近年、会社の成長とともに工場の従業員数が増え、情報の伝達・管理の効率化が課題になってきました。この業界では注文書などをファクスでやりとりするのが一般的ですが、従来は、本社事務所で受けたファクスの注文書を業務担当者がコピーし、隣接する工場まで手で運んでいました。当社製品はオーダーメイドが中心であるため、注文ごとに工場の担当者に納期などを確認する必要があるのです。また、お客様からの問い合わせや相談などもファクスで受けます。その都度コピーするのに時間がかかるのはもちろんのこと、それを工場に持参するため1日に10回くらいは本社事務所と工場の間を往復移動しなければなりませんでした。さらに、当社には数百メートル離れたところに工場がもう1つあるのですが、そちらへは、本社事務所で受けたファクスをあらためて工場へ転送するという作業も発生していました。
このような紙ベースの情報伝達や製造進捗管理は、手間がかかって効率が悪く、ミスや紛失が起こりやすい上に、紙のコストも発生します。さらに、過去の注文内容を確認したいときなど、大量の紙ファイルの中から求める注文書を探し出すのもひと苦労でした。

当社では数年前から、さまざまな業務改善に向けてロードマップを作成し、検討を進めていました。ペーパーレス化も大きな課題の1つで、特に、受発注関連業務の効率化にはファクスを中心に様々な問題がありました。ファクスのペーパーレス化については、当初、「お金をかけずにどれだけできるか？」という方向で検討したのですが、社内でプログラムを作成してもかゆいところに手の届くツールは作れないし、更新作業などが属人化してしまう可能性も高いため、やはりきちんとしたサービスを導入すべきという結論に至りました。
そこで、ペーパーレスファクスを実現する製品・サービスをいくつか検討し、その結果、富士フイルムビジネスイノベーションジャパン（以下「富士フイルムBIジャパン」という）のDocuWorksを採用、併せて複合機も２台入れ替え１台増設をしました。決め手は、DocuWorksの操作画面の分かりやすさでした。受信したファクス文書は画面上のトレイに溜まっていくなど直感的で分かりやすく、PCに不慣れな従業員にも使いやすいと感じました。また、受信したファクス文書に送信元の会社名を入れて管理しやすくするために、登録されているファクス番号に基づいてファイル名を自動的にリネームする機能を持つFUJIFILM IWpro Printも導入しました。FUJIFILM IWproは、将来的に他業務でも活用できる拡張性の高さも魅力でした。複合機のファクスを仕分けするオプションとは違って、FUJIFILM IWproはオールインワンなのでスキャンやプリント機能にも応用でき、活用の幅が広がります。複合機オプションの台数分よりもコストメリットを感じました。
商品のサービスが優れていたことに加え、富士フイルムBIジャパンの担当者が、提案から導入までとても丁寧にサポートをしてくれたことにも感銘を受けました。これまでよりも手間や作業が増えないよう、慎重にすり合わせをして導入を進めることができました。

DocuWorksのペーパーレスファクスの導入により工場との注文書のやりとりがPC上で行えるようになったおかげで、毎日の業務は大幅に効率化されました。出力されたファクス文書のコピーを複数枚取るといった作業が不要になり、1日何回も工場との往復移動をしなくて済むようになりました。また、ファイル上に補足事項を書き込めるなど情報共有が容易かつ迅速になったこと、出張先を含めいつでもどこからでもファクスの内容が確認できること、過去の注文の検索が瞬時にできることなど、メリットを挙げればきりがありません。
業務担当者は、PC上で仕事が完結できるためデスクを立つことがほとんどなくなり、体感として導入前と比べると2倍以上の業務効率化が実現しています。より多くの時間を図面作成などの本来業務に充てられるようになり、残業も減るなど、働きやすい環境の実現に貢献しています。
コスト面でも、導入後のある1か月の複合機の出力枚数が1,300枚と、前年同月の2,700枚から半減しました。また、ペーパーレスファクスにすることで、従来のように自社内でのファクス転送をしなくて済むようになったため、2本契約していたファクス用の電話回線が不要になり、1本に減らすことができたのも、コスト削減につながっています。