可事先輸入各項目的指定賬戶。這樣，就可進行總計並分攤列印成本。
- *13 在入門版中為選購組件。
可設定每個賬戶的「列印張數餘額」，控制列印費用。若「列印張數餘額」有盈餘，可結餘至下個月或轉贈給其他列印張數餘額不足的賬戶等，操作靈活。
- *14 在入門版中為選購組件。
- 賬戶管理
- 建立付費機制
- 設定自動加值日
- 產生項目賬戶總計報表
