ArcSuite^®文書管理とコラボレーションの融合を図る文書管理ソフトウェア。

外部のファイルサーバー^注2 で管理されている情報を定期的に収集し、データベースへコピーまたはキャッシュとして登録。これにより1回の操作で複数のサーバーを横断して検索できます。

文書の種類や作成者など、文書の属性を利用して階層表示を自在に変えられます。管理方法や利用シーンに合わせて複数の異なる視点での表示が可能。部門ごとにユニークな文書体系で管理できます。

文章上に追記されたコメントを、他のメンバーが閲覧している文書に自動的に反映。コメントはメールでも送信されます。マニュアルなどのレビューを複数のメンバーで行う場合にも有効です。

業務で発生する文書を基に、業務プロセスの見える化と業務プロセス視点の文書管理を実現。随時発生する文書も、過去に保存された文書も業務プロセスに紐づけて俯かんし、容易に再活用できます。

業務プロセス上で発生する紙文書、ファクス文書、電子文書から、基幹業務システムデータに至るまで、証跡の登録、閲覧、ダウンロードなどの一連の操作を業務プロセスビューから行えます。業務全体の進捗状況と業務プロセスごとの実行状態、進捗割合を表示できます。

当社複合機のスキャナー機能を「Evidence Entry」と組み合わせ、紙文書をコピー感覚で登録できます。

使い慣れたDocuWorks Desk上から、ドラッグ＆ドロップするだけで簡単に文書を登録したり、ドキュメントスペース内の情報を確認・編集することができます。

Working Folderと連携し、文書の共有環境を簡単に用意することができます。ArcSuite上で公開したい文書をWorking Folderと同期するフォルダーに格納することで共有することができます。協力会社や現場といった社外との文書や図面を共有することができます。

アクセス権を「ロール（役割）」で管理することにより、所属部署など既成の組織に含まれないメンバーにも容易に付与できます。メンバーの異動の際にも、メンバーにロールを設定するだけで済みます。

閲覧者のアクセス権に応じて制限をかけたPDFやDocuWorks文書に変換します。ブラウザ内に表示したビュー上での印刷や転記の操作を制限し、情報漏洩を抑制できます。

保存した文書に対する電子署名、タイムスタンプの付与/検証により、文書の改ざん検知と原本性の検証が可能になります。XAdES、PAdESにも対応。PAdESでは、タイムスタンプが1ファイル内で完結するうえ、Adobe® Reader®で参照でき、原本を広く配布したい場合に便利です。

キャビネットやドロワーに登録されている文書数がどれくらいあるか、どういったファイルが保管されているかを簡単にCSV形式でレポート化。図書利用計画などが立てやすくなります。

管理者が設定したルールを登録文書に適用して、文書のライフサイクルを自動管理できます。保管期間が終わったドキュメントは利用頻度に応じてアーカイブ保存。また、保存データは「更新/閲覧できないが検索できる状態」としたり外部メディアにバックアップすることも可能です。管理の効率化とディスク容量の削減に貢献します。

…などを自動化

操作を監視し、必要に応じて管理者に通知できます。アカウントロック通知機能に加え、大量のダウンロードなどの一般操作の監視/通知機能を搭載しています。

ArcSuiteが提供する文書管理機能およびタイムスタンプ機能^注1 は、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の「スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証」の製品認証^注2 を取得しています。 JIIMA認証を取得したソフトウェアやソフトウェアサービスを適正に使用することで、税務処理業務を行うことができます。 詳細は「公益社団法人　日本文書情報マネジメント協会」のサイトをご参照ください。

この認証ロゴは公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。