在瞬息萬變的商業世界裡,生產力和效率對於企業組織能否永續經營的重要性越來越高。機器人流程自動化的導入因能顯著提升營運效率、降低成本而在近年備受矚目。
機器人流程自動化是一套協助小至團隊、大至企業,自動處理特定業務流程的人工智慧軟體。其目標是代替員工執行耗時的例行任務,讓他們可以專注於其他高價值的核心業務。透過直接從使用者介面模仿人類行為工作,機器人流程自動化可以與任何現有流程共存並縮短業務處理的時間。
機器人流程自動化的實際應用
隨著機器人流程自動化引起關注,其應用情境增加,常見的實際應用如下:
1. 客服中心運作
多數的情況下,客戶的詢問往往很複雜。客服中心專員可能不知道關於特定客戶的案例以及先前對應的所有資訊。然而,機器人流程自動化可以跨所有平台和系統整合資料,讓不同的專員能夠輕鬆追蹤特定問題的進度,避免再請客戶重複先前的詢問,客服中心可以更快解決問題並避免讓客戶失去耐心,提高客戶滿意度。
2. 稽核報告
產出稽核報告的過程需要花時間瀏覽大量資料。稽核團隊可能也必須執行許多涉及多個流程的測試。對於測試流程數量倍增的大型企業而言,無疑特別耗時且冗長。但有了機器人流程自動化,即可快速從不同的來源提取資料,橫跨資料孤島,高效串查內控流程。
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3. 數據蒐集分析
資料是企業獲得寶貴數據以加強企業流程和改善決策的途徑。然而,員工在搜尋不斷增加的資料量時可能面臨越來越大的困難。相較之下,機器人可以有效篩選資料而絕不出錯,且所需時間更短。導入後,機器人流程自動化可釋出員工的時間,讓他們能夠從事其他為公司附加更多價值的任務。
企業流程自動化的 3 大優勢
越來越多的研究報告顯示,全球已有高達8成的企業將機器人流程自動化與部份的日常營運流程整合。導入機器人流程自動化,可以幫助企業在市場上處於更有利的競爭位置,在全球化的趨勢中領先對手。主要3大優勢如下:
1. 提高效率和節省幅度
當機器人在機器人流程自動化中代替人類員工執行任務,釋放的人力可專注於能為組織帶來更多利潤的核心業務。機器人流程自動化也可以滿足時效急迫的大規模工作人力配置,讓公司省下原本用在加班費的預算,或因招募臨時工而產生的成本。這在 Deloitte 研究中得到證實,研究顯示,機器人流程自動化可協助企業降低成本達 59%。同樣地,McKinsey 研究指出,在企業投資於機器人流程自動化的第一年內,投資報酬率提高 200%。
2. 改善分析的準確度
利用機器人流程自動化,企業組織可以從不同的平台和應用程式同步蒐集資料,簡化資料分析流程,也可以讓機器人持續監控是否有資料異常,提高資料品質以確保可獲得更準確的分析報告。除了支援分析流程之外,機器人流程自動化也能幫助組織找出現有工作流程中的矛盾,進而提出優化建議。
3. 改善員工和客戶體驗
人類員工可能面臨疲勞和專注力下降的生理限制,影響工作效率和品質。更遑論枯燥且重複性高的任務。而機器人流程自動化則可以24小時不間斷地工作。因此,建置機器人流程自動化能夠縮短交付標的的週期時間,尤其製造業在面臨「少量、多樣、短交期」的主流生產趨勢,能更有彈性地運用市場機會並更快滿足客戶的需求。同時,機器人不受人為錯誤影響,品質和一致性提升可大幅改善客戶體驗,開創未來商機。最後,透過機器人流程自動化擺脫繁重任務的員工可從事更有價值的任務,提高工作滿意度,企業也將因而受益。
為何選擇台灣富士軟片資訊導入機器人流程自動化
機器人流程自動化是最有前景的新技術之一,可以優化組織工作流程的各個環節,協助企業邁向更高的成就。除了機器人流程自動化之外,企業也可以考慮建置一站式企業內容管理解決方案,全面性優化企業流程。企業內容管理系統將數位化文件儲存於集中式儲存庫。這輔助機器人流程自動化,提供集中式介面以管控機器人執行之不同任務的進度,更有效地管理專案。同時,各種數據紀錄為企業合規性提供更多保障,也確保機器人接收品質更好的資料,縮短搜尋所花費的時間並提高工作效率。
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