스캔 딜리버리 | 후지필름비즈니스이노베이션

정형화된 업무의 문서 플로우를 등록하고 버튼 하나로 불러오기

문서 판독 방법, 이미지 처리, 출력 형식, 저장 위치 등 다양한 설정을 미리 등록해두면 스캔 시 버튼 한번으로 설정을 불러올 수 있습니다.

관리자는 복합기에서 일상적인 작업을 위한 문서 스캐닝 방법과 파일 저장 방법을 미리 등록할 수 있습니다. 사용자는 복합기에 문서를 놓고 문서 유형에 해당하는 버튼을 누르기만 하면 종이 문서의 디지털화부터 저장까지의 프로세스가 자동화됩니다.

스캔부터 저장까지의 전체 프로세스를 자동으로 수행할 수 있고, 사용자가 스캔이 진행되는 동안 프로세스를 확인하고 조작할 수 있어서 사용자는 문서 내용과 환경에 맞는 워크플로를 설정할 수 있습니다.
스캔 딜리버리를 사용하면 시간이 많이 걸리는 업무를 자동화하여 더 효율적으로 스캔하고 스캔 품질도 변함없이 깨끗하게 유지할 수 있습니다.

작업별 문서 처리 과정 등록

스캔 방법과 저장 방법 등 문서의 처리 방법을 설정하는 정보를 '문서 종류' 정보라고 합니다. 문서 종류 정보는 작업의 종류와 내용에 따라 그룹화하여 등록할 수 있습니다. 그룹화에 사용되는 작업 정보를 '업무 종류' 정보라고 합니다.

스캔 딜리버리에는 최대 8개까지 작업 종류를 설정할 수 있습니다. 또한 업무 종류별로 최대 10개까지 문서 종류를 설정할 수 있습니다.

문서 분할, 저장, 자동 분류

문서를 다음 형식으로 저장할 수 있습니다.

PDF
DocuWorks 문서
TIFF(파일당 여러 페이지)

여러 문서를 한 번에 스캔하고 빈 페이지, QR코드, 바코드로 구분하여 저장할 수도 있습니다. 작업 유형, 문서 유형, 날짜, 사용자 이름별로 스캔한 문서를 자동으로 정렬할 수도 있습니다. 대상 폴더 이름과 파일 이름은 이러한 문서 속성을 임의의 문자열과 결합하여 설정할 수 있습니다.

이동 중에도 Working Folder를 사용하여 문서 공유

문서 저장 위치를 다음 중 하나로 지정할 수 있습니다.

FTP 서버
Windows 또는 Mac 사의 공유 폴더 (SMB 전송 )
Working Folder^*2

*1: 옵션.
*2: FUJIFILM Business Innovation에서 제공하는 클라우드 기반 서비스입니다. Working Folder를 사용하려면 추가 계약이 필요합니다.

문서를 DocuWorks 또는 PDF 형식으로 저장할 경우 다음과 같은 세 가지 속성을 문서에 추가할 수 있습니다. 이러한 속성을 '일반 속성'이라고 합니다.

[업무종류]: 스캔시 선택한 업무종류
[문서 종류]: 스캔시 선택한 문서 종류
[사용자]: 문서를 스캔한 사용자 이름

문서에 속성과 그 값을 추가할 수도 있습니다. 이러한 속성을 '확장 속성'이라고 합니다. 확장 속성은 문서 종류 정보에서 설정할 수 있으며, 스캔 시 사용자가 직접 입력할 수도 있습니다. 확장 속성은 최대 6개까지 설정할 수 있습니다.

DocuWorks 형식에서 문서를 저장하는 경우

확장 속성값 및 일반 속성값은 스캔한 문서에 사용자정의 속성으로 저장됩니다. 저장한 값은 검색에 사용할 수 있습니다. DocuWorks 의 속성 보기 기능을 사용하는 경우 모든 조건을 충족하는 파일을 정렬 및 표시하고 , 스캔한 문서를 관리하는 데 도움을 받을 수 있습니다.

PDF 형식으로 문서를 저장하는 경우

확장 속성값 및 규정 속성값은 사용자 정의 속성으로 문서에 저장되는 ( 커스텀 속성 형식 ) 동시에 문서 속성의 [Description] ＞ [Keywords] 에 한 줄의 문자열로 저장됩니다 ( 키워드 형식 ). 저장된 속성값은 파일을 검색할 때 ( 아래 참고 참조 ) 등에 사용할 수 있습니다.

문서 속성 편집 및 사용

DocuWorks Document Property Entry 2^*1를 사용하면 문서에 적용된 속성을 간단히 편집^*2할 수 있습니다. 또한 속성을 사용하여 이러한 문서를 손쉽게 검색^*2하거나 검색 결과를 CSV 파일로 출력하거나 모든 속성을 한 번에 변경할 수 있습니다.

*1: DocuWorks Document Property Entry 2는 DocuWorks 9.1의 소프트웨어(선택 사항)입니다. 자세한 내용은 DocuWorks 9.1의 제품 정보 페이지를 참조하십시오.
*2: DocuWorks를 사용하여 한 파일의 속성을 편집하거나 간단히 검색할 수 있습니다.

문서의 헤더 시트나 본문에 QR 코드 또는 바코드가 있으면 스캔 딜리버리가 QR 코드 또는 바코드 정보를 읽고 처리합니다.

스캔 딜리버리 전용의 QR 코드에 의한 자동 설정

스캔 딜리버리 전용의 QR 코드에는 다음 내용을 설정할 수 있습니다.

저장 위치 폴더 작성 규칙
파일명 작성 규칙
확장 속성 (DocuWorks 또는 PDF 형식으로 저장한 경우에만 해당. 최대 6 개 속성)

QR 코드를 원고에 삽입하면 문서 고유 정보를 자동으로 설정할 수 있으며, 최소한의 조작으로 스캔 처리를 할 수 있게 됩니다.

일반 QR 코드 및 바코드 사용

임의 문자열의 QR 코드 및 바코드를 삽입하여 스캔하고 , 그 정보를 사용할 수도 있습니다. 스캔 시에 읽은 QR 문자열 및 바코드 문자열을 문서 종류 설정에 따라 저장 위치 폴더명 작성 규칙에 사용하거나 확장 속성으로 DocuWorks 문서 및 PDF 내에 저장할 수 있습니다. QR 코드 및 바코드 문자열을 부분적으로 추출해 사용할 수도 있습니다.

중요: 대응하고 있는 QR 코드의 문자열은 일본어와 영어뿐입니다.

이 기능은 견적서와 청구서 등의 표준 양식에서 문서의 특정 정보를 자동으로 추출합니다. 이를 사용하면 문서 내 정보를 사용하여 문서를 분류하고 파일 이름을 설정할 수 있습니다. 따라서 나중에 파일 내용을 확인하거나 분류하기 위해 파일 이름을 변경하지 않아도 됩니다.

* 문자열 자동 추출 기능을 사용하려면 'Searchable PDF kit' 또는 'Advanced Scan Kit'가 필요합니다.

템플릿에서 속성 추출

템플릿(반복해서 사용되는 문서)에서 속성을 추출합니다. 자동으로 추출한 문자열은 스캔한 문서의 파일 이름이나 저장 대상의 폴더 이름에 사용될 수 있습니다.

지원되는 템플릿은 다음과 같습니다.

청구서
견적서

스캔한 문서에서 '공급자/고객명', '작성일', '관리 번호', '마감일'등 특정 조건이 자동으로 추출됩니다.

마커로 표시된 영역 내 문자열 추출

견적서 또는 청구서 이외의 표준 양식이 있는 경우 표시된 영역 내에서 문자열을 추출할 수 있습니다. 자동으로 추출된 문자열은 스캔한 문서의 파일 이름이나 저장된 폴더 이름에 사용될 수 있습니다.

흑백 문서를 준비하고 컬러 마커(녹색 권장)로 필요한 영역에 동그라미를 그립니다. 문서를 스캔하면 컬러 마커로 동그라미를 그린 영역이 스캔 영역으로 설정됩니다.

좌표로 지정한 영역에서 문자열 추출

원고 왼쪽상단 위치에서 0~500 mm, 폭 / 높이를 2~500 mm 범위로 스캔 영역을 지정합니다 . 문자열의 일부가 지정된 영역에 포함되어 있으면 문자열이 자동으로 추출됩니다.

중요: 검색 가능 텍스트가 문자 종류에 따라서는 잘못 처리될 수 있습니다. 이런 경우 , 스캔할 때 [문자열 추출 결과] 화면에서 문자를 수정하십시오.
자주 잘못 인식되는 문자열의 예:
'대문자 O' ⇔ '숫자 0'
'대문자 I' ⇔ '숫자 1'
'대문자 S' ⇔ '숫자 5'