ライフサイクルレコードマネジメントシステム（LCRMS）

「ほしい文書が見つからない…」
文書・規程管理システムの不満を解決
移行作業の手間を解消

お客様の課題

契約書管理における課題の例

• 類似のファイル名が多過ぎて、必要な契約書を見つけるのが困難。属性情報等でも検索できるようにしたい。

規程・マニュアル類の管理における課題の例

• 検索でヒットはするものの、文書の中身までは検索できない。規程に関連する申請書類を見つけるのが大変。
• 改訂時に改訂範囲を把握するのが大変。また、正確な履歴管理もできていない。
• 承認・申請が紙での手続きのため、システム上で実現したい。

通達類の管理における課題の例

• 日々大量に発行される通達の中から過去分を探し出すのが大変。
• 通達を発信したはよいが、受信者側できちんと閲覧、対応されているかの進捗管理ができていない。

解決の方法

文書のライフサイクルと文書体系管理
文書には「作成・改訂」から「承認」「検索・利活用」「廃棄」といった一連のライフサイクルが存在します。一般的に、文書管理システムでは、文書を登録・保存するストレージ、文書の承認履歴を残すためのワークフロー、タイトルや属性情報での検索機能など、文書のライフサイクルを管理するための機能を備えています。
一方で、膨大な数の文書を効率的に管理・運用するためには、文書個別のライフサイクルを管理するだけでなく、文書全体を体系的に管理することが不可欠です。富士フイルムシステムサービスが提供する文書・規程管理システム「ライフサイクルレコードマネジメントシステム（LCRMS）」は、「業務分類などの体系・属性情報の管理」「本文や属性情報を活用した検索」などの機能を搭載。運用におけるメリットのみならず、文書を用いる業務改善の基盤づくりをお手伝いさせていただきます。

「自己責任運営」強化ツール
「ライフサイクルレコードマネジメントシステム（LCRMS）」は、規程・マニュアルの管理、公開においてお客様が抱える課題の解決に向けてさまざまな機能を搭載。事務リスクを軽減し、社会からの信頼性を高めるための「自己責任運営」強化ツールとして、事務規程・マニュアルや各種社内規程、通達の管理・閲覧を容易にするための仕組みをご提供いたします。

システム概要図

特長

本文や属性情報を活用した検索

キーワードをもとにしたタイトル・本文検索のほか、各種日付、原本保管場所などの文書属性を検索条件に指定することが可能です。必要な文書へのアクセスが容易に行えます。また頻繁に利用する検索条件は「お気に入り」に登録して、検索条件を呼び出すことも可能です。

ツリー階層／属性別の文書表示

文書はキャビネットと呼ばれる単位で管理します。ツリー階層でのフォルダー表示や、属性別のクロス集計表示にて文書を管理可能です。登録された文書は、改訂における版管理や保存期限、属性情報等の設定が可能です。また、フォルダー毎にアクセス権を設定し、閲覧や編集権限を設定することが可能です。

承認ワークフロー

承認・合議・確認等、文書管理に必要な承認機能を搭載しています。フォルダー毎に異なるワークフローを設定できるほか、リマインド・メールなどの通知にも対応しています。

改訂を支援する各種機能

全ての版を一元管理し、システム側でバージョン管理を行います。またチェックアウトによる同時編集の防止や、格納先・リンク設定情報等を記載したリスト出力機能など、改訂作業を支援する各種機能を搭載しています。

タブレット対応

iPad閲覧に適した専用のユーザーインターフェイスを搭載しています。会議体や外出先での文書閲覧等に活用可能です。

公開文書管理

規程やマニュアル類の管理・公開に特化したオプションです。テキスト情報から自動で章・節・項といった見出し情報を抽出・生成する「見出し自動抽出」や、関連文書へのリンク設定、複数文書をまとめて閲覧させるバインダー機能等を搭載しています。公開期日の指定も可能です。WordやExcel等で作成した規程の原本を有効活用しながら、ユーザーが見やすく公開させることが可能です。

通達文書管理

通達文書の管理・公開に特化したオプションです。LCRMS登録文書とのリンクや各種検索機能のほか、各ユーザーの閲覧・報告状況を一覧で確認できる機能等を搭載しており、発信した通達の管理も実施できます。

システム仕様

機能仕様

項目	内容
全文検索対象コンテンツ	Microsoft® Office文書注1、PDF注2、DocuWorks
サムネイル表示対象コンテンツ	Microsoft® Office文書、PDF注2、DocuWorks、画像ファイル（jpeg、png、bmp）
タブレット（iPad）表示対象コンテンツ	公開キャビネットに格納されているファイル 通常キャビネットに格納されているファイルはPDFのみ（コンテンツのPDF変換対応が必要）

• 注1 サーバーに導入したMicrosoft^® Office以前のバージョンが安定したバージョンとなります。
• 注2 PDF/A-1（PDF version1.4）に準拠したものが対象になります。
  当該バージョン以外のPDFを登録実施する場合はPDF/A-1にて変換出力後に登録実施してください。

動作環境

サーバー

項目	内容
メモリー	4GB 以上　推奨8GB以上
CPU	Xeon® 5000系以上
HDD	32GB以上
サーバーOS	Microsoft® Windows Server2016 注3 Microsoft® Windows Server2019 注3 注記 いずれも日本語版OSのみ対応
必要ソフトウェア	Microsoft® Office2016 / 2019 注4 注記 Microsoft Officeは32bit版のみ対応 FUJIFILM Business Innovation DocuWorks9.0.6 注5

• 注3 動作環境サーバーOSの対応については、別途ご相談ください。
• 注4 一部機能使用条件としてMicrosoft^® Officeライセンスが必要となります。
• 注5 一部機能使用条件としてDocuWorksライセンスが必要となります。

クライアントPC

項目	内容
メモリー	1GB 以上
CPU	1.0GHz 以上
HDD	20GB以上
解像度	1280×1024以上 注6
OS／ウェブブラウザーの組み合わせ	Microsoft Windows 8.1 / Microsoft Edge 注7 Microsoft Windows 8.1 / Google ChromeTM 注7 Microsoft Windows 10 / Microsoft Edge 注7 Microsoft Windows 10 / Google ChromeTM 注7 Microsoft Windows 11 / Microsoft Edge 注7 Microsoft Windows 11 / Google ChromeTM 注7 注記 いずれも日本語版OSのみ対応

• 注6 縦ドット数が1024以下の場合は、スクロールバーが表示されます。
• 注7 動作環境OSおよびウェブブラウザーへの対応については、別途ご相談ください。

クライアントタブレット（iPad）

項目	内容
OS	iOS10
ウェブブラウザー	iOS10 標準Safari

• Microsoft、Windows、Windows Server、Internet Explorer、Silverlightは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
• iOSの商標は、Ciscoの米国およびその他の国のライセンスに基づき使用されています。
• DocuWorksは、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社の日本およびその他の国における登録商標または商標です。
• その他の社名または商品名等は、それぞれ各社の商標、または登録商標です。