Scan Delivery (Gửi bản quét đến thư mục lưu trữ định sẵn)*1 được thiết kế để tự động quét và sắp xếp tài liệu giấy vào các điểm đích truyền. Nhờ khả năng loại bỏ các quy trình thủ công, ứng dụng này giúp tiết kiệm thời gian cho tác vụ thường ngày và đảm bảo sắp xếp cũng như lưu trữ chính xác, đáng tin cậy.
Bạn có thể đăng ký trước nhiều cài đặt khác nhau như phương thức đọc tài liệu, xử lý hình ảnh, định dạng đầu ra và điểm đích lưu trữ, sau đó chỉ cần nhấn nút để áp dụng cài đặt đó khi quét.
Quản trị viên có thể đăng ký trước các phương thức quét tài liệu và phương thức lưu tệp cho tác vụ thường ngày trong MFP. Người dùng chỉ cần đặt tài liệu lên MFP và nhấn nút tương ứng với loại tài liệu, sau đó quy trình từ số hóa tài liệu giấy cho đến lưu trữ sẽ được tự động hóa.
Có thể tự động hóa toàn bộ quy trình từ quét đến lưu, hoặc người dùng có thể kiểm tra và vận hành quy trình trong quá trình quét, cho phép thiết lập quy trình làm việc phù hợp với nội dung tài liệu và môi trường.
Khi sử dụng Scan Delivery (Gửi bản quét đến thư mục lưu trữ định sẵn), bạn có thể tự động hóa các quy trình tẻ nhạt, giúp quy trình quét hiệu quả hơn và đảm bảo chất lượng nhất quán cho người dùng.
Thông tin thiết lập quy trình xử lý tài liệu như phương thức quét và lưu được gọi là thông tin "loại tài liệu". Thông tin loại tài liệu có thể được phân nhóm và đăng ký theo loại và nội dung tác vụ. Thông tin tác vụ được sử dụng trong phân nhóm được gọi là thông tin "loại tác vụ".
Trong Scan Delivery (Gửi bản quét đến thư mục lưu trữ định sẵn), bạn có thể thiết lập tối đa tám loại tác vụ. Bạn cũng có thể thiết lập tối đa mười loại tài liệu cho mỗi loại tác vụ.
- Chọn Scan Delivery (Gửi bản quét đến thư mục lưu trữ định sẵn) từ màn hình menu
- Chọn lệnh áp dụng từ [Job Type]
- Bạn có thể thiết lập tối đa 8 loại lệnh
- Chọn tài liệu áp dụng từ [Document Type]
- Bạn có thể thiết lập tối đa 10 loại tài liệu
Bạn có thể chọn lưu tài liệu ở các định dạng sau:
- Tài liệu DocuWorks
- TIFF (Nhiều trang mỗi tệp)
Bạn cũng có thể quét nhiều tài liệu cùng lúc và lưu thành từng phần được phân tách bằng các trang trống, mã QR và mã vạch. Bạn cũng có thể tự động sắp xếp tài liệu quét theo loại tác vụ, loại tài liệu, ngày và tên người dùng. Có thể kết hợp các thuộc tính tài liệu này với chuỗi ký tự bất kỳ để đặt tên thư mục đích và tên tệp.
Bạn có thể chỉ định một trong các vị trí sau làm điểm đích lưu trữ tài liệu:
- Máy chủ FTP
- Thư mục chung trên Windows hoặc Mac (Chuyển SMB)
- Working Folder*2
- *1 Cần có ứng dụng trả phí "Scan Delivery (Gửi bản quét đến thư mục lưu trữ định sẵn)".
- *2 Dịch vụ hoạt động trên đám mây do FUJIFILM Business Innovation cung cấp. Cần có hợp đồng bổ sung để sử dụng Working Folder.
Khi tài liệu được lưu ở định dạng DocuWorks hoặc PDF, có thể thêm ba thuộc tính sau vào tài liệu. Các thuộc tính này được gọi là "thuộc tính thông thường".
- [Service Type]: loại dịch vụ được chọn khi quét.
- [Document Type]: loại tài liệu được chọn khi quét.
- [User]: tên người dùng đã quét tài liệu.
Bạn cũng có thể thêm bất kỳ thuộc tính nào và giá trị của thuộc tính đó vào tài liệu. Các thuộc tính này được gọi là "thuộc tính mở rộng". Người dùng có thể thiết lập các thuộc tính mở rộng trong thông tin loại tài liệu và cũng có thể nhập thuộc tính này khi quét. Có thể thiết lập tối đa sáu thuộc tính mở rộng.
Các giá trị của thuộc tính mở rộng và thuộc tính thông thường được lưu dưới dạng thuộc tính tùy chỉnh trong tài liệu quét. Có thể sử dụng giá trị đã lưu để tìm kiếm. Nhờ tính năng xem thuộc tính của DocuWorks 8 / DocuWorks 9, tính năng này cho phép sắp xếp và hiển thị các tệp đáp ứng đủ điều kiện, đồng thời giúp bạn quản lý tài liệu quét.
Giá trị của thuộc tính mở rộng và thuộc tính thông thường được lưu dưới dạng thuộc tính tùy chỉnh (ở định dạng thuộc tính tùy chỉnh) trong tài liệu quét cũng như dưới dạng chuỗi một dòng trong [Keywords] trên tab [Description] của Thuộc tính tài liệu. Có thể sử dụng giá trị thuộc tính đã lưu để tìm tệp.
Với DocuWorks Document Property Entry 2*1 bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa*2 các thuộc tính được gán cho tài liệu. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thuộc tính để dễ dàng tìm kiếm*2 những tài liệu này, xuất kết quả tìm kiếm ra tệp CSV hoặc thay thế tất cả thuộc tính cùng một lúc.
- *1 DocuWorks Document Property Entry 2 là phần mềm tùy chọn của DocuWorks 9.1. Để biết thông tin chi tiết, hãy tham khảo trang thông tin sản phẩm của DocuWorks 9.1.
- *2 Bạn cũng có thể sử dụng DocuWorks để chỉnh sửa thuộc tính của một tệp đơn lẻ hoặc tìm kiếm đơn giản.
Khi mã QR hoặc mã vạch được đính kèm trên trang tiêu đề hoặc nội dung chính của tài liệu, Scan Delivery (Gửi bản quét đến thư mục lưu trữ định sẵn) sẽ đọc và xử lý thông tin từ mã QR hoặc mã vạch.
Bạn có thể thiết lập các mục sau vào mã QR đặc biệt cho Scan Delivery (Gửi bản quét đến thư mục lưu trữ định sẵn).
- Tên và quy tắc đặt tên thư mục
- Quy tắc đặt tên tệp
- Thuộc tính mở rộng (chỉ khi lưu ở định dạng DocuWorks hoặc PDF. Tối đa sáu thuộc tính)
Khi đính kèm và quét mã QR chứa nội dung, bạn có thể tự động đặt thông tin đặc thù cho tài liệu và thực hiện quy trình quét với số lượng thao tác ít nhất có thể.
Bạn có thể đính kèm mã QR hoặc mã vạch chứa chuỗi văn bản tùy ý vào tài liệu và có thể sử dụng thông tin được nhúng trong đó. Chuỗi văn bản đọc được từ mã QR hoặc mã vạch có thể được sử dụng để làm quy tắc đặt tên cho thư mục vị trí lưu trữ hoặc lưu dưới dạng thuộc tính mở rộng trong tài liệu DocuWorks hoặc PDF, tùy theo cài đặt loại tài liệu. Bạn cũng có thể trích xuất một phần của chuỗi văn bản đọc được từ mã QR hoặc mã vạch.
- Lưu ý: Chỉ hỗ trợ các chuỗi văn bản bằng tiếng Nhật và tiếng Anh cho mã QR.
Chức năng này tự động trích xuất thông tin tài liệu cụ thể từ các biểu mẫu tiêu chuẩn như ước tính và hóa đơn. Khi sử dụng chức năng này, bạn có thể dùng thông tin có trong tài liệu để sắp xếp tài liệu và đặt tên tệp. Nhờ vậy, bạn không còn cần kiểm tra nội dung và đổi tên tệp sau đó để sắp xếp nữa.
- * Cần có "Bộ PDF có thể tìm kiếm" hoặc "Bộ quét nâng cao" để sử dụng tính năng Trích xuất văn bản tự động.
Trích xuất thuộc tính từ mẫu (tài liệu lặp lại). Bạn có thể dùng văn bản được trích xuất tự động để đặt tên tệp của tài liệu quét hoặc tên thư mục của điểm đích lưu trữ.
Sau đây là các mẫu được hỗ trợ.
- Hóa đơn
- Báo giá
Các điều kiện cụ thể như "tên nhà cung cấp/khách hàng", "ngày tạo", "số quản lý" và "ngày đến hạn" trong tài liệu quét được tự động trích xuất.
Nếu bạn có một biểu mẫu tiêu chuẩn khác ngoài ước tính hoặc hóa đơn, bạn có thể trích xuất văn bản trong khu vực chỉ định. Bạn có thể dùng văn bản được trích xuất tự động để đặt tên tệp của tài liệu quét hoặc tên thư mục sẽ lưu văn bản.
Chuẩn bị một tài liệu đen trắng và khoanh tròn mọi khu vực mong muốn bằng bút đánh dấu có màu (khuyến nghị dùng màu xanh lá). Khi quét tài liệu, khu vực được khoanh tròn bằng bút đánh dấu có màu sẽ được thiết lập làm khu vực quét.
Chỉ định vị trí của khu vực quét trong phạm vi từ 0 đến 500 mm tính từ phía trên bên trái của tài liệu và chiều rộng/chiều cao trong phạm vi từ 2 đến 500 mm. Những phần văn bản nằm trong khu vực này sẽ được trích xuất tự động.
- Lưu ý: Có thể có sai sót trong kết quả xử lý Văn bản có thể tìm kiếm, tùy thuộc vào loại ký tự. Trong trường hợp này, hãy sửa văn bản trên màn hình [Text Extraction Result] khi quét.
Ví dụ về văn bản thường bị nhận dạng sai:
"Chữ O viết hoa" ⇔ "Chữ số 0"
"Chữ I viết hoa" ⇔ "Chữ số 1"
"Chữ S viết hoa" ⇔ "Chữ số 5"
Bạn có thể thông báo kết quả quy trình quét tài liệu cho người dùng chỉ định.
- Lưu ý: Phải thiết lập máy chủ gửi email (SMTP) và dịch vụ gửi thông báo bằng email trong thiết bị đa chức năng để sử dụng tính năng gửi thông báo bằng email.
Việc vận hành và quản lý Scan Delivery (Gửi bản quét đến thư mục lưu trữ định sẵn) được thực hiện từ màn hình cài đặt trình cắm do dịch vụ Internet hiển thị. Trên màn hình cài đặt trình cắm, bạn có thể đăng ký, chỉnh sửa và xóa thông tin loại tài liệu. Bạn cũng có thể xuất thông tin cài đặt và nhập vào các MFP khác.
Khi sử dụng Công cụ tạo mã QR Scan Process Easy (sau đây gọi là "Công cụ tạo mã QR"), bạn có thể tạo ra mã QR mà Scan Process Easy có thể đọc và dán mã này dưới dạng chú thích trong tài liệu DocuWorks.
Quản trị viên có thể dễ dàng hoàn tất cài đặt ban đầu trong ba bước bằng Trình hướng dẫn thiết lập Scan Delivery.
- Chọn loại dịch vụ được đề xuất.
- Thiết lập điểm đích.
- Chọn định dạng tệp để lưu.
Trình hướng dẫn thiết lập có sẵn các loại dịch vụ được đề xuất để bạn chọn. Chọn một loại tương tự với loại tài liệu bạn sẽ xử lý từ Ba loại dịch vụ được đề xuất như "Phòng ban", "Phòng kinh doanh" và "Phòng hành chính tổng hợp".
Bạn có thể đăng ký, chỉnh sửa và xóa thông tin của các loại tài liệu dựa trên mẫu. Nhờ vậy, bạn có thể tùy chỉnh thông tin để phù hợp với hoạt động kinh doanh.
Số lượng loại dịch vụ có thể thiết lập tối đa là tám, ngoài ra số lượng loại tài liệu có thể thiết lập tối đa là mười cho mỗi loại dịch vụ.
