富士フイルムビジネスイノベーション
 

電子帳簿保存法改正にともなう
「取引データの電子保存」について、
お困りごとはありませんか?
  富士フイルムビジネスイノベーションが
サポートいたします。

 
 

電子取引に新たなルールが!

電子メールで授受した請求書などの取引データは、以前は紙に出力しての保存が認められていましたが、
2022年1月1日以降は、全ての事業者※1に対して電子保存が義務付けられました。

つまり……

電子メールやペーパーレスファクスなど、電子的な手段で授受したデータは
電子のまま保存する必要があります。※2

※1 収益事業を持たない学校法人・公益社団法人・公益財団法人・非営利型法人等は対象外
※2 一定の条件のもと経過措置あり(2021年度与党税制改正大綱より)

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※2022年1月1日から2023年12月31日までの間に行う電子取引についてやむを得ない事情があると認め、かつ、整然明瞭に出力できる場合には経過措置として書面での保存を認める(2021年与党税制改正大綱より抜粋)

対象 該当する書類(例) 主な変更点
帳簿保存
  • 帳簿類
    (試算表、総勘定元帳など)
  • 税務署への承認制度を廃止
規制
緩和
スキャナ保存
  • 紙で受領した取引書類
    (領収書、請求書など)
  • 税務署への承認制度を廃止
  • 一定の要件でタイムスタンプが不要に
  • 受け取りから電子化までの入力期間制限を緩和
  • 定期検査なしで紙廃棄可能に
電子取引
  • メール受信した請求書
  • ペーパーレスファクスで受信した注文書
  • クラウドシステムで送付した契約書
  • EDIなど
  • 承認制度は不要(従来同様)
  • 検索要件の緩和
  • 電子で授受した取引情報の書面保存廃止
    →電子保存が必須に
規制
強化
2022年1月1日~対応が必要に!※

電子保存が必須化!何が対象?

電子取引には、取引情報をデータで授受する全ての取引が該当します。
従って、下記の方法でやり取りしたデータは電子保存が必須です。

メールで請求書などのPDFを受領

Webサイトからダウンロード

複合機のペーパーレスファクス機能で受信

EDIや、電子請求書・クレジットカード・スマートフォン決済などのクラウドサービスを利用

改正電帳法に準拠した「電子保存」とは?

取引データの電子保存にあたって、3つのことを決める必要があります。

保存ルール

改ざん・削除の防止と予防

 

保存ルール

①タイムスタンプが押されたデータをもらう、②データ受領後にタイムスタンプを押す、③訂正削除の履歴が残る、または、訂正削除ができないシステムを利用、④事務処理規程に則った処理、の4つのうちいずれかの対応を取る必要があります。

検索ルール

すぐに見つけられる

 

検索ルール

データのファイル名へ取引年月日、取引金額、取引先を含めるなど規則性を設けるとともに、「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダーに格納して保存します。

保存場所

データの置き場

 

保存場所

保存ルール・検索ルールを満たした状態で、データを保存できる媒体であれば問題ありません。

 
これらの要件を満たしながら、業務を効率化できるシステムの構築が
成功のカギとなります。

取引データの電子保存で、よくあるお悩み

取引データの電子保存にあたって、3つのことを決める必要があります。

毎日大量に受け取る取引データのファイル名を、1件1件手打ちで変更してくのが大変だし、間違えそう……

法律違反になっては困るので、信頼できる専用システムを導入したいけれど、費用がかさみそう……

ソフトウエアのインストールや設定など導入環境の整備を自力でできるかどうか不安……

 
そんな悩みに、
富士フイルムビジネスイノベーションがお応えします!

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簡単操作で「保存ルール」「検索ルール」「保管場所」の3つの条件をクリアしながらシームレスに電子保存。
改正電帳法に準拠した電子取引を手軽に実現できます。

DocuWorks 文書情報エントリー2を使って、ファイル名の変更作業を効率的に対応。
クラウドストレージWorking Folderに格納してシステム運用の手間から開放。

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