昨今のIT技術の発展やリモートワークの普及によって、デジタルワークプレイスという仕事環境が注目されているのをご存じでしょうか。デジタルワークプレイスは、従来まで課題として挙げられていたクラウド化によるセキュリティレベルの低下や、リモートによるコミュニケーションの難しさを解決した新たな仕事環境であり、デジタル化を推進する企業の成長戦略の一つにもなるとして大きな期待を集めています。

そこで当記事では、デジタルワークプレイスを導入することで得られる効果や環境を構築するために必要なツールなどをご紹介します。リモートワークを導入している企業の方や、出勤にこだわらない働き方を目指している企業の方はぜひ参考にしてみてください。

デジタルワークプレイスとは、時間や場所を問わずに働けて、かつ、企業内にいるのと変わらないレベルの生産性を実現する仕事環境のことです。新型コロナウイルスによるリモートワークの普及によって注目を集めた仕事環境で、働き方を大きく変換していきたいと考える企業の多くが成長戦略の一環として導入を試みています。

デジタルワークプレイスは、単なる労働環境のシフトを意味するものではなく、「生産性」「業務効率」などのあらゆる面で企業内と変わらない環境を構築することを目的としています。つまり、デジタルワークプレイスを導入するために労働環境を改革したとしても、そこに業務の質や生産性の低下がみられてはデジタルワークプレイスとは呼べないのです。

デジタルワークプレイスは従来の課題が多いリモートワークと違って、より質の高い仕事環境を構築するため、多くの企業から注目されています。しかも、その注目度合いは以下で示す３つの背景によって、さらに高まりつつあります。業界の発展に取り残されないためにも、デジタルワークプレイスが注目される背景を知って「なぜデジタルワークプレイスが注目されているのか？」を確認しておきましょう。

【デジタルワークプレイスが注目される背景】

DXの進化、すなわちデジタル技術の発展によってあらゆる業務の効率化・リモート化が図れるようになってきています。少し前まではセキュリティレベルに問題のあったITツールなども、最近ではかなり改善が進んでおり、安心して利用できるような環境が整いつつあります。

デジタルワークプレイスを実現するためにはセキュリティレベルの高いITツールが必要になるのですが、DXの進化によってその条件を満たすことができるようになりました。こういった背景もあってデジタルワークプレイスは注目を浴びています。

働き方改革は、2019年頃から国が推奨する取り組みで、2020年頃に流行した新型コロナウイルスの影響も相まって注目を集めています。そもそも働き方改革とは、「働く人々が、個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で選択できるようにするための改革」とされており、従業員が働き方に対して選択肢を持てるような環境を築くことを目的としています。

そのため、リモートワークやデジタルワークプレイスも働き方改革の一つとして考えられており、働き方改革の取り組みが活発化すればするほど、デジタルワークプレイスはさらに注目を集めることになるでしょう。

テレワークとは、情報通信技術を活用した場所・時間にとらわれない働き方のことを指します。テレワークが推進されれば、オフィス内で取り組む必要のない業務は自宅やカフェなどでも行えるようになり、交通費などのコストがムダにかからなくなるメリットがあります。それゆえに、テレワークに注目している企業はとても多く、業務形態によっては半分以上の割合をテレワークに充てているケースも珍しくありません。

ただ、テレワークは自由な働き方であることから、時間内で想定している生産性を実現できなかったり、業務の質が低下したりといった課題が浮き彫りになるという問題も発生しています。これを改善する動きとして、新たなIT技術の導入や監視システムなどの導入といった案があり、これらが機能していけばデジタルワークプレイスが実現すると考えらえています。

デジタルワークプレイスは従来までのリモートワークといった働き方の概念とは質が全く違います。ですので、企業の成長・発展を目指すのであれば必ず実現したい仕事空間であると言えるでしょう。以下ではデジタルワークプレイスを導入することで得られる効果をご紹介します。効果を確認して、自社への導入を検討する価値があるかどうかを判断してみてください。

【デジタルワークプレイスの導入で得られる効果】

デジタルワークプレイスの導入によって、質の高い労働環境の構築とITツールによる業務効率化が実現します。これにより、デジタルワークプレイスで働く従業員の生産性の維持・向上が図れるでしょう。

オフィス内で働くのと同じレベルの質で業務を行うことができれば、出勤にかかる精神的・金銭的コストを削減できますし、従業員のモチベーション維持にも繋がるため、ムダを排除した理想的な働き方が実現します。

従業員エクスペリエンスとは、従業員がその企業で働くことで得られる体験のことを指します。デジタルワークプレイスの導入によって従業員エクスペリエンスの向上、すなわち従業員の満足度や幸福度の上昇に良い影響を与えるとされています。

従業員エクスペリエンスの向上によって従業員の業務パフォーマンスは向上すると見込まれているため、結果として生産性の向上にもつながることが期待されます。

デジタルワークプレイスを導入することによって、働き方の選択肢を増やすことができます。基本的にデジタルワークプレイスは「ツールによる労働環境・生産効率の向上」を目的に構築していくのが一般的で、場所は問わないことから働き方に幅を与えます。

例えば、在宅勤務はもちろんのこと、ワーケーションやカフェなどでの業務も生産性が伴えばデジタルワークプレイスとして機能するでしょう。企業・従業員の双方が利益を得られつつ、多様な働き方も実現できるのがデジタルワークプレイスです。

デジタルワークプレイスを実現するにはDXの推進が不可欠です。DXとは、デジタル技術を使用して変化の激しい市場内でも柔軟に対応できるような体制を築き、ビジネスモデルの変革を伴って市場での競争上の優位性を確立することを指します。

デジタルワークプレイスを導入すれば、「オフィス内での業務」と「オフィス外での業務」の双方に対応することができるため、柔軟に対応できる業務体制を敷くことが可能です。今後のデジタル化社会への変化に遅れないよう、デジタルワークプレイスを導入してDX化を進めることが重要になってきます。

デジタルワークプレイスは導入に成功すれば、企業に於ける働き方を大きく転換させるほどの効果を生み出しますが、導入に向けて取り組んだからといってすぐに実現するものではありません。デジタルワークプレイスを導入するにあたって課題点がいくつかあるため、全てを把握したうえでどのように理想的なデジタルワークプレイスを実現できるかを考えていくことが大切です。

【デジタルワークプレイスの抱える課題】

デジタルワークプレイスを実現するには、クラウドサービスのようなリモートでも利用できる効率化サービスが不可欠です。しかし、クラウドサービスはインターネットを利用するため、セキュリティレベルの低いサービスを選んでしまった場合は情報漏洩が発生する可能性があります。

最近のクラウドサービスはセキュリティレベルもかなり改善しており、重要な情報を扱う企業でも割と安心して利用できるレベルではありますが、それでも100％防げるわけではないため気を付けなくてはいけません。少しでも情報漏洩のリスクを下げるためにも、ゼロトラストのような高度なセキュリティ対策を整備することが求められるでしょう。

デジタルワークプレイスを実現するためにはさまざまなツールの準備が必要になるだけでなく、それに伴ったルール策定も必要となります。いきなり必要な道具やツールを揃えたからといってすぐに完成するような空間ではないですし、道具やツールを揃えるにしても、それらを導入するコストは決して低くありません。

そのため、様々な社内準備が整えられるだけの資金面の余裕が無ければ、デジタルワークプレイスの実現は難しいです。とはいえ、資金が無いから諦めるというのはもったいないので、デジタル技術の導入に役立つ補助金等を活用して少しでも安く導入する方法を探してみてください。

デジタルワークプレイスは目の届かない場所で業務を行うため、労務管理が大きな課題となってきます。あくまでもデジタルワークプレイスは自社の従業員がリモートで働くための環境であるため、出勤時間やタスクなどの管理は必須です。

目に見えない環境下で働かせるからこそ、企業側は従業員が不便に感じないような管理体制を敷きましょう。最近では、クラウド型の勤怠管理システムも開発されているので、様々な働き方に対応できるツール・システムを導入して社員管理を徹底するのがおすすめです。

従業員が出勤しなくなることで、お互いのコミュニケーションが不足するといった課題も挙げられます。いくら業務的な情報共有が効率化したところで、従業員間のコミュニケーションは全くの別問題です。お互いの信頼が無いと遂行できない業務もあるため、企業側は信頼関係を維持・向上させるための環境も、デジタルワークプレイスに組み込まなくてはいけないでしょう。

例としては、定期的なレクリエーション（社内行事）を開催するのが効果的です。昨今のトレンドにワークライフバランスといったものがあるように、仕事だけに目を向けては従業員の幸福感の向上には繋がらないため、業務の生産性だけにフォーカスしてコミュニケーションがおろそかにならないように気を付けましょう。

デジタルワークプレイスを実現するためには、様々なITツールを導入しなくてはいけません。以下で紹介する全てのツールを導入する必要性はありませんが、自社の業務形態において最低限必要なものは導入しておくようにしましょう。また、各ツールにおいては富士フィルムビジネスイノベーションにて提供しているツールをご紹介しますので、気になる点などがございましたら是非一度ご相談ください。

コミュニケーションツールには、お互いの情報共有を円滑にするビジネスチャットツールやグループウェアなどの多くの種類があります。コミュニケーションツールとして一括りにはしてあっても、それぞれでできることが異なるため、導入する際はそのシステムにどんな機能が備わっているのかを確認してから導入するようにしましょう。

ワークフローツール（システム）とは、書面の申請から承認までの工程をシステム上で完結させるツールのことです。申請の際に「紙の稟議書などを各部門の責任者に捺印してもらいに回る」といった作業が省略されます。これにより、リモートワークの状態でもワークフローが円滑に行われるため、業務の質を低下させずに重要書類を取り扱うことができるでしょう。

ファイル共有ツールとは、電子化したデータをクラウド内で保管・共有できるツールのことです。クラウドストレージとも言い、高いセキュリティレベルのもとで重要書類などの管理ができるのが特徴です。また、文書ファイルを編集することもでき、保存だけに特化しているわけではない点もファイル共有ツールの魅力の一つです。

資料の共同編集・共同作業ができるツールには、ワークスペースツールなどがあります。当ツールを導入することによって、外部から作業空間にログインしてチームメンバーと一緒に編集や作業を行えます。リモートワークでは対面で作業することがほとんどなく、成果物のやり取りをするだけになることが多いため、こういったツールを導入することによって、なるべくコミュニケーションを維持した形で共同の成果物を作り上げていくことができるでしょう。

リモートワーク中に書類を印刷しなくてはいけなくなった場合、多くの方が自宅のプリンターを利用するか、出社時にオフィス内のプリンターを利用するのではないでしょうか。しかし、これらの方法を選択する場合、前者はプリンターの情報管理に懸念があり、後者はリモートワークの恩恵を享受できないといった問題が発生してしまうでしょう。

そこでおすすめなのが「ネットプリント」です。ネットプリントはコンビニなどのプリンターを利用して書類を印刷することを指し、簡単に書類をプリントすることができるので、デジタルワークプレイスで作業する従業員には必ず周知しておいた方が良いでしょう。

新型コロナウイルスの流行は最近になってようやく落ち着きを見せましたが、実際のところ、このような事態は次にまたいつ発生するかわかりません。だからこそ、企業はいつ同じような状態になっても問題が無いように「ウィズコロナ対策」を準備しておくことが大切です。

当記事でご紹介してきたデジタルワークプレイスは、ウィズコロナ対策におすすめの仕事環境といえるでしょう。デジタルワークプレイスの構築が実現できていれば、またいつ同じような事態が発生しても業務の質を落とすことなくリモートワークに転換できます。

デジタルワークプレイスとは、時や場所を問わずに働けて、かつ、オフィス内にいるのと変わらないレベルの生産性・効率が実現する仕事環境のことです。新型コロナウイルスの流行に併せて注目を集めており、これからの企業に於ける働き方を大きく変えていくものになると期待されています。

また、デジタルワークプレイスは新型コロナウイルスの流行に関係なく様々な効果に期待できます。生産性の向上や従業員エクスペリエンスの向上など、既存の従業員の働き方に対する満足度の向上にも貢献する環境であるため、リモート化できる業務が多い企業の場合は積極的に導入を検討することをおすすめします。

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