ペーパーレス会議とは、その名の通り、紙の資料を用いずに実施する会議体を指しています。その多くは、Web会議システムの活用によって実現することができます。

Web会議システムは、リモートワークが普及した昨今において、幅広い業種で利用されるようになったシステムです。テレビ会議システムなどと違って、どこでも会議を行なえる仕組みとなっているのが特徴で、効率よく会議が行なえます。近年、働き方改革などの取り組みの中で注目されているため、実際に導入を検討している方も多いのではないでしょうか？

当記事では、ペーパーレス会議を実現するためのWeb会議システムを中心に、その基本情報やメリット・デメリットなどを解説します。当記事の内容を参考に、本当に導入する価値があるかどうかを確認してみてください。

Web会議システムとは、所持するパソコンやスマホなどでテレビ通話をすることによって会議ができるシステムのことを指します。インターネット環境とテレビ通話ができる端末さえあれば利用できるのが特徴で、リモートワークが普及する昨今において注目を集めているシステムの一つです。

通常のテレビ通話サービスと違って、会議で使用するのに最適な機能が多く組み込まれており、会議自体の効率を高めるシステムとしても注目を集めています。

例えば、発表者が自身の画面・資料を、参加者へ簡単に共有することができます。仮に同じ会議室にいたとしても、参加者のそれぞれがWeb会議システムを起動することによって画面・資料共有を行うことができ、紙の資料を不要として会議を進行することが可能となります。

また、ペン・マーカー機能や録音・録画機能などを搭載したシステムもリリースされています。こうした機能の活用により、ペーパーレス化のほかに、メモや議事の取り方も効率化を図ることができます。

Web会議システムと似たもので、テレビ会議システムというものもあります。どちらも会議システムとして利用される効率化ツールではありますが、それぞれ異なる点がいくつかあるので把握しておきましょう。

基本的にテレビ会議システムの方が大規模な会議に適しており、画質・音質ともに優れています。ただ、専用回線が必要な点や複数台繋ぐのにかなりのコストがかかる点は大きなデメリットと言えるでしょう。コストを抑えて手軽に利用できる環境を重視するならWeb会議システムが最適です。

Web会議システムは大きく分けると以下の2種類があります。

【Web会議システムの種類】

昨今の流れとして、クラウド型を選択する企業が増えてきていますが、企業のセキュリティ体制や会議を行う環境などによってはオンプレミス型を選択するケースもあります。それぞれの特徴について解説しますので、自社に導入するのに最適な方を検討してみてください。

クラウド型のWeb会議システムは、提供しているサービス業者のサーバーを経由して利用するシステムのことを指します。自社でサーバーを構築したり、システムを維持したりする人材が不要というメリットがあり、自社のネットワークの通信環境などが十分に整備されていない企業におすすめの種類と言えるでしょう。

利用するうえでアップデートを自社で行なう必要がないため、運用コストはかなり抑えられますが、提供業者がサービスを停止したりすれば利用できなくなる点には注意が必要です。また、自社の業務形態に合わせたカスタマイズも基本的にはできないので、自社ならではの固有の機能を求めたい場合にはあまりおすすめできません。

オンプレミス型のWeb会議システムとは、自社のネットワーク内に構築するWeb会議システムのことを指します。自社サーバーを活用してシステムを構築するため、カスタマイズへの自由度が高く、自社の特徴に合わせて最適なシステムを作れるのが特徴です。さらには、自社ネットワーク内で完結するシステムなので、クラウド型に比べてセキュリティ面の懸念が低い点も魅力の一つと言えるでしょう。

ただ、サーバーの管理やシステムの運用には人材を必要とするため、専門知識を有する人員を配備しておかないと、仮にシステムダウンしてしまった際に早期復旧などの対応できません。また、システムを構築すること自体にそれなりのコストを必要とする点にも注意が必要です。

ペーパーレス会議に向けてWeb会議システムを導入するのであれば、どういった機能が備わっているのかを知っておくことが大切です。必要とする機能が備わっていなければ、場合によっては普通のテレビ通話でも事足りてしまう可能性もあるでしょう。以下でご紹介する主な機能一覧を参考に、システム選びに役立ててください。

【Web会議システムの主な機能】

基本的にはほとんどのWeb会議システムに組み込まれている機能なので、システムを選定する際は、これらの機能に加えて、さらに付加価値のある機能が組み込まれているかどうかに注目してみると良いかもしれません。

以下では、Web会議システムのメリットをご紹介します。メリットを理解することでWeb会議システムを導入する価値を感じることができるため、納得したうえで導入するためにも内容をしっかりと把握しておきましょう。

【Web会議システムのメリット】

クラウド型に限りますが、インターネットさえあればどこからでも参加できます。そのためリモートワーク中の社員や、営業で出張中の社員などとも場所を問わず会議が行なえるので、一人の都合に合わせて日程調整をする必要がありません。

わざわざ出勤して会議に参加する必要がなくなれば、交通費を発生させることなく、出勤にかかっていた時間を業務に充てることもできるため、効率化にも繋がります。

「どこからでも参加できる」でご紹介したように、Web会議システムは業務効率化にも役立ちます。導入することで、無駄な移動時間や交通費といったコストを大幅に削減できるでしょう。もし、遠方の取引先へ出向いて会議をするような状態が一般化している企業なら、取引先に出向いた際の接待費や宿泊費といったコストも削減できます。

通常の会議の場合、参加者全員分の資料を印刷しておくなど、事前準備にかなりの手間を要します。しかし、Web会議システムであれば資料をシステムにアップロードして共有すれば、各自で確認できるようになるため、ほとんど事前準備無しで会議に臨めるでしょう。

また、会議の準備に必要としていた人材も不要となるため、最小限の人数で会議を運営できます。

Web会議システムは日程の調整をしやすい特徴があるため、決定権を持つ方のスケジュールに合わせた最短の日程で会議を開くことができるでしょう。そうすることにより、話し合う内容のすり合わせを効率よく行なえるため、重要な打ち合わせであっても承認までの時間を短縮することが可能です。

また、Web会議システムとワークフローシステムを組み合わせて利用すれば、「Web会議システムで内容のすり合わせ→ワークフローシステムで効率よく承認」といった流れを形成できるため、意思決定後の承認までのスピード向上が期待できるでしょう。

Web会議システムにはメリットがある一方で、デメリットも存在します。デメリットを知っておかないと導入後に後悔してしまう可能性があるため、事前に把握して「本当に導入しても問題ないか」を判断してください。

【Web会議システムのデメリット】

Web会議システムはテレビ会議システムと違ってインターネットを利用するため、インターネット回線の通信状況が不安定になれば、それに合わせて通話の質も低下します。通信状況が悪くなることで画質が低下したり、展開する資料のアップロードが遅くなったりすれば、会議の質や進行スピードの低下を招いてしまうでしょう。

そのため、Web会議システムを利用する際は、参加者の各自が通信環境の良い場所で行なうようにしましょう。「どこでも会議が出来る」というメリットはあるものの、通信環境による制限は受けるため、その点を踏まえた上で利用することが大切です。

端末や通信環境にもよりますが、Web会議システムの場合は相手の表情や雰囲気を読み取りにくいデメリットがあります。例えば、端末の画面が小さかったり、通信環境が悪くて画質が低下したりすると相手の表情がわかりにくくなるでしょう。

テレビ通話は、相手の顔を見れるからこそコミュニケーションの活性化に期待ができるため、ただの電話と変わらない状況になってしまったらWeb会議システムのメリットを享受できません。なので、参加者はWeb会議システムに適した環境を整えることで、少しでも会議の質を高めるように努めることが大切です。

Web会議システムにはさまざまな種類があります。そのため、導入するシステムを選ぶ際は自社にマッチしているものを選ぶようにすることが重要です。以下では、選び方のポイントをご紹介するので、自社に適したシステムを導入するための参考にしてみてください。

【Web会議システムの選び方のポイント】

ここで言う品質とは、音声や画質のことを指します。いくら通信環境が良くても、そもそもシステムの性能的に画質や音質が悪ければ改善のしようがありません。そのため、導入時には画質のチェックだけでも行なっておいた方が良いでしょう。

会議の人数は毎回異なるケースがほとんどかと思います。ですので、人数が多くなった場合に、それに対応できるかどうかも重要なポイントとなるでしょう。参加可能な人数の上限が低い場合、ギリギリの人数まで参加してしまうと接続環境が悪化してしまうことも考えられるので気を付けてください。

会議では重要な情報を取り扱う場合が多いです。それゆえに、セキュリティがしっかりしていないと情報漏洩に繋がってしまう可能性もあるでしょう。一般的によく知られているWeb会議システムはセキュリティレベルの高いものが多いですが、種類によっては低い可能性もあるので必ずチェックしておきましょう。

Web会議システムにはさまざまな機能があり、活用次第ではさらに会議の効率を高めることができるでしょう。ただ会議をするためのシステムとして導入するのではなく、以下でご紹介するようなアイデアを知って、システムを無駄なく利用できるようにしてみましょう。そうすることでコストパフォーマンスの高いシステム運用ができるはずです。

【Web会議システムの活用アイデア例】

Web会議システムにおいて録画機能は必ず利用すべき機能の一つです。録画機能を利用することで、会議のちょっとした雑談なども見返すことができるため、重要な決断に至った経緯などを細かくチェックすることができます。経営に関わるような会議においては、決断をするまでの過程が重視されることも珍しくないため、後からでも意思決定のきっかけを把握できるように録画はしておいた方が良いでしょう。

また、録画をしておけば議事録を正確に残すのにも役立ちます。録画は見返すのに時間がかかりますが、議事録なら要点を素早く把握できます。録画機能を利用して正確な議事録を作成することで、後から不参加の人が会議の内容を確認する際に効率良く把握できるようになるでしょう。

「録画機能を活用したアイデア」では、議事録を正確に作成することで会議の内容を効率良く把握できることを解説しました。ただ、議事録の作成はかなり手間がかかるため、負担に感じている企業も多いかと思います。そこで便利なのが「トランスクリプト機能」です。

トランスクリプト機能とは、会議中の発言をリアルタイムで文字起こししてくれる機能で、議事録の作成に役立ちます。音声を聞きながら議事録を作成するよりかは、既に文字に起こされているものを議事録にまとめる方が効率は良くなるため、トランスクリプト機能の使い方次第では議事録の作成時間を大幅に短縮できるでしょう。ちなみに、トランスクリプト機能は以下の画像のように表示されます。

Web会議システムとは、所持するパソコンやスマホなどでテレビ通話をすることによって会議ができるシステムのことを指します。テレビ会議システムと違ってインターネット環境と端末さえあれば利用できるため、会議のスケジューリングがしやすくなったり、意思決定のスピードを向上させたりといったメリットがあります。ただし、インターネット環境を利用する分、通信環境次第では会議の質が低下する可能性がある点には注意が必要です。

通信環境に質が左右されやすいデメリットはあるものの、基本的には導入するメリットの方が大きいため、興味のある方はぜひ前向きに検討してみてください。

ペーパーレス化の進め方にお悩みの場合、当社のこれまでの実績やノウハウに基づいて支援することが可能ですので、以下のお問い合わせフォームから、ぜひお気軽にご相談ください。

【関連コンテンツ】