富士フイルムビジネスイノベーション

電子帳簿保存法の対応方法
システムの選び方も紹介

2022年1月に、改正電子帳簿保存法が施行されました。一部猶予期間が設けられた規定もあるものの、すでに帳簿の電子化をしている法人や個人事業主は、今回の改正に伴って電子帳簿保存対応方法を見直す必要が出てくるでしょう。

この記事では、改正された電子帳簿保存法に対応すべき理由や対応方法、対応システムの選び方を解説します。厳格化する要件への対応に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法とは、帳簿や決算書などの国税関係帳簿書類を電子保存する際の要件を定めた法律のことです。略称を「電帳法」といい、大企業・中小企業・個人事業主問わず、電子帳簿やスキャナ保存、電子取引を行っているすべての事業者に適用されます。

1998年の施行以来、数度の改正が行われてきました。2020年に施行された電帳法によって電子取引に係る電子データの取り扱い方法が明記され、今回の改正でより具体的にルールが示された形です。

高度情報化とペーパーレス化を加速させるだけではなく、DXを促進できるとして経済界からも支持されています。今回の改正は、2022年1月1日付で施行されたため、該当する事業者は対応を急いでいます。ただ、経理のデジタル化の遅れを受けて、政府は電子取引の義務化を2年間猶予することを決定しました。この猶予期間内に改正電帳法へ対応できる体制を整えましょう。

2022年1月の法改正によって、該当する事業者は帳簿保存の電子化に完璧に対応しなければなりません。今回の改正で、電子取引を行なっているすべての企業、個人事業主に電子データの保存が義務化されるからです。2年間の義務化猶予措置が設けられることが決定したものの、2024年以降には法人・個人事業主を問わず対応しなければなりません。

万が一対応しない場合、規制強化の一環で強化された罰則規定で何らかの罰を受けることになります。対象となるのは電子帳簿、スキャナ保存と電子取引を行なっている事業者で、紙のみで帳簿や証憑資料を保存している事業者は対象外です。しかし、改正電帳法の規定に該当する事業者のほうが多数であるため、このタイミングで対応する必要があるのです。

帳簿や取引関係書類の電子化は、事業のあらゆるシーンでメリットをもたらします。代表的な効果として、以下の3つがあります。

    • 生産性の向上
      紙書類の処理や保管にかかる労力が削減でき業務効率化につながる。電子化し社内共有されていれば、必要な時に必要な人がいつでも閲覧でき、紙書類の提出や処理のために出社する必要もなくなるため、テレワーク推進にもつながる。
    • コスト削減
      紙での発行の必要がなくなるため、紙代や印刷代が削減できる。郵送費や輸送費をはじめとする金銭的なコストカットのほか、保管場所も必要なくなる。
    • コンプライアンス強化
      クラウドでの管理になるため、盗難や紛失することがなくなる。災害発生による火災発生時も消失することがなくなり、コンプライアンス強化につながる。

電子帳簿保存法改正で、税務署や税務署長への事前申請が必要なくなりました。これにより帳簿の電子化をスムーズに進められるようになります。また、導入している電子帳簿システムによっては軽減措置を受けられる可能性があり、それを受けるために申請が必要なケースもあります。加えて、この軽減措置は法人だけではなく個人事業主も対象です。

軽減措置が申請できる要件と申請に必要な書類は以下のとおりです。

ちなみに、独自システムで帳簿を電子保存している場合は、国税庁が発表している『優良な電子帳簿の要件チェックシート』で、申請前に軽減措置を適用できるかの確認が必要です。市販ソフトウェアで保存している場合は、『JIIMA承認情報リスト(電子帳簿ソフト)』で確認すれば、優良な電子帳簿に認定されているかどうかがわかります。

ひと口に電子化と言っても、書類ごとに電子化の方法が違います。これは各書類の発生プロセスによって、電帳法のどの条項に対応しているかの違いです。決まった方法で電子化しなければ管理できていないと判断され、罰則対象になってしまうこともあります。以下の図で、どの書類がどの保存法をしなければならないか整理しておきましょう。

電子帳簿保存法に対応したシステムにはさまざまな種類があり、機能も違います。自社にあったシステムを選ばなければ、管理体制が整っても使いにくくなってしまうかもしれません。電子帳簿システムを導入する際の選び方について、以下の項目で解説します。

  • 自社の環境に合っているか
  • データ処理の速度は十分か
  • セキュリティ対策は十分か
  • 費用対効果は見合っているか

自社の環境に合っているか

自社のシステムとの連携ができるかも重要なチェックポイントです。また、現在使用しているデータのフォーマットにも対応できるかも確認が必要になります。自社システムについて一度棚卸を行い、導入予定の電子帳簿保存法に対応したシステムと連携できるかどうかを検討しましょう。

同時に、ハードウェアの点でも環境の確認が必須です。スキャナ保存をする場合は、対応スキャナの要件に自社のスキャナが該当しているかの確認が必要になります。タイムスタンプの付与機能についても同様に、現在利用しているものが新環境に適合するかの判断が必要でしょう。

データ処理の速度は十分か

電帳法改正によって、電子保存するデータ量が膨大になります。今まで紙で保存できていたものができなくなる要件も追加されたため、システムのデータ速度は増加したデータ量に対応できるかの確認も必要です。

どの書類を電子化するかにもよりますが、改正前よりもデータが膨大になるのは明白です。導入予定のシステムのデータ処理速度は、導入後の使い勝手を左右する重要なポイントでもあります。どのデータを使うのかあらかじめ試算しておくといいでしょう。

セキュリティ対策は十分か

電子化することで、紙保存で起こりうる盗難や紛失のリスク回避は可能です。しかし、それとは別に導入する電子帳簿保存法対応システムと社内環境のセキュリティ対策は十分かも検討しなければなりません。

電子化することで物理的なリスクそのものは回避できます。しかし、電子化することで、新たなリスクが発生することも事実です。高いセキュリティ性能を持ったシステムを導入するのも良いですが、同時に社内のセキュリティの強化は必須です。不正アクセスなどが起きないよう、万全の体制を整えましょう。

費用対効果は見合っているか

電子帳簿保存法に対応したシステムの導入には、費用がかかります。導入前に費用対効果は見合っているか確認しておく必要があるでしょう。

検討するのは導入費用だけではなく、ランニングコストも含めたすべての面で比較が必要です。電子帳簿保存法対応システムには、アップデートやバックアップ体制に費用がかかります。導入後も問題なく運用できそうか、必要なシステムがそろっていて費用対効果は高いかを、十分に検討しましょう。

改正電子帳簿保存法に対応するには、少しでも早い段階で手を打つ必要があります。罰則規定の強化で、今まで厳格に対応してこなかった法人・個人事業主は、マンパワーで対応するか、電帳法対応のシステムを導入するかの二択を迫られています。難しい選択ですが、法令に違反しない形で運用できる方法を検討しましょう。