DX 如何建立企業韌性

「我不瞭解我所未知的事物」

獲獎的豪華精品飯店集團 Ovolo 集團財務總監崔雅文意識到在數位轉型 (DX) 旅程中探索未知的挑戰。此挑戰在各個部門引起共鳴，從 HR 到銷售和營運。

在持續顛覆和局勢多變的時代，鑑於生命週期的不確定性，選擇及整合新技術的困難普遍存在。我們訪問崔雅文，瞭解她在財務部門做出關鍵決策並優先考慮 DX 投資的方法。

因應不斷的變革和顛覆時，組織應如何考量人員、技術和創新的投資的優先順序？

就人員、技術和創新而言，每個層面都很重要，因此優先順序是關鍵所在。套用 80/20 法則以評估最關鍵的元素、評估可用資源，並著重於高影響力項目。

某些努力能以極小的投資產生顯著的報酬，但技術通常需要適當的投資才能讓專案成功。除了願意分配初始投資之外，領導者也必須以策略性方式進行規劃。

所有努力都應以運用人和技術之間的綜效為方向，以便在面臨顛覆時維持業務連續性。

如果顛覆推動數位轉型 (DX)，您如何看待 DX 建立企業韌性？

DX 在打破地理障礙方面扮演關鍵角色，提供隨時隨地完成任務的靈活性。它也擴大人才庫並為企業開創新的機會。因為我們不瞭解自己未知的事物，所以企業韌性源自探索未知的經驗。瞭解不同的可能性並採取行動是來自 DX 之韌性的驅動力。

H組織在展開 DX 旅程時瞭解員工的需求有多重要？

所有勞動力都是多元化的，擔任不同角色職務的人各有不同需求。一般使用者的需求不同於一位需要實施解決方案之團隊成員的需求。因此範圍界定和實施過程很重要。必須清楚瞭解這些使用者的需求，並確保為所有人提供足夠的訓練。

訓練

透過參考資料和影片提供全面的訓練必不可少。不應隨著第一批團隊成員而結束，因為持續訓練可在員工流動的過程中確保連續性。

實施

實際執行同樣重要。請記得，技術的有效性取決於人員利用技術的方式。如果實施不當，即使是最先進的系統也可能失效。

成功的推行取決於使用者熟練度，這是透過充分的訓練來達成。

企業持續創新以維持競爭優勢有多重要？

這絕對是關鍵。人必須不斷挑戰現狀。在瞬息萬變的商業環境中，過去一直採取的做法可能不是未來的最佳方式。

必須持續創新才能滿足不斷變化的需求。雖然我們不希望不斷改變目標，但我們必須保持靈活。我們考量的任何創新都必須可擴充、可適應，因為漫長的實施期可能造成解決方案過時的風險。

就推動更多收益的成功 DX 計畫而言，您的主要原則是什麼？

對我來說，選擇、實施和訓練是三大支柱。在市場最佳解決方案與多功能解決方案之間做選擇需要仔細評估，因為它們可能有代價。

隨後會面臨由誰帶頭實施和訓練的問題。必須有主題專家才能成功推行。

變革伴隨著新的挑戰。您在 DX 旅程中面臨哪些產業特有的挑戰？

我遇到一些主要阻礙。首先，餐旅業的勞動力流動造成實施挑戰。

我面臨的另一個挑戰是「我不瞭解我未知的事物」。因此，業務探索階段以及與可引導您走完整個旅程並提出建議的專家合作，皆變得非常重要。少了他們，就很難瞭解解決方案的真正潛力。最後，不同技術之間的整合議題也可能造成一些困難。

企業領導者擔任高階領導職位並以韌性迎接未來，對於 DX 的關切有哪些？

就我個人而言，我最關切的是採用特定技術的選擇和全面考量。對於技術的生命週期和實施資源可用性的不確定性是我主要關心的問題。所以問題是：我採用的解決方案是否正確？我通常盡可能選擇可擴充、非冗餘的解決方案。

DX 如何提升貴企業對於需求變化的適應能力？

將應付帳款 (AP) 等流程自動化可提升資料可見性和可存取性。這讓我們能夠輕鬆進行商業分析並因應動態局勢。我們不再浪費時間試圖找出資訊的位置，簡單的搜尋即可提供我們需要的資訊。

那麼，您會如何描述與 FUJIFILM Business Innovation Australia 進行的 DX 旅程？您實施了哪些解決方案、產品或服務？

運用 M-Files 和 ABBYY FlexiCapture 改變了我們的 AP 流程。由於自動化，我們從每天手動僅能處理 50-100 張發票增加到更多。因為現在一切都以數位方式完成，包括審核，所以工作流程效率、員工滿意度和供應商關係都已改善。

FUJIFILM Business Innovation Australia 團隊如何協助貴組織透過 DX 加強企業韌性？

FUJIFILM Business Innovation Australia 團隊的幫助非常大，超乎期待。他們對於必須做什麼以及如何有效加以完成的建議完全符合我們的業務需求。此外，團隊提供的訓練和持續支援著實令人讚嘆。

FUJIFILM Business Innovation Australia 讓您印象最深刻的是什麼？

我對 FUJIFILM Business Innovation Australia 提供的產品與服務的印象非常深刻。我在大約一年前聯繫他們的團隊，希望採用機器人流程自動化 (RPA) 解決方案進行發票編碼。

檢閱我的要求後，他們說我其實不需要 RPA 解決方案，像 M-Files 這樣的文件管理解決方案就能達成此目的。所以他們的專家並非只提供我認為需要的東西，而是研究我們的業務問題，然後推薦對應的解決方案。

本來就該如此，因為有時客戶需要專家指引最佳途徑才能達成目標。

您的短期和長期 DX 目標是什麼？

我們的短期目標是進一步將工作流程數位化並淘汰紙本、Excel 試算表和 PDF。至於長期，我希望研究自動化採購至現金流程，將人為介入最小化並使整個過程變得既輕鬆又流暢。

您對於應對持續變革的領導者有何建議？

在 DX 計畫中考量 80/20 法則。排除雜音，以將產生最大影響的事物為優先。此外，謹慎選擇並妥善實施解決方案，確保它們符合業務需求並避免短期冗餘。