当社では、量産品に関しては出荷報告に連動して自動的に基幹システムに売上が計上されますが、試作品は価格や品目がさまざまであるため、1件ずつ手作業で売上計上していました。その一連の業務の中でも特に手間や時間がかかっていたのが、提出書類の確認作業でした。DocuWorksの注文書に記載された金額を電卓で合算し売上計上明細書の数字と目視で比較・確認するか、または注文書の金額を確認用のExcelへ1件ずつ打ち込んで、計算式で売上計上明細書のデータと自動照合するか、の二通りの方法で行っていたため、担当者の作業負荷が非常に高く、しかもミスがあれば検収不一致となって全社の会計に影響を与えるため、非常に神経を使う作業でもありました。
そのうえ、2023年からは会計事故防止のため、他拠点の試作品売上計上業務の全てが、鈴鹿事業所の私たちのチームに集約されることとなりました。その結果、処理件数はほぼ倍増。月末は繁忙期で他業務も集中している中、各拠点からの計上依頼は月末最終日にかけての3日間に集中しており、月末業務における重荷になっていました。
当社全体で生産機種が増えるタイミングでは試作品の数も増えるため、多い月は1,000件もの売上計上をこなさなければならず、書類の確認作業には毎月10時間以上がかかっており、担当者の残業も増えていました。この状況はさすがに見過ごせず、「2025年までに確認作業にかかる工数50％削減」の改善目標を立ててDXへの取り組みを開始しましたが、その方法については模索が続いていました。

FUJIFILM IWproのOCRによって、注文書から取引先名と注文番号、金額を自動で抽出し、そのデータを自動的にkintoneに登録しています。kintoneからはCSVで出力し、確認用のExcelに転記して計上明細書と照合しています。注文書を指定したフォルダに格納するだけで、自動で注文データがkintoneにたまっていくため、1件ずつ金額を手打ちする手間がなくなり、工数が大幅に削減しました。実業務に乗せてからも約3か月間ブラッシュアップを重ね、月に10時間以上かかっていたのが最終的には25分程度となり、当初の改善目標だった「50％削減」を圧倒的に上回る効率化を達成しました。残業もほぼなくなり、手入力や目視による負荷に加えて、「絶対に間違えられない」というプレッシャーから解放されたことも大きなメリットです。また、本業務を効率化したことで月末の業務処理全体の完了が早まり、他業務へ割ける工数が増えたことも大きな成果です。
加えて、FUJIFILM IWproとkintoneの連携で大きな効率化を成し遂げた事例として、社内外の関心を集め、問い合わせやヒアリングを頻繁に受けるようにもなりました。私たちのDXへの取り組みをアピールし、DXへの関心を高めるきっかけになったことも大きな効果と言えます。

さまざまな業種の企業において、注文書や請求書など、多種・大量の書類の仕分けや保管を日々行っている部門や、紙文書の情報を確認・整理している部門などで非常に役立つと思います。営業や経理など、数字を扱う部門でしたら特におすすめです。

情報で“つなぐ”機能を持つFUJIFILM IWproと、情報を“集約する”機能を持つkintoneの連携効果は非常に高いと感じています。今回は販売プロセスの一部のDXでしたが、今後は受注から売上計上までを一気通貫で改善することを目指していきたいですね。
また、FUJIFILM IWproをプラットフォームとすることで、メールベースのやり取りから効率化を図ったり、個人で管理している書類の一元管理や、メンバーの多能工化につながる取り組みにもチャレンジしていきたいです。一方、kintoneについてはメンバーのスキルも向上しており、アプリ開発なども進んでいますが、まだ知らない機能も少なくないと思いますので、活用範囲の拡大に取り組んでいきます。