企業數位轉型必備!文件管理系統是什麼?適合哪一種類型?一次搞懂核心功能與效益
如何正確管理文件、符合國際標準,已成為現代企業管理提升營運效率與降低風險的關鍵。文件管理系統是什麼?本篇文章將帶您了解企業為何需要文件管理系統,揭密文件管理系統如何助您優化文件控管流程,並介紹最常見的三種類型文件管理系統。
一、為什麼企業需要文件管理系統?
文件管理與數位化是企業數位轉型策略的關鍵要素!隨著數位轉型加速,同時為符合國際認證標準,如ISO 9001、ISO 14001、ISO 27001、GMP、FDA 21 CFR Part 11、IATF 16949等等,在追求品質與合規的路上,許多企業面臨著文件管理的挑戰。
根據ISO標準的要求,文件發布、更新、作廢等流程都必須經過嚴格的審核程序,以確保使用最新且正確的文件。企業對於文件控管與審核流程的要求越來越高;然而,傳統人工作業管理方式容易導致版本混亂、文件過期,甚至在審核過程中容易出現疏漏,這些都可能在關鍵時刻對企業造成營運風險。
面對公司內外部大量的文件資料,如何將紙本文件電子化、文件分類歸檔成為企業組織的一大挑戰。在討論文件管理系統之前,首先我們必須認識「文件生命週期」。
從文件創建到銷毀,中間會經歷不同歷程階段,因此專家提出文件生命週期的概念,並將文件生命週期分為下列五階段:
1. 文件創建:產出一份文件過程
2. 文件流通:文件傳遞過程
3. 文件輸出:紙本與電子轉換
4. 文件管理:歸檔與分類
5. 文件銷毀:紙本及電子檔案廢止
透過文件生命週期的五大階段,您可以更進一步完整企業資訊安全措施、執行文件追蹤管理,同時深入了解該如何透過正確且完善的文件管理,提高辦公效率與生產力。
前面說了這麼多,文件管理系統是什麼呢?文件管理系統(Document Management System, DMS)是企業用來集中、規範與自動化管理內部文件流程的關鍵工具。其主要功能包含:
1. 文件版本控管
2. 文件審核與簽核流程自動化
3. 權限與存取控管
4. 文件生命週期管理
根據《AIIM 2023 State of the Intelligent Information Management Industry》報告指出,普遍企業對於自身組織在文件管理及合規性的評價低於預期平均水準,面對文件版本錯誤、過期使用、稽核不合格等風險,顯示企業對於文件管理的需求刻不容緩,導入一套完善的文件管理系統(DMS),已成為企業提升效率與確保合規的關鍵策略。
功能特點
二、文件管理系統如何打造高效率流程?
現代化的文件管理系統不僅提供單一功能,更強調「流程整合」與「自動化效率」。好用的文件管理系統應該要具備哪些特點,才能為您打造高效率流程呢?下列整理了三項文件管理系統的功能特點,一起來看看吧!
完整的文件生命週期管理
系統可針對文件從新增、審核、發布到作廢,進行一站式控管,並保留完整的文件版本歷程紀錄和舊版本存取權限也將被妥善控管,確保全程可追溯。
文件到期提醒功能
每份 ISO 文件皆可設定到期日,針對設定期限的文件,自動在到期前及時提醒相關人員處理,確保企業始終符合 ISO 標準,同時避免誤用過期文件造成管理風險。
自動歸檔整合
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透過上述文件管理系統的功能特點,企業不但能建立標準又便利的作業流程,大幅提升文件處理效率,也能強化內部控管與合規性。
導入效益
三、導入文件管理系統對企業有什麼好處?
在企業組織營運上,文件管理看似基本,卻與組織效率、風險控管、合規稽核及營運成本息息相關。導入文件管理系統,除了幫助您解決技術與流程痛點,還有助於完善企業數位轉型,更能強化整體營運韌性。您可能會想知道實際導入文件管理系統後,對企業有哪些好處呢?以下是五項導入文件管理系統可獲得的效益:
1. 確保合規性、提升品質管理
符合ISO國際標準要求,企業可透過系統完整記錄每一次文件創建、審核到作廢的流程,大幅降低文件版本混亂的狀況,應對稽核不再手忙腳亂。
2. 文件資安控管
文件管理系統可針對不同人員設定細膩的權限,嚴格限制敏感資訊的存取權,亦可設定文件浮水印、文件下載權限等功能。透過控管文件權限防止資料外洩,建立可信賴的資訊安全防線,達到高效企業資安控管。3. 減少紙張存儲成本
紙本數位化不僅釋放實體存儲空間,也能減少列印、影印成本,降低辦公成本,並響應企業 ESG 或減碳政策。台灣富士軟片資訊提供一站式服務,讓您快速實現紙本數位化,進行文件掃描歸檔,告別文件山!4. 提升內部溝通透明度與協作效率
系統可即時呈現文件狀態與版本歷程,確保各部門使用最新且相同的文件,降低誤用與資訊落差的風險。同時,文件數位化可讓行動辦公更加便利,搭配行動裝置APP使用,有效提升企業韌性與協作彈性。5. 節省人力與時間成本、提升文件管理效率
文件管理系統提供快速搜尋與檢索的功能,數據顯示可節省50%以上的搜尋時間,協助企業大幅減少人力作業時間成本,並降低人為錯誤率。比較表格
四、選擇適合的文件管理系統,開始數位轉型之旅
在數位轉型與ESG的趨勢下,企業對文件管理的需求早已超越「存放檔案」這麼簡單,而是需要能兼顧流程效率、版本控管、合規標準與資訊安全的整合性解決方案。
在導入文件管理系統前,企業應全面評估自身需求,但市面上的文件管理系統這麼多,還在煩惱該如何選擇適合的文件管理系統?下方表格已經為您整理三大類型的文件管理系統,快來看看自己適合哪一種吧!
結合前面所述,導入一套適合的文件管理系統(DMS),不僅關乎日常作業的順暢,更攸關企業能否應對內外部稽核、強化治理結構、落實品質管理,甚至是提升客戶與合作夥伴對品牌的信任。看完上述詳細介紹,還是不知道該如何選擇?
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