2016년, 미국 소재의 일본 보험사인 insurance110은 네 번째 지점 오픈을 준비하고 있었습니다. 그러나, CEO이자 설립자인 Yoshihiro Arishika와 그의 팀은 지점 수가 증가함에 따라, 현재의 운영 방식을 고수하다가는 심각한 문제에 직면하게 될 것임을 깨달았습니다.

첫째, 기존의 운영 시스템에서는 고객의 정보를 오직 고객이 작성한 실물 종이 양식으로만 확인할 수 있었습니다. Yoshihiro는 고객 정보를 확인하기 위해 각 지점에 직접 방문하여 종이 양식을 일일이 확인해야만 했습니다.

둘째, 영업 데이터가 Dropbox를 통해 Excel 스프레드 시트로 관리되었으며, 직원들이 이를 매일 업데이트했습니다. 이는 디지털 방식이기는 하지만, 여러 직원이 동시에 접속하다 보니 실수로 중요한 정보가 지워지는 경우가 종종 생기곤 했습니다.

그들은 더 많은 지점이 개설되고 직원이 증가함에 따라, 이와 같은 사고가 더 자주 발생할 것임을 깨닫게 되었습니다.

"과거에 우리가 사용했던 솔루션들은 속도와 유연성에 문제가 있었습니다. 하지만, Kintone은 달랐습니다. 원하는 레이아웃으로 직접 애플리케이션을 구축할 수도 있고, 직원들이 스스로 앱을 커스터마이징할 수도 있었습니다." Yoshihiro는 말했습니다.

기존의 운영 시스템에서 Kintone으로 전환하는 것의 또 다른 장점은, 오래된 시스템에서 새로운 시스템으로의 전환이 매우 매끄럽다는 것이었습니다. Yoshihiro는 "원래 사용하던 운영 시스템에서 Kintone으로의 전환은 매우 순조로웠습니다."라고 말했습니다.

"Dropbox와 스프레드시트를 사용할 때는 전체 영업 현황을 이해하는 데 30분이 걸렸습니다. 폴더별로 저장되어 있는 지점별 스프레드시트를 직접 열어 각각의 파일을 모두 확인해야만 했죠. Kintone을 도입한 이후부터는 로그인만 하면 모든 지점에 대한 영업 요약 보고서가 포털 전면에 나타나, 매일의 판매 현황 확인을 단 3분만에 끝낼 수 있습니다."

오늘도 Yoshihiro 팀은 업무 프로세스를 간소화하기 위한 앱들을 계속하여 제작하고 있습니다. "우리가 Kintone을 통해 만든 최신 앱은 온라인 문의 관리 앱입니다. 들어오는 문의의 80~90%가 웹을 통한 것인데, Kintone 도입 전에는 이러한 웹 문의들을 이메일을 통해 팀과 공유했죠. Kintone을 사용하는 지금은 담당자 배정, 문의 티켓의 상태, 그리고 아직 처리되지 않은 티켓까지 모두 한 눈에 파악할 수 있게 되었습니다."

Kintone은 Yoshihiro의 삶뿐 아니라 직원들의 삶과 업무까지 더욱 편리하게 만들었습니다. 지점 수는 2년 만에 3개에서 9개로 확장되었습니다. "Kintone은 우리에게 정말 큰 변화를 가져왔어요. Kintone을 사용한 후, 우리는 오로지 고객에게 최고의 상품을 제공하는 우리의 목표에만 집중할 수 있게 되었습니다."