Scan Delivery - 기능

문서 읽기 방식, 이미지 처리, 출력 형식, 저장 위치 등 다양한 설정을 미리 등록해 두면, 스캔할 때 버튼 한 번으로 해당 설정을 불러와 사용할 수 있습니다.

관리자는 복합기에 일상적인 작업을 위한 문서 스캔 방식과 파일 저장 방식을 미리 등록할 수 있습니다. 사용자는 문서를 복합기에 올려놓고 문서 유형에 해당하는 버튼만 누르면, 종이 문서의 전자화부터 저장까지 모든 과정이 자동으로 처리됩니다.

스캔부터 저장까지 모든 과정을 자동으로 처리할 수 있고, 스캔이 진행되는 동안 사용자가 직접 확인하여 조작하도록 설정할 수 있어, 문서의 내용과 사용 환경에 맞는 워크플로를 구성할 수 있습니다.
Scan Delivery를 사용하면 번거로운 작업을 자동화되어 스캔 작업의 효율이 향상되고, 사용자에게 일관된 품질을 제공합니다.

스캔 방식이나 저장 방식 등 문서 워크플로를 설정하는 정보를 “문서 유형” 정보라고 합니다. 문서 유형 정보는 업무의 종류와 내용에 따라 그룹화하여 등록할 수 있으며, 이때 그룹화를 위해 사용하는 작업 정보를 “작업 유형” 정보라고 합니다.

Scan Delivery에서는 최대 8개의 작업 유형을 설정할 수 있으며, 또한 각 작업 유형마다 최대 10개의 문서 유형을 설정할 수 있습니다.

다음 형식으로 문서를 저장할 수 있습니다.

• PDF
• DocuWorks 문서
• TIFF (여러 페이지가 포함된 파일)

여러 문서를 한 번에 스캔한 후 공백 페이지, QR 코드, 바코드를 기준으로 각각 분리하여 저장할 수도 있습니다. 또한, 작업 유형, 문서 유형, 날짜, 사용자 이름 등을 기준으로 스캔된 문서를 자동으로 분류할 수 있습니다. 전송 대상 폴더명과 파일명은 문서 속성과 사용자가 지정한 문자열을 조합하여 설정할 수 있습니다.

문서를 저장할 대상 위치를 다음 중 하나로 지정할 수 있습니다.

• FTP 서버
• Windows 또는 Mac의 공유 폴더(SMB 전송)
• 작업 폴더^*2

• *1 유료 애플리케이션 “Scan Delivery”가 필요합니다.
• *2 후지필름비즈니스이노베이션에서 제공하는 클라우드 기반 서비스입니다. 작업 폴더 사용 시 추가 계약이 필요합니다.

문서를 DocuWorks 또는 PDF 형식으로 저장 시 문서에 다음 세 가지 속성을 추가할 수 있으며 이러한 속성을 “일반 속성”이라고 합니다.

• [Service Type]: 스캔 시 선택한 서비스 유형
• [Document Type]: 스캔 시 선택한 문서 유형
• [User]: 문서를 스캔한 사용자 이름

문서에 임의의 속성과 해당 값을 추가할 수도 있습니다. 이러한 속성을 “확장 속성”이라고 합니다. 확장 속성은 문서 유형 정보에 설정할 수 있으며, 스캔 시 사용자가 입력할 수도 있습니다. 최대 6개의 확장 속성을 설정할 수 있습니다.

확장 속성 및 일반 속성 값은 스캔한 문서에 사용자 지정 속성으로 저장됩니다. 저장된 값으로도 검색할 수 있습니다. DocuWorks 8/9의 속성 보기 기능을 사용하면 조건에 맞는 파일을 선별하여 표시할 수 있으며, 이를 통해 편리하게 스캔한 문서를 관리할 수 있습니다.

확장 속성과 일반 속성의 값은 스캔된 문서에 사용자 지정 속성으로 저장되며, 동시에 문서 속성의 [Description] 탭의 [Keywords] 항목에도 한 줄 문자열 형태로 저장됩니다. 저장된 값으로 파일을 검색할 수 있습니다.

DocuWorks 문서 속성 입력 2^*1을 사용하면 문서에 부여된 속성을 쉽게 편집^*2할 수 있습니다. 또한 속성을 사용하여 이러한 문서를 쉽게 검색할 수 있으며^*2, 검색 결과를 CSV 파일로 출력하거나 모든 속성을 한 번에 일괄 변경할 수도 있습니다.

• *1 DocuWorks 문서 속성 입력 2는 DocuWorks 9.1의 옵션(선택) 소프트웨어입니다. 자세한 내용은 DocuWorks 9.1 제품 정보 페이지를 참조하십시오.
• *2 단일 파일의 속성 편집이나 간단한 검색 시에도 DocuWorks를 이용할 수 있습니다.

문서의 헤더나 본문에 QR 코드나 바코드가 첨부된 경우, Scan Delivery는 해당 QR 코드나 바코드에서 정보를 읽고 처리합니다.

Scan Delivery용 특수 QR 코드에 대해 다음 항목을 설정할 수 있습니다.

• 폴더 이름 및 규칙
• 파일 이름 규칙
• 확장 속성(DocuWorks 또는 PDF 형식으로 저장할 때만 적용. 최대 6개 속성)

내용이 포함된 QR 코드를 부착하여 스캔하면, 문서에 고유한 정보를 자동으로 설정하고 최소한의 조작으로 스캔 처리를 실행할 수 있습니다.

임의의 텍스트 문자열이 포함된 QR 코드나 바코드를 문서에 부착하여 사용할 수 있으며, 그 안에 포함된 정보를 활용할 수 있습니다. QR 코드 또는 바코드에서 읽어들인 텍스트 문자열은 문서 유형 설정에 따라 저장 위치 폴더의 이름 지정 규칙에 사용할 수도 있고, DocuWorks 또는 PDF 문서의 확장 속성으로 저장할 수도 있습니다. 또한 QR 코드나 바코드에서 읽은 텍스트 문자열의 일부만 추출하여 사용할 수도 있습니다.

• 참고: 지원되는 QR 코드 텍스트 문자열은 영어 및 일본어만 가능합니다.

이 기능은 견적서나 청구서와 같은 표준 서식에서 특정 문서 정보를 자동으로 추출하며, 이 기능을 사용하면 문서에 포함된 정보를 활용하여 문서를 분류하고 파일명을 설정할 수 있으므로, 사후에 파일 내용을 일일이 확인하거나 분류하기 위해 파일명을 다시 변경할 필요가 없습니다.

• * 자동 텍스트 추출 기능을 사용하려면 “검색 가능한 PDF 키트” 또는 “고급 스캔 키트”가 필요합니다.

• 참고: 검색 가능한 텍스트는 문자 유형에 따라 올바르게 처리되지 않을 수 있습니다. 이 경우 스캔할 때 [Text Extraction Result] 화면에서 텍스트를 수정하면 됩니다.
  자주 오인식되는 텍스트의 예:
  “대문자 O” ⇔ “숫자 0”
  “대문자 I” ⇔ “숫자 1”
  “대문자 S” ⇔ “숫자 5”

지정된 사용자에게 문서 스캔 처리 결과를 알릴 수 있습니다.

• 참고: 이메일 알림 기능을 사용하려면 복합기에서 이메일 전송 서버(SMTP)와 이메일 알림 서비스를 설정해야 합니다.

관리자는 Scan Delivery 설정 마법사를 사용해 세 단계로 초기 설정을 쉽게 완료할 수 있습니다.

1. 권장 서비스 유형을 선택합니다.
2. 전송 대상 위치를 설정합니다.
3. 저장할 파일 형식을 선택합니다.

권장 서비스 유형은 설정 마법사에서 선택할 수 있습니다. “부서”, ‘영업부’, “총무부” 등 권장되는 세 가지 서비스 유형 중에서 처리할 문서 유형과 유사한 항목을 선택하십시오.

템플릿을 기반으로 문서 유형 정보를 등록, 편집, 삭제할 수 있어, 업무 운영에 맞게 맞춤 설정할 수 있습니다.

설정할 수 있는 서비스 유형은 최대 8개이며, 각 서비스 유형마다 설정할 수 있는 문서 유형은 최대 10개입니다.