“Paperless Fax Delivery” (Gửi fax không giấy) là một ứng dụng bổ trợ có trả phí giúp tự động in các bản fax đến, lưu trữ fax trong thư mục đến, chuyển fax đến điểm đích và sắp xếp. (Cần kỹ sư chăm sóc khách hàng cài đặt.)
Paperless Fax Delivery (Gửi fax không giấy) cho phép bạn chuyển tiếp tài liệu fax đến máy chủ hoặc thư mục chung, hoặc gửi đi dưới dạng tệp đính kèm email, mà không cần in. Khi chuyển tiếp, bạn có thể sắp xếp tài liệu theo thông tin nhận như số fax hoặc ngày nhận. Bạn có thể lưu tài liệu ở định dạng PDF, DocuWorks hoặc TIFF.
Nhờ khả năng lưu tài liệu mà không cần in ra giấy, bạn có thể tiết kiệm tài nguyên và giảm nguy cơ rò rỉ thông tin. Hệ thống sẽ tự động tạo một thư mục tại điểm đích chuyển tiếp, qua đó loại bỏ nhu cầu sắp xếp tài liệu và cho phép bạn tìm kiếm dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể xử lý tài liệu bị bỏ quên hoặc các vấn đề khác bằng cách nhận thông báo về kết quả chuyển tiếp qua email.
Bạn có thể đặt điểm đích truyền cho từng đường dây điện thoại đối với các bản fax đến cần chuyển đi. Bạn có thể thiết lập tối đa ba đường dây, hai điểm đích trên mỗi đường dây và cũng có thể chỉ định có in fax hay không.
Bạn có thể chỉ định một trong các tùy chọn sau đây cho điểm đích.
- Thư mục chung (chuyển SMB)
- Máy chủ FTP
- Working Folder*
- Đính kèm vào email
- * Dịch vụ hoạt động trên đám mây do FUJIFILM Business Innovation cung cấp. Cần có hợp đồng bổ sung để sử dụng Working Folder.
Bạn có thể tự động sắp xếp các bản fax đến vào thư mục đích theo số fax, ngày nhận hoặc theo từng người dùng. Bạn cũng có thể sắp xếp các bản fax rác (spam) vào một thư mục khác.
Ngoài ra, bạn còn có thể cấu hình lịch như thay đổi thư mục đích theo thời gian nhận hoặc ngày trong tuần, tùy theo phong cách làm việc của bạn.
Bạn có thể cấu hình các cài đặt sắp xếp khác nhau cho một khoảng thời gian hoặc giai đoạn cụ thể. Cài đặt này được gọi là "Cài đặt ngoại lệ".
Ví dụ: bạn có thể cài đặt một ngoại lệ để thay đổi các điểm đích chuyển đến trong kỳ nghỉ hè và kỳ nghỉ cuối năm đến Tết Dương lịch, hoặc không in các bản fax đến vào ngày lễ và ban đêm. Ngoài ra, bạn có thể cài đặt ngoại lệ cho các ngày lễ hoặc một ngày cụ thể, hoặc chuyển sang ngoại lệ theo cách thủ công. Việc cài đặt ngoại lệ cho phép vận hành linh hoạt hơn.
Nếu cấu hình danh bạ của Máy in đa chức năng, bạn có thể tự động thêm tên được đăng ký trong danh bạ vào tên thư mục đích lưu trữ và tên tệp của tài liệu fax.
Quản trị viên có thể dễ dàng hoàn tất việc cài đặt ban đầu trong bốn bước khi sử dụng Trình hướng dẫn cài đặt fax không giấy đơn giản.
- Chọn đường dây.
- Chỉ định điểm đích truyền sẽ nhận bản fax đến.
- Chọn định dạng lưu của tài liệu đã nhận.
- Chỉ định [Swich Paperless Fax Operation].
Nếu máy chủ FTP hoặc SMB được đăng ký trong danh bạ của thiết bị đa chức năng, bạn có thể chọn từ [Address Book].
