無論進行哪種文件管理服務，皆為一致化的操作畫面。若預先將使用者 ID 及密碼儲存至系統中，日後登入管理服務時毋須再次輸入登入資訊。
提供簡易工作流程處理及傳送掃描文件。可將掃描文件作為郵件的附件來傳送，也可儲存至網絡上的共用資料夾。
例如，從設備的控制面板上存取或列印雲端上的文件。
- *15 標準配置支援 SMB、FTP、電郵、Google Drive™。可選擇支援 DocuShare、Salesforce、OneDrive®、SharePoint Online、ABBYY® FlexiCapture®。
- 影像處理
- 掃描設定
- 以郵件傳送掃描文件
- 與文件管理系統連結
- 列印儲存的文件
- 郵件通知
- 成本管理*16
- *16 在入門版中為選購組件。
- *17 選購
可預先將各種文件處理方式設定成「流程」，並指定規則。未來當接收傳真及執行掃描操作時，系統即可自動執行加工處理、傳送、列印及儲存等一系列操作。
當匯入文件時，可自動進行格式轉換及 OCR 文字辨識處理*18。透過經文字辨識處理後的文件中擷取資訊，並根據定義好的規則來傳送文件。
- *18 必須另外選購。
- 匯入文件
- 資料處理（文件名稱、讀取二維碼*19、屬性對應、表格分析*19等）
- 傳送文件（分派文件、多個目的地、表格分析結果輸出*19等）
- 錯誤通知
- *19 選購
ApeosWare Management Suite 2 提供兩種選擇：易於安裝的「入門版」，以及配備標準按需列印和成本管理功能的「企業版」。更可依據客戶不同的使用方式進行功能調整。
無論是入門版還是企業版，都會根據電腦規格等級來決定資料處理量。
| 入門版 | 企業版 |
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| 多合一配置包括裝置、使用者及紀錄管理等基本功能。 | 包括多工式和分散式配置。 標準配置包含按需列印和成本管理功能。 |
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多工式配置 |
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分散式配置 |
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付費掃描和連接*1 |
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按需列印*1 |
按需列印 |
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成本管理*1 |
成本管理 |
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影像紀錄管理功能*1 |
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流程管理功能*1 |
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裝置授權*1 |
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基本掃描與連接 |
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流動用戶授權*2 |
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基本列印功能 |
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紀錄管理功能 |
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使用者管理功能 |
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裝置管理功能 |
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- *1 選購
- *2 若使用者數量超過 11 名，需另行購買授權訂閱。
ApeosWare Management Suite 2 可根據客戶的 IT 要求建構與其匹配的系統。在多合一設定中，高階功能會捆綁到單一伺服器上。它能使用最低成本輸入和輸出文件，有助於解決客戶可能面臨的各種挑戰。而在企業版中，可使用多工式或分散式的配置，滿足客戶不同系統建構的需求。
- * 僅限企業版
ApeosWare Management Suite 2 是一款多功能軟件，不僅能對多功能影印機、打印機等網域中的設備及設備使用者進行集中管理，還能執行認證、輸出、紀錄總計、文件傳送等功能。
- 設備管理
- 使用者管理
- 成本管理
- 列印管理
- 連結掃描設定及文件管理服務
- 影像紀錄管理
- 連結流動裝置
- 建立總計報表
- 管理工作紀錄
- 伺服器監視
- 文件傳送流程
- 更新軟件
