ApeosWiz^TM Image Logドキュメントイメージで情報漏洩を抑止

機器ごとに、コピー、プリント、ファクス送受信、スキャンした文書の履歴を、画像データと処理内容として記録・保存できます。蓄積された画像データや処理内容は、ログ管理者がグループ別に管理でき、グループ別での追跡・監視が可能となります。このようなApeosWiz Image Logの管理機能と機器のパスワード・ICカードなどのユーザー認証機能を併用することで、機器利用者を一連の流れの中で特定し、把握できるようになるので、情報漏えいに対する抑止と全社的なセキュリティー強化が図れます。

万が一、個人情報や極秘資料などの機密情報が漏えいした場合には、漏えい元を特定するために、ジョブログ属性やOCR結果^注1 などから必要な条件を入力して検索。流出経路の追跡と解析を容易に行うことができるので、速やかな原因の究明にもつながります。

あらかじめ設定した条件や、指定したキーワードを含む文書を自動で検索することが可能。検索結果は、監視キーワードの重要度に応じた間隔で管理者にメールで通知され、履歴として保存されます。また、監視レポートで、ユーザーまたはグループ別、重要度別、年度および月度別の監視結果を把握できます。これにより、複合機など出力機器の不正使用による機密情報の漏えい抑止に大きく貢献します。

前任者の資料が必要なとき、退職や転職などの理由で入手が困難な場合があります。ApeosWiz Image Logなら、機器を介した文書であれば、保存を意識せずに膨大なデータをイメージとして蓄積。過去のデータを有効活用することで、ビジネスの効率化を図ることができます。

例えば商品の受発注をファクスで行う場合、送受信した文書のログを証跡として記録しておくことができます。いつ、だれが、どのような受発注をしたかが、文字だけでなくイメージとしても把握でき、受発注の再確認をはじめ、業務改善にも活用することができます。