Scan Delivery - ฟีเจอร์

คุณสามารถลงทะเบียนการตั้งค่าต่าง ๆ ไว้ล่วงหน้า เช่น วิธีการอ่านเอกสาร การประมวลผลภาพ รูปแบบเอาต์พุต และบันทึกจุดหมายปลายทาง จากนั้นก็เรียกใช้งานการตั้งค่าเหล่านั้นได้ด้วยการกดปุ่มเพียงปุ่มเดียวเมื่อทำการสแกน

โดยผู้ดูแลระบบสามารถลงทะเบียนวิธีการสแกนเอกสารและวิธีการบันทึกไฟล์สําหรับภาระงานที่ซ้ำซากล่วงหน้าในเครื่องมัลติฟังก์ชันได้ ผู้ใช้เพียงแค่วางเอกสารบนเครื่องมัลติฟังก์ชันและกดปุ่มที่สอดคล้องกับประเภทเอกสาร แล้วกระบวนการแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัลก็จะดำเนินให้โดยอัตโนมัติ

โดยสามารถดำเนินกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่การสแกนไปจนถึงการบันทึกได้โดยอัตโนมัติ หรือผู้ใช้จะตรวจสอบและดําเนินกระบวนการในขณะที่กําลังสแกนก็ได้ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสมกับเนื้อหาของเอกสารและสภาพแวดล้อมการทำงานได้
การใช้ Scan Delivery ช่วยให้คุณสามารถดําเนินกระบวนการที่น่าเบื่อได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งทําให้การสแกนมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ถึงคุณภาพที่สม่ำเสมอ

ข้อมูลที่ใช้กําหนดขั้นตอนเอกสารอย่างวิธีการสแกนและวิธีการบันทึกนั้นจะเรียกว่าข้อมูล "ประเภทเอกสาร" สามารถจัดกลุ่มข้อมูลประเภทเอกสารและลงทะเบียนตามประเภทกับเนื้อหาของงาน ข้อมูลงานที่ใช้สําหรับการจัดกลุ่มเรียกว่าข้อมูล "ประเภทงาน"

ใน Scan Delivery คุณสามารถตั้งค่าประเภทงานได้สูงสุด 8 ประเภท คุณยังสามารถตั้งค่าประเภทเอกสารได้สูงสุด 10 ประเภทสําหรับงานแต่ละประเภท

คุณสามารถเลือกบันทึกเอกสารของคุณในรูปแบบต่อไปนี้:

• PDF
• เอกสาร DocuWorks
• TIFF (หลายหน้าต่อไฟล์)

นอกจากนี้ คุณยังสามารถสแกนเอกสารหลายฉบับพร้อมกันและบันทึกเอกสารเหล่านั้นโดยคั่นด้วยหน้าเปล่า คิวอาร์โค้ด และบาร์โค้ด คุณยังสามารถจัดเรียงเอกสารที่สแกนโดยอัตโนมัติตามประเภทงาน ประเภทเอกสาร วันที่ และชื่อผู้ใช้ สามารถตั้งชื่อโฟลเดอร์ปลายทางและชื่อไฟล์ได้โดยการรวมคุณลักษณะของเอกสารเหล่านี้เข้ากับสตริงอักขระใดก็ได้

คุณสามารถระบุปลายทางเพื่อบันทึกเอกสารในตําแหน่งใดตําแหน่งหนึ่งต่อไปนี้:

• เซิร์ฟเวอร์ FTP
• โฟลเดอร์ที่แชร์ใน Windows หรือ Mac (การโอน SMB)
• Working Folder^*2

• *1 จําเป็นต้องใช้แอปพลิเคชัน "Scan Delivery" แบบชําระเงิน
• *2 บริการคลาวด์ให้บริการโดย FUJIFILM Business Innovation จําเป็นต้องทำสัญญาเพิ่มเติมหากต้องการใช้ Working Folder

เมื่อบันทึกเอกสารในรูปแบบ DocuWorks หรือ PDF จะสามารถเพิ่มคุณลักษณะสามประการต่อไปนี้ลงในเอกสารได้ คุณลักษณะเหล่านี้เรียกว่า "คุณลักษณะทั่วไป"

• [Service Type]: ประเภทบริการที่เลือกเมื่อทำการสแกน
• [Document Type]: ประเภทเอกสารที่เลือกเมื่อทำการสแกน
• [User]: ชื่อของผู้ใช้ที่สแกนเอกสาร

คุณยังสามารถเพิ่มคุณลักษณะและค่าของคุณลักษณะต่าง ๆ ลงในเอกสารได้ คุณลักษณะเหล่านี้เรียกว่า "คุณลักษณะเพิ่มเติม" สามารถตั้งค่าคุณลักษณะเพิ่มเติมได้ในข้อมูลประเภทเอกสาร และผู้ใช้สามารถป้อนค่าได้เมื่อทําการสแกน สามารถตั้งค่าคุณลักษณะเพิ่มเติมได้สูงสุดหกรายการ

ค่าของคุณลักษณะเพิ่มเติมและคุณลักษณะทั่วไปจะบันทึกเป็นคุณสมบัติแบบกําหนดเองในเอกสารที่สแกน สามารถใช้ค่าที่บันทึกไว้สําหรับการค้นหาได้ ด้วยฟีเจอร์มุมมองคุณลักษณะของ DocuWorks 8 / DocuWorks 9 ฟีเจอร์นี้จะช่วยให้จัดเรียงและแสดงไฟล์ที่เป็นไปตามเงื่อนไขได้ พร้อมช่วยให้คุณสามารถจัดการเอกสารที่สแกนได้

ค่าของคุณลักษณะเพิ่มเติมและคุณลักษณะทั่วไปจะบันทึกเป็นคุณสมบัติแบบกําหนดเอง (ในรูปแบบคุณลักษณะแบบกําหนดเอง) ในเอกสารที่สแกน ตลอดจนสตริงบรรทัดเดียวใน [Keywords] ตรงแท็บ [Description] ของคุณสมบัติเอกสาร สามารถใช้ค่าคุณลักษณะที่บันทึกไว้เพื่อค้นหาไฟล์

ด้วย DocuWorks Document Property Entry 2^*1 คุณจะสามารถแก้ไข^*2 คุณลักษณะต่าง ๆ ที่ตั้งไว้สำหรับเอกสารได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ คุณยังสามารถค้นหา^*2 เอกสารเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายโดยใช้คุณลักษณะต่าง ๆ ส่งออกผลการค้นหาเป็นไฟล์ CSV หรือแทนที่คุณลักษณะทั้งหมดในแต่ละครั้ง

• *1 DocuWorks Document Property Entry 2 เป็นซอฟต์แวร์เสริมของ DocuWorks 9.1 โปรดดูรายละเอียดที่หน้าข้อมูลผลิตภัณฑ์ของ DocuWorks 9.1
• *2 คุณยังสามารถใช้ DocuWorks เพื่อแก้ไขคุณลักษณะของไฟล์เดียวหรือการค้นหาอย่างง่าย

เมื่อมีการแนบคิวอาร์โค้ดหรือบาร์โค้ดไว้ในเอกสารส่วนหัวหรือข้อความหลักของเอกสาร Scan Delivery จะอ่านและประมวลผลข้อมูลจากคิวอาร์โค้ดหรือบาร์โค้ดดังกล่าว

คุณสามารถตั้งค่าต่อไปนี้ให้กับคิวอาร์โค้ดพิเศษสําหรับ Scan Delivery

• ชื่อและกฎของโฟลเดอร์
• กฎของชื่อไฟล์
• คุณลักษณะเพิ่มเติม (เมื่อทำการบันทึกในรูปแบบ DocuWorks หรือ PDF เท่านั้น ไม่เกินหกคุณลักษณะ)

ด้วยการแนบและสแกนคิวอาร์โค้ดไปกับเนื้อหา คุณสามารถตั้งค่าข้อมูลพิเศษให้กับเอกสารได้โดยอัตโนมัติ พร้อมดําเนินการสแกนด้วยการดําเนินงานขั้นต่ำ

สามารถแนบคิวอาร์โค้ดหรือบาร์โค้ดที่มีสตริงข้อความแบบไม่อิงตามกฎให้กับเอกสาร และสามารถใช้ข้อมูลที่ฝังอยู่ในเอกสารดังกล่าวได้ สามารถใช้สตริงข้อความที่อ่านจากคิวอาร์โค้ดหรือบาร์โค้ดในกฎการตั้งชื่อสําหรับโฟลเดอร์สถานที่จัดเก็บ หรือบันทึกไว้ในเอกสาร DocuWorks หรือ PDF เป็นคุณลักษณะเพิ่มเติมตามการตั้งค่าประเภทเอกสาร สามารถดึงข้อมูลส่วนหนึ่งของสตริงข้อความที่อ่านจากคิวอาร์โค้ดหรือบาร์โค้ดได้เช่นกัน

• หมายเหตุ: รองรับแต่สตริงข้อความคิวอาร์โค้ดที่เป็นภาษาญี่ปุ่นและอังกฤษเท่านั้น

ฟังก์ชันนี้จะดึงข้อมูลเอกสารที่เฉพาะเจาะจงจากแบบฟอร์มมาตรฐานโดยอัตโนมัติ เช่น ประมาณการและใบแจ้งหนี้ เมื่อใช้ฟังก์ชันนี้ คุณจะสามารถแยกเอกสารและตั้งชื่อไฟล์ได้ด้วยข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสาร ไม่จำเป็นต้องตรวจดูเนื้อหาของไฟล์อีกต่อไป และเปลี่ยนชื่อไฟล์ในภายหลังเพื่อวัตถุประสงค์ในการแยก

• * จําเป็นต้องมี "ชุด PDF ที่ค้นหาได้" หรือ "ชุดสแกนขั้นสูง" เพื่อใช้ฟีเจอร์การดึงข้อมูลข้อความอัตโนมัติ

• หมายเหตุ: อาจมีการประมวลผลข้อความที่ค้นหาได้ผิด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของอักขระ ในกรณีนี้ ให้แก้ไขข้อความในหน้าจอ [Text Extraction Result] เมื่อคุณสแกน
  ตัวอย่างของข้อความที่จดจําผิดบ่อยครั้ง:
  "ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ของ O" ⇔ "ตัวเลข 0"
  "ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ของ I" ⇔ "ตัวเลข 1"
  "ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ของ S" ⇔ "ตัวเลข 5"

คุณสามารถแจ้งผลลัพธ์การประมวลผลการสแกนเอกสารให้ผู้ใช้ที่ระบุทราบได้

• หมายเหตุ: หากต้องการใช้ฟีเจอร์การแจ้งเตือนทางอีเมล จะต้องตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์การส่งอีเมล (SMTP) และบริการแจ้งเตือนทางอีเมลในอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน

ผู้ดูแลระบบสามารถทําการตั้งค่าเริ่มต้นได้อย่างง่ายดายในสามขั้นตอนโดยใช้ Scan Delivery Setup Wizard

1. เลือกประเภทบริการที่แนะนํา
2. กำหนดปลายทาง
3. เลือกรูปแบบไฟล์ที่จะบันทึก

ประเภทบริการที่แนะนํามีให้เลือกในตัวช่วยการติดตั้ง เลือกเอกสารประเภทเดียวกับเอกสารที่คุณจะจัดการจากบริการที่แนะนําสามประเภท เช่น "Departments", "Sales Departments" และ "General Affairs Departments"

คุณสามารถลงทะเบียน แก้ไข และลบข้อมูลประเภทเอกสารตามเทมเพลต เพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งข้อมูลประเภทเอกสารควบคู่ไปกับการดําเนินธุรกิจได้

สามารถกำหนดจํานวนประเภทบริการได้สูงสุดแปดประเภท นอกจากนี้ ยังสามารถกำหนดจํานวนประเภทเอกสารสูงสุดได้ถึงสิบประเภทสําหรับบริการทุกประเภท