郵送請求キャッシュレスサービス

各種証明書の郵送請求に係る支払いをキャッシュレス化し、自治体様の業務効率化と請求者の皆様の利便性向上・コスト負担軽減を実現

お客様の課題

マイナンバーカードを保有していない住民の皆様が各種証明書を入手する場合や、法人および司法書士・行政書士などの士業の皆様が第三者の証明書を入手する場合、自治体窓口もしくは郵送で請求します。郵送請求時、手数料分の定額小為替^※1を事前に購入した上で、必要書類とともに対象自治体様へ郵送する必要があるため、請求者の皆様にとって定額小為替購入の費用や手間の負担が発生します。特に海外在住の方々は、定額小為替の購入自体が困難な状況です。 自治体様においては、定額小為替の管理や手数料の相違があった場合の電話対応などが発生しています。また、請求内容に不備がある場合には、証明書発行まで時間を要してしまうケースもあります。

※1 郵便局でのみ取り扱いがあり、主に少額送金の際に現金の代わりに封入する定額の為替。

解決の方法

「郵送請求キャッシュレスサービス」は、住民票の写しや戸籍証明書等を郵送請求する際の手数料を、クレジットカードで支払うことが可能となるサービスです。本サービスの活用により、請求時の定額小為替購入費用や手間の負担を削減、自治体様においては定額小為替の管理業務負荷削減を実現します。 請求者の皆様が相続手続きに向けて戸籍証明書等を請求する場合、申請時に該当の証明書種別や通数が不明なケースが多く、封入された定額小為替による手数料が本来必要な料金と異なる場合には、追走連絡などの対応が発生します。本サービスでは、手数料が確定後に請求者の皆様へ金額を通知し、クレジットカードによって支払いがなされる運用となるため、正確な料金を把握した上で支払いを行うことが可能となります。
また、システム上で手続きの進捗確認ができ、コメント機能を用いて請求者の皆様と自治体様で連絡を取ることが可能となるため、電話による問い合わせ対応の負荷を軽減します。 さらに、海外^※2からの郵送請求にも対応が可能となります。
「郵送請求キャッシュレスサービス」は、実証実験やトライアル利用を重ねて構築した利用者視点を実現したサービスです。住民の皆様、法人・士業の皆様、そして自治体様の郵送請求における課題を解決し、行政DX実現をご支援いたします。

※2 アメリカ、中国、オーストラリア

運用イメージ

導入効果

キャッシュレス化で定額小為替購入のコストや手間を削減

クレジットカードでの支払いにより、請求者の皆様においては従来発生していた定額小為替購入のコストや手間を削減することが可能です。さらに、自治体職員様で行っている定額小為替の管理業務の負荷削減にも繋がります。「郵送請求キャッシュレスサービス」構築に向けた実証実験を実施した自治体様では、郵送請求に係る時間を約40％^※3削減できることを確認しました。

※3 申請者が定額小為替を購入する時間や、自治体の郵送請求にかかわる処理時間などを含む

自治体様における問い合わせ対応の負荷軽減

請求者の皆様および自治体職員様双方において、郵送請求における手続きの進捗が「郵送請求キャッシュレスサービス」で確認可能となります。これにより、従来は電話などで請求者の皆様から自治体様へ手続きの進捗に関する問い合わせがなされていた内容をオンライン上で確認可能となるため、職員様の負荷軽減が見込まれます。
また、チャット機能を搭載していることから本サービス上でコミュニケーションが可能となり、請求者の皆様と自治体職員様双方において問い合わせ時の負荷軽減を実現します。

 

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